だんなっちょんのブログ

競馬好き・運動好き・ビール好き・将棋好き・ネトウヨである二児の父。
平均以下のステしか持ち合わせていないJRAの養分。

秘書検定

2011-11-17 10:21:36 | クイズ
秘書検定のテキストが来たのでさっそく勉強してみることにした。
ちなみに私は単なる街のJK講師であって天職だと思って毎日仕事に励んでいる身です。
当然秘書への転職希望は微塵もありません。
秘書になるつもりで資格を受けるのではなく、
社会的な常識の幅を広げる意味と、資格らしい資格を持ってないので
少しぐらいステータスを増やす意味で取得を目標としてます。

まぁ俺みたいないい加減な性格には秘書なんてそもそも絶対向かないし(笑)


ざっとテキストを60ページほど今見たんだが、たまに躓く程度で俺でもほとんど解ける感じだ。
社会人経験が豊富なサラリーマン等は多分理論編は無学でもあっさりだと思う。
もう一つの実技編・マナー接遇・技能編は本番では記述式になるのだがなかなか面白い。
敬語と尊敬語と接遇語の使い方や祝儀袋や社内社外文書の書き方や意味、ファイルの使い分け方法や
上司の家族や会社の呼び方など一般人が知っておくべき知識が中心なのでついつい読みいってしまう。
今後勉強が実に楽しみである。



●理論編の例題●

①秘書A子の上司は業界団体の役員を兼ねているため。外出することが多く、社員との面談時間がとれなかったり、部署への連絡が遅れることが多い。そのため、社員からの苦情がA子に寄せられる。次はA子の対応である。中から不適当と思われるものを選べ。

1)社員の面談申し入れの件を話し、日程表を調整したほうがよいか聞いてみる。
2)折に触れ、「部署への連絡事項はないか」と尋ねるようにする。
3)苦情が多い部署の担当上司と、直接相談してもらうようにする。
4)上司に「社員からの面談の申し入れがあるのだが」と話す。
5)「社員との面談が少ないようだが」と、さりげなく上司に話す。













苦情はA子に寄せられているので苦情はA子が処理しなければなりません。
苦情が多い部署の担当上司と直接話てもらうというのは、A子の上司と苦情を言っている
部署との関係に悪影響が出てしまう可能性があるため、A子が仲立ちするのが好ましい。答えは 3)



●理論編の問題2●
次は秘書A子が補佐の仕方について心がけていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
1)上司と秘書はお互いに理解していなければならないので、自分の性格も分かってもらうようにしている。
2)前任の秘書にもアドバイスしてもらいながら、上司に合った補佐の仕方をしている。
3)上司が秘書に求めることなどを話してもらい、それにあった補佐の仕方を考える。
4)至らないことがあれば注意して欲しいと、上司にお願いする。
5)細かい気配りの補佐で、上司からの信頼を得るようにした。










一瞬3)かなって思った。求めていることは相手が言うことであって、その当たりは自分で考えて行動すべきであって、
聞いたら失礼かなと。まぁよくよく考えるとそれは思い込みだからダメなんだけどねw 補佐をスムーズにするためには
できるだけ上司から意見を伺うのが常識ですね。
普通に1)が正解。あくまで秘書は補佐役なので自分の性格まで知ってもらおうとする必要はない。







●技能編の問題●
次は秘書A子が郵便物の取り扱いで、最近行ったことである。不適当と思われるものを選べ。

1)書籍を大阪支社と仙台支社に送るように指示されたので、社用郵便でゆうメールで送った。
2)記念式典の招待状10通を郵送するように指示されたが、郵便別納郵便は利用しなかった。
3)小切手は現金と同じなので、現金書留で送った。
4)A子の先輩の結婚式に、同僚で寄せ書きをして電子郵便で送った。
5)外国あての郵便物に規定料金の切手を貼ってポストに投函した。




2)記念式典などの儀式的な催しなどの案内は切手を貼れや!
3)現金書留ってのは現金を郵送するときのみ利用するんや!小切手は書留利用しろや!
4)電子郵便ってのはレタックスのことや!

3が正解。


●技能編の問題●
次は秘書A子が受信した文書を上司に渡すときに行なっていることである。中から適当と思われるものを選べ。
1)開封した文書で必要と思われる箇所に、アンダーラインを引いて渡している。
2)「現金書留」や「書留」でも「速達」の表示があるものは開封して渡している。
3)他部署あての郵便物があったら、念のために内容を確認している。
4)開封した郵便物の封筒は後処理のためにA子が保管し、文書のみを上司に渡している。
5)裏に個人名と自宅住所が自筆で書かれていても、社用の封筒のものはすべて交信とみなし、開封している。





2)人の金を勝手に封筒あけて覗くな!卑しい秘書だな!
3)他部署の郵便物を勝手に覗くな!情報泥棒や!
4)封筒と中の文書をクリップにとめて上司に渡すんやで!
5)私信だからわざわざ自筆で書いてあるんやがな!空気読め!

答えは1)や!勝手に引いてよかっちゃろかと思ったんやけど、よかみたいです。

開封していい封書は社用封筒で届いたものとダイレクトメールと案内状などの交信。
だめなのが、上司個人あてのものと書留と現金書留と親展などが書かている封書らしい。







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