ものごとをやりぬく上ではスケジュール管理とTODO管理が必須です。
僕が最近思うスケジュール＆TODO管理について。
僕は、PC/PDA/手帳でいろいろなものをここ何年か試しました。
これからもまだ試行錯誤は続くかもしれませんが、どのツールや方法論を使うにしろ、必ず抑えておかなければいけない方法論があるなと思いました。
今日は僕なりに考え経験した「これはやっといた方がいい」という術を紹介します。
１）なりたい自分計画表
僕は、いろいろ試した中で「30年→10年→3年→1年→四半期→月→週→日→24時間」という時間軸の中で「なりたい自分」をより具体的にイメージすることがスケジュールやTODOを管理する上で遠回りかもしれないけど、結構大事だと思います。
その前提になるのは、
30年 = 10年 x 3
10年 = 3年 x 3 + α
3年 = 1年 x 3
1年 = 1四半期 x 4
四半期 = 1ヶ月 x 3
1ヶ月 = 4週間 + α
1週間 = 1日 x 7
1日 = 24時間
という期間設定をします。
これは、まず、30年後になりたい自分をイメージします。
なりたい30年後の自分になるためには、10年を3回どう組み立てるか？という点を考えます。最初の10年は準備、次の10年は実行、最後の10年は継承など、各「10年」に対してテーマを設定します。
次は、10年後になりたい自分にを達成するために「3年」を3回どう組み立てるか？ たとえば、最初の3年は情報収集、次の3年は人脈作り、最後の3年はチーム作りなど。
次に3年後になりたい自分を1年を３回で。そして、次に1年後になりたい自分を四半期を４回で。四半期後になりたい自分は1ヶ月を３回で。1ヵ月後になりたい自分を1週間を４回で。1週間後になりたい自分を1日を７回で。明日の自分を24時間で。順々に整理して、テーマ設定やストーリー作りをします。
30年が妥当かどうかはわかりませんが、20代・30代は自分の年齢と同じぐらいの年数の未来は考えてみたほうがいいのかなあと思います。
あと、大事なポイントとして、週の計画を考えるときは、日曜日に月曜日以降の計画を考えていてはだめで、常に7日後を考えることにします。
日曜日には土曜日まで、月曜日には日曜日、火曜日には月曜日までという感じです。これと同様に月間計画は常に4週間後を、四半期計画は常に3ヵ月後を、年間計画は常に12ヵ月後を考えます。
12月になって翌年の計画を立てたり、3月に翌年度を考えるのは計画性に欠けてしまいます。
手帳なのかノートなのかExcelなのかWORDなのか、何にまとめるかは人それぞれでいいと思います。常に項目について、字や声にしながら頭を使ってアウトプットすることが大事だと思います。紙やPCにするのが面倒な人は、家族や友達などに熱く語ったり、ICレコーダーにしゃべるだけでもいいと思います。
ちなみに僕は30年から四半期までをExcelに書いていて、A4の紙に出力してA4クリアファイルに入れて持ち歩いています。月～24時間はシステム手帳で管理しています。ここらへんはなんでもいいと思います。
これを便宜上「なりたい自分計画表」と呼びます。
あとは、「そんな先のことは分からん」という人は同年代の周囲にいる人たちの将来ビジョンを聞き出したり、親・兄弟・親戚の経験を聞いたり、先輩の話を聞いたり、尊敬する人の本を読んだり、講演に行ったり、と人の話を参考にしながら自分なりに組み立てたらいいと思います。
ここには、自分の成長のヒントが隠されているかもしれないので、貪欲に本気で取り組むべきだと思います。また、参考にすると言っても、誰か一人の受け売りじゃだめで、いろんな人の経験や見解を組み合わせたり、比較しながら、自分なりに吟味して下さい。
自分が目標とする人、住みたい場所、住みたい家、乗りたい車、着たい洋服などの写真・書籍・雑誌・新聞・WEBを収集したり、関連するテレビ番組を録画したり、なりたい自分に近い映画や漫画の登場人物、自分が持ちたい価値観や精神を象徴する絵や書物だったりと、自分で書き出すだけではなく「なりたい自分」に関連する情報やイベントは全て大事だと思います。繰り返し触れれるように、もしくは、思い出せるように整理しておくことも大事だと思います。
僕は貼れるものは、手帳に貼ったり、自宅に貼ったりして、常に目に留まるようにしています。
２）タスク一覧表
タスク管理は、PC・PDAでやる方法、手帳でやる方法、ポストイットでやる方法などいろいろあると思います。どれがいいかはその人の一番使いやすいものでいいと思うのですが。僕は
「一箇所にまとめる」ことが大事だと思います。
手帳とPCで別々に管理していたり、いろんな紙やファイルにバラバラに書いて見つけるのが大変になってしまっているのはだめです。一つの紙に書き込んだり、PCで一つのファイルに書き込んだりするのがいいと思います。
そして、期限を書いておきます。
これを便宜上「タスク一覧表」と呼びます。
タスク一覧表は仕事とプライベートに分けて管理しています。
僕は仕事用はExcelで、プライベート用はシステム手帳で作成しています。
僕はタスク一覧表とともにプロジェクトで作成されているスケジュール表や経営会議で作成されているスケジュール表など全ての計画に関する資料は一つのA4クリアファイルに入れて、かばんで持ち歩いています。
また、タスク一覧表は、タスク表にのっかりっぱなしで全く意識が届いていないタスクが発生しがちなので、一覧を全て音読するなどして、必ず全てのタスクを意識にのっけて、のせるなら段取りを組んでやるし、やらないなら消すなどのふるいにかけた方がいいと思います。
３）予定表
通常の外出・会議・イベントなどの予定日時を書き込みます。これは他人とも共有できたり繰り返し予定を入力するのに楽なのでサイボウズやアウトルックなどのデジタルでの管理が便利かもしれませんね。慣れているやり方でいいと思いますが。
これを「予定表」とします。
３）行動計画表
僕は前日夜寝る前もしくは当日の朝起きたら、その日一日に何をするか24時間の時間割に書き込むことにします。行動計画表を作る際には「タスク一覧表」や「予定表」を閲覧しながら作成します。
通常、打合せや会議や外出予定しかスケジュール表には書き込まないかもしれませんが、僕はそれだけではなく、どういう作業を何時から何時の間にするのか？というタスク処理予定も時間割に書き込むことにします。
会社にいる時間であれば、出社から退社までランチも含めてすべての時間割を記入するのがポイントです。会社にいる9時間や12時間をどうやって過ごすのか全ての埋めるのがポイントです。作業時間に関しては確定しずらいときもあるので、「何かの作業用にリザーブ」という計画でもいいと思います。
僕は会社にいる時間だけではなく、何時に食事をするか、何時に寝るか、何時から何時を出社・退社の移動時間にするかや、読書・ジムなどプライベートの時間も全て記入します。休日・祝日も寝る前もしくは朝一に計画を書きます。
僕は24時間時間割とTODOを記入できるシステム手帳のリフィルで管理しています。
以前には、クオバディスのダイアリーを使っていました。
24時間は、しっかり頭の中でイメージをしておけば、わざわざダイアリーや手帳に書かなくていいのかもしれません。僕は忘れやすいのと、イメージを明確にしたり整理をするために一度紙に書き出すことにしています。ただ、自分流の略語や記号を駆使して、書き出す時間は短縮するように工夫しています。あとは24時間の時間の区切りを無視して、その日の計画をフローチャートにしておくときもあります。
行動計画表は「タスク一覧表」や「予定表」を読みながら作成するのですが、実はそれ以上に大事なことは「なりたい自分計画表」の「24時間」版であるということです。「なりたい自分」に向けた24時間であることを意識しながら運用するとより効果的です。また、24時間のリフィルは昨日・今日・明日の3日分しか持ち歩きません。システム手帳を重くしないためです。
そして、この計画表で大事なのは計画と実際の行動がずれちゃったときは、実際に行った行動を計画の右横とかに書き込んでおくことです。はじめて取り組んだ作業などは結構予定より時間がかかったり短くてすんだりすることがよくあると思います。計画と行動のズレをメモっておくことで次回同じ作業をするときにより精度の高い計画を作成できます。
また、僕は行動計画表は24時間版だけではなく週間・月間も作成しています。
週間はシステム手帳の1週間タイプのリフィルを利用して、「タスク一覧表」や「予定表」から記入したり、これから「７日」各日の重要テーマを書いたりしてます。1週間リフィルは4週間後までしか持たないようにしています。これもシステム手帳を重くしないためです。
月間は、システム手帳の月間タイプを利用して、これから「4週間」各週の課題を書き込みます。これは3ヵ月後分までしか持ち歩きません。
週間も月間も「なりたい自分計画表」の週版・月版という位置もかねています。
ということで、僕流のスケジュール＆TODOは、以下の４つから構成されます。
１）なりたい自分計画表
２）タスク一覧表
３）予定表
４）行動計画表（24時間・週間・月間）
手段は、PC/PDA/携帯電話/手帳/ノートなどを駆使しながら、やりやすい手段でいいと思います。職種・業種などなどで何が一番最適化はいろいろだと思いますが、上記の4項目的な要素は必要なんじゃないかと思います。
どうでしょ、何か参考になりましたでしょうか？
要するに受け身ではなく自分の想定どおりに大切な時間を過ごしましょうってことなんですけどね。計画通りに行かないことも多いのですが、計画作りを飽きないこと・諦めないことと、計画通りに行かない原因のレビューと改善を地道に行うしかないですね。
また、この話は、特に「なりたい自分計画表」は、個人に限らず、会社・スポーツチーム・学校などの組織に対しても通用する術だと思います。
「なりたい会社計画表」、「なりたい部門計画表」、「なりたいチーム計画表」、「なりたいサークル計画表」、「なりたい学校計画表」、「なりたい家族計画表」などなどです。
