Googleを利用したタスク管理について

これまでは手帳・ノートを使ったタスク管理を行ってきましたが、3月から様々な試行錯誤の末、Googleの技術を利用したタスク管理方法を編み出したので、紹介したいと思います。

1. 基本概念

Gmailを利用したGTDシステムを自分流にアレンジしました。 主に参考にした参考情報は以下の3つです。 　

Google Manica "Gmail（Gメール）の使い方まとめ"
Gmailの使い方！
Biz.ID "はじめてのGTD"

<ツールについて>

・タスクに関する情報をgmailに一元管理します。
・そのための補足ツールとして、Google Calenderを使います。

<運用の基本ルール>

1. いまやらなければいけない仕事は、Gmailの"受信トレイ"に存在するタスクのみである。作業が完了したタスクは、受信トレイには存在させてはいけない。"受信"トレイに存在しない仕事は、今やる必要のない仕事である。

2. タスクは、必ずGmailもしくはGoogle Calenderに必ず登録されている。

 2. 準備

(1)タスク管理用のGoogleアカウントを作成する

(2)Gmailの設定

 詳細は後述しますが、以下の作業を行います。
　1)ラベル作成
　2)フィルター設定

(3) Google Calenderの設定

  以下の作業を行います。
  1) 「設定」→「モバイル設定」でモバイルの設定を行う
  2) リマインダーは「モバイル」と「メール」がデフォルトにする。

 3. 運用

情報は、以下のカテゴリーに分類できます。
便宜上ここではGoogleアカウント名は"XXX"とします。

 A) アイデア
　これはまだタスクと呼ぶには具体性にかけるが、気になることや思いついたことです。

　例）
　　・タスク管理方法を改善
　　・体脂肪率がアップしてきた
　　・英語力UP

　事前設定：
　　フィルタ設定でXXX+idea@gmail.com宛のメールを以下の処理とする。
　　　・受信トレイをスキップします
　　　・既読にする
　　　・ラベル「@Idea」を付ける
  入力方法：
　　XXX+idea@gmail.com宛にメールを出す
　　アイデアの見出しをSubject欄に記入する
　削除条件：
　　アイデア実行のためのタスクを全て書き出し、XXX+task@gmail.com宛にメールを出したら@Ideaラベルを削除する。全て書き出せない場合は、　@Ideaラベルを削除しない。
　レビュー条件：
　　1日の終わりに、アイデアをタスクにできないかどうかレビューする。

 B)やることが明確になっているタスク

  B-1）期日が決まっていないタスク

   B-1-1) 緊急度が高いタスク

　　事前設定：
　　フィルタ設定でXXX+task@gmail.com宛のメールを以下の処理とする。
　　　・ラベル「@Task」を付ける
  　入力方法：
　　　XXX+task@gmail.com宛にメールを出す
　　　タスクの見出しをSubject欄に記入する
　　削除条件：
　　　以下の処理のいずれかを行ったら、「アーカイブ」する。

• @Waitラベルを手動で付ける
• @Somedayラベルを手動で付ける
• Google Calendarでタスクをスケジュール登録する。

　　レビュー条件：
　　　基本は、「受信トレイ」にタスクを残したままの状態では寝ない。
　　　寝たければ、「受信トレイ」に存在するタスクを削除する。
  
   B-1-2) 緊急度が低いタスク

　　事前設定：
　　フィルタ設定でXXX+someday@gmail.com宛のメールを以下の処理とする。
　　　・受信トレイをスキップします
　　　・既読にする
　　　・ラベル「@Someday」を付ける
  　入力方法：
　　　XXX+someday@gmail.com宛にメールを出す
　　　タスクの見出しをSubject欄に記入する
　　削除条件：
　　　以下の処理のいずれかを行ったら、@Somedayラベルを削除する。

• @Waitラベルを手動で付ける
• Google Calendarでタスクをスケジュール登録する。
• 作業を終わらせる。

　　レビュー条件：
　　　1週間に一度全ての@Somedayに存在するタスクに対してこのステータスのままでいいのかを検討する。

   B-1-3) 「待ち」状態のタスク

　　事前設定：
　　フィルタ設定でXXX+wait@gmail.com宛のメールを以下の処理とする。
　　　・受信トレイをスキップします
　　　・既読にする
　　　・ラベル「@Wait」を付ける
  　入力方法：
　　　XXX+wait@gmail.com宛にメールを出す
　　　タスクの見出しをSubject欄に記入する
　　削除条件：
　　　以下の処理のいずれかを行ったら、@Waitラベルをする。

• 作業の完了を確認する
• Google Calendarでタスクをスケジュール登録する。

　　レビュー条件：
　　　1週間に一度全ての@Waitに存在するタスクに対してこのステータスのままでいいのかを検討する。

  B-2) 期日を決めたタスク

　　事前設定：
　　フィルタ設定で差出人calendar-notification@google.comからのXXX@gmail.com宛のメールを以下の処理とする。
　　　・ラベル「@Task」を付ける

　　なお、Google Calenderで登録したメールはXXX@gmail.com宛にリマインダーが送られる設定がされていることとする。

  　入力方法：
　　 以下のいずれかの登録を行う
　　　タスクの締め切り日時のみを登録：
　　　　作業開始日時も作業終了日時も同じ日時としてタスクを登録
　　　　例） 「2008/05/01 19:00 ～ 2005/05/01 19:00」の作業として登録する
　　　タスクの作業日時を登録
　　　　タスクを処理する作業開始日時と作業終了予定日時を自分で登録しておく
　　　　例） 「2008/05/01 19:00 ～ 2005/05/01 21:00」の作業として登録する

　　削除条件：
　　　以下の処理のいずれかを行ったら、「アーカイブ」する。

• 作業の完了を確認する
• Google Calendarで登録した日時を変更する

　　レビュー条件：
　　　受信トレイに存在しっぱなしの処理するまで寝ない

4. 運用に関する補足

1)作業進捗のUPDATE

タスクを一時中断して、別のタスクにうつる場合は、gmailで作業の進捗を「返信」しておくと、作業を再開するときに非常に便利だ。作業途中のファイルを添付しておいても便利だと思う。(ただし、情報セキュリティ・守秘義務上問題のないデータにとどめておくべきだ）

2)作業終了時の処理

作業が終了した場合は、その時点でのメモや成果物のファイルをgmailで「返信」しておくと非常に便利だ。
なお、作業完了の「返信」を行う際は、メールの宛先アドレスを私は以下のいずれかにする。

  XXX+ref@gmail.com
　　今後そのメモやファイルを頻繁に参照する可能性が高い場合は、このアドレス宛に送る。
　　なお、 XXX+ref@gmail.com宛のメールは"@Reference"ラベルを付けるフィルター設定とする。

  XXX+dec@gmail.com
　　自分が決定した内容（承認した内容・約束した内容など）に関しては、このアドレス宛に送る。XXX+dec@gmail.com宛のメールは"@Decision"ラベルを付けるフィルター設定とする。

3)Ref+Decの処理

XXX+ref@gmail.comやXXX+dec@gmail.com宛のメールは、タスク管理と直接関係がなくても、送信すると情報管理上非常に便利だ。

私は、商談や社内会議の終了後に、メモを簡単に作成し、XXX+ref@gmail.comやXXX+dec@gmail.com宛にメールを送信している。

また、その際に私は自分で全てのメモを入力しているわけではなく、
「他人が作成してくれたメール・添付ファイルをこのアドレス宛に転送する。」「紙で配布された資料もドキュメントスキャナーでデジタル化し、添付する。」などの処理を行っている。（繰り返しになるが、情報セキュリティは気をつける必要がある。）

こうすることで、タスク管理だけではなくgmailが情報管理ツール＆ファイルシステムとしても機能する。

4)Google Calender

タスクをGoogle Calendarで登録し始めると、全ての予定をGoogle Calendarに一元管理しないと、結局のところ作業納期が守れずにトラブルに遭遇しやすくなる。そのため、手帳もしくはcybozuなどで管理している他の日程もGoogle Calendarで一元管理することにした。また、その際に私は仕事の予定もプライベートの予定も全て一元管理することにした。

守秘義務や個人情報に関わる可能性のある情報は、イニシャルを利用したり、自分独自の暗号的な文字列に変換したり、工夫をしている。

5) 懸念点

(1) 移動中
手帳やノートなどではなくGoogleを利用すると何が問題かというと、ネットが繋がらない場合に仕事にならないということだ。

東京近郊では、E-mobileがあれば、ほぼほぼストレスなく作業ができる。また、ノートPCを広げるのが面倒な場合でも、Gmailなどは携帯電話でも閲覧することができる。したがって、ほぼ問題ないと思っている。

飛行機での移動中や海外で外出しているときに支障がないかは、まだしっかりと検証できていない。

(2) データの冗長化
私は、@gmail.com宛にタスク情報を送る際は、Beckyでメールを作成し、送信している。また、@gmail.comのメールをPOPでBeckyでも受信している。こうすることで、データを冗長化できるとともに、飛行機や新幹線の中では、GmailではなくBeckyにある情報で作業をすることにしている。

6) まとめ
 今回紹介したタスク管理方法は、まとめると特徴は下記の通りだ。
　・コミュニケーション用途ではなくタスク管理専用のGoogleアカウントを作成する
　・Gmail/Google Calenderという2つの無料で利用できるアプリケーションを組み合わせている。特にGmailのラベル・フィルター・スレッド・添付ファイルの4つの機能、Google Calenderのリマインダー機能を有効活用している。
　・GTDの概念を有効活用した
　・タスク管理の延長線上でファイルシステム機能とスケジュール管理機能もGmail+Google Calendarで実施している。
　・Googleの強力な検索機能も活用できるので、いっそう、効率的・効果的な管理が可能。


　ただし、以下のデメリットも存在する。
　・ネットにつながらないと困る
　・情報セキュリティには細心の注意を払う必要がある


皆さんの参考になれば幸いです。

結果とプロセス

今週末は非常に日差しが強かったので、夏のころを思い出した。

ちょうど去年の夏真っ盛りの頃に新任の役員と一緒に営業していたときのこと。
「うちの会社は結果重視の文化ですねぇ」
と言われた。

彼曰く、うちの会社の「結果重視」は、結果さえ達成すれば「何をやってもいいんだ」もしくは「やるべきことやらなくてもいいんだ」的な印象を受けるとのことでした。また、こういう仕事のやり方は個人事業者のやり方で、これでは組織は大きく出来ないと指摘されました。そして、「プロセスを大事にすべきだ」と。

「痛いところ突いてくるけど、めちゃめちゃいいこと言う人だなあ」と思いました。

一人もしくは少数チームであれば、エース級の人が一人でスーパーな頑張りを見せてくれさえすれば、結果が出るので、まあ、結果重視でもいいんです。

ただ、これはビジネスとしては、アーリーステージの特徴だと思います。

ステージをあげていこうとすると、１）もっと大きい仕事をする、２）永続性を持たせる、という2つを追求する必要があります。

もっと大きい仕事をしようとすると、もっとたくさんの人間を動員しなければいけません。永続性を持たせようとすると、一人しか出来ない仕事をなくして、業務を（最低）二重化したり、後任への引継ぎをしなければいけません。

そうすると、どうやれば仕事で結果を出せるのか？という「How」をメンバーで共有しなければいけません。そして、仕事を分業する設計をしなければいけません。アーリーステージでは、結果を出すためのノウハウがエースの一人の頭の中にだけあれば良かったのが、ステージをあげようとすると組織にノウハウを実装しなければいけません。

このHowや設計が「プロセス」になります。
このプロセスを踏めば「成功するよね！」っていう認識がうまれると、組織化は一気に進みます。

属人的なビジネスを仕組みに変えるために、プロセス重視の考えはかなり大事です。

ただ、この「プロセス」は人から思考能力や当事者意識を奪う可能性があります。前任者や過去のエースの言われるがままに仕事をし、環境の変化に対して対応できなくなる可能性が大きいです。

楽天の成功コンセプトに「仮説→実行→検証→仕組化」という言葉があります。
僕は、仕事のサイクルは常にこれを大事にしています。自分で経験を積んだり、いろんな人の仕事を見ていて、この言葉の大事さを感じます。

しっかり自分で仮説を立て、それを実行し、検証を行い、それをさらに仕組化する。

まず、仮説を立てて仕事している人がそれほど、多くないと思います。
目先のことをこなすので精一杯の人が多いですね。
次に仮説を検証するために実行をしている人が少ないです。
かつ、真剣に、実行結果を検証している人もそんなにいないし、検証結果を次の仮説作りに活かすという1サイクルをまわしている人もいない。
さらに、仕組化となるとさらに難しい。

僕は、このサイクルをはじめたら、格段に仕事が面白くなりました。
自分の狙った（仮説）通りに仕事が進むと悦びを感じます。
狙いをはずしちゃったときにも、一つ仮説を作っておけば、なぜ外したのか答えが見つけやすいです。

「結果だけ出せばいいんでしょ！」的な投げやりな仕事のやり方よりも仮説を作って、しっかりプロセスを踏む仕事のやり方は面白いと思いますし、この方が結果に対してしっかり責任を取ってることになってると思います。

結果は結果で非常に大事です。
何が何でも結果を出してやろうという執念がある人は、成長がとても早いです。
プロセスだけを重視して結果を重視しない人は、評論家タイプの人に多いです。

僕が言いたかったのは、結果重視・プロセス軽視も駄目で、結果軽視・プロセス重視もどっちも駄目ってことです。

結果もプロセスも自分でしっかり当事者意識を持って重視できる人が仕事で成功するんじゃないかなと思います。

会社の経営に置き換えると、結果だけを重視した会社は、会社のあり方がブレるケースが多くみられます。

　いい例が、ライブドア。週刊東洋経済2月4日号によるとライブドアの昨年度の営業利益貢献度が大きかったのは、ターボリナックス株売却益とMSCB引き受けの二つが圧倒的な割合を占めていたようですね。
　良くも悪くも変化し続ける会社なんだなあと思いました。利益出してるんだから、何が悪いんだって怒られそうですね。

マルマンのスケッチブック

最近、一人で深く考えごとをしたときにマインドマップなどを中心にメモを取るのに、どんなノートにメモを取るのがいいかいろんな紙やノートを試行錯誤をした結果、マルマンのスケッチブックが一番しっくりきました。最近、かなり使っていました。



しかーし。。。
マルマンのスケッチブックはサイバーエージェントの藤田社長の専売特許であることがさきほど判明しました。

知らなかった。。。
やられた。。。

明日から社内の打合せはこのスケッチブックで臨もうと思っていたのですが、「パクリですか？」っていじめられるところだった。

無知って怖いなぁ。

けど決めました。
パクりと言われようが、仕事のアウトプットがよくなるのならこれを使うのが順当。
あと、藤田社長はさすが侮れん。素直にリスペクトです。

スケッチブックを持った僕をみかけた人はお手柔らかに！

マインドマップ

最近、僕の仕事ですごい役にやっているのがマインドマップ

いくつか本を読んでみましたが、一番分かりやすかったのはこれ。



僕は、以下のシーンでマインドマップを利用しています。
　書籍・雑誌・論文・ＷＷＷの記事を読んだとき（特に英語のときに活躍）
　会社・プライベートで課題・タスクの整理をするとき
　企画書や事業計画・経営計画などの下書きに
　業務分析や業務フローの作成
　組織設計を検討するときに
　システムの要件定義
　ミーティングアジェンダの整理
　会議のメモ作成
　顧客やスタッフからのヒアリング内容の整理に
　ブレーンストーミング（特に司会役のときに使える）
　スピーチの原稿作り
　自己分析・他者分析
　自分の人生設計の詳細化に

書き出してみると結構いろいろ使ってるな。
使ってみて思ったのは、あとでマインドマップを読み返すときに、すごい思い出しやすく、脳ミソが楽になった感じです。

あとは、計画書を作成するときには、当初イメージしていなかった詳細なところまで思いを馳せることができるようになり、戦略作りなどには非常にいい感じです。

手書きでマインドマップを作るときは、シャーペンでラフに下書きをした後に
12色のサインペンから好きな色を使って、清書をしています。

ソフトウェアは、これを使ってます。

試用して不可欠な必需品なったので、購入してしまいました。

一人でいろいろ考え込むようなシーンや人にどう伝えるか悩んでいるときなんかにはマインドマップを作ることで、だいぶ思考がクリアーになると思います。

最近の仕事術では、超重要発見でした。
出会えて感謝。

偉大な「10」つながり

10月も半ばを超えたので、10月のこれまでをレビューしていたのですが、ふと１０つながりで思い出したことを。

どちらも良く知られている「１０」。

鬼十則（電通のWWWからは削除されたようですが、検索すればたくさん出てきます）とSam Walton's 10 Rules for Success（日本語訳）の二つ。




どちらもめちゃめちゃ偉大なヒトがしるした仕事における心構えを説いた言葉です。

僕は仕事に、はまってきたとき、ダレてきたとき、やる気が出ないときなど集中力がないなと思ったときは、二つの１０原則に目を通し、その中から、どれか一つをそのときの気分で選び、それをその日の重点課題にすることにしています。

仕事をするときには普遍的に大事なことが書いてあります。

読んだことない人はどちらも是非読んでみてください。

アイデアマラソン

以前に「考具」という本を読みました。とてもいい本でした。


いろいろ参考にして自分にも取り込んだのですが、その中にアイデアマラソンのことが紹介されていました。

たまたま本屋にいったらアイデアマラソン手帳なるものが売っていたので、ためしに買ってみました。



　僕は結構忘れん坊なので、いいこと思いついてもたまに忘れちゃって悔しい思いや思い出すのにえらい時間がかかっちゃうことがあるので、いいこと思いついたらどこかに書き留めることにしてました。

　でも、昔に思いついたことってメモっててもメモを探すのに時間がかかったり、みつからなくなっちゃって、面倒くさくなっちゃうことがあるので、いいこと思いついたときは、全てこの手帳にメモることにしてみました。

まだ2週間目ですが、結構楽しいですよ。
昨日までで44個。
1000個いけるかな？

＃残念ながら、手帳の機能そのものは10月31日からなので、後ろのほうの余白を使ってるだけですが。

スケジュール＆TODO

ものごとをやりぬく上ではスケジュール管理とTODO管理が必須です。
僕が最近思うスケジュール＆TODO管理について。

僕は、PC/PDA/手帳でいろいろなものをここ何年か試しました。
これからもまだ試行錯誤は続くかもしれませんが、どのツールや方法論を使うにしろ、必ず抑えておかなければいけない方法論があるなと思いました。

今日は僕なりに考え経験した「これはやっといた方がいい」という術を紹介します。

１）なりたい自分計画表
　僕は、いろいろ試した中で「30年→10年→3年→1年→四半期→月→週→日→24時間」という時間軸の中で「なりたい自分」をより具体的にイメージすることがスケジュールやTODOを管理する上で遠回りかもしれないけど、結構大事だと思います。

その前提になるのは、

　30年 = 10年 x 3
　10年 = 3年 x 3 + α
　3年 = 1年 x 3
　1年 = 1四半期 x 4
　四半期 = 1ヶ月 x 3
　1ヶ月 = 4週間 + α
　1週間 = 1日 x 7
　1日　　= 24時間

という期間設定をします。

　これは、まず、30年後になりたい自分をイメージします。
　なりたい30年後の自分になるためには、10年を3回どう組み立てるか？という点を考えます。最初の10年は準備、次の10年は実行、最後の10年は継承など、各「10年」に対してテーマを設定します。
　次は、10年後になりたい自分にを達成するために「3年」を3回どう組み立てるか？　たとえば、最初の3年は情報収集、次の3年は人脈作り、最後の3年はチーム作りなど。
　次に3年後になりたい自分を1年を３回で。そして、次に1年後になりたい自分を四半期を４回で。四半期後になりたい自分は1ヶ月を３回で。1ヵ月後になりたい自分を1週間を４回で。1週間後になりたい自分を1日を７回で。明日の自分を24時間で。順々に整理して、テーマ設定やストーリー作りをします。

30年が妥当かどうかはわかりませんが、20代・30代は自分の年齢と同じぐらいの年数の未来は考えてみたほうがいいのかなあと思います。

　あと、大事なポイントとして、週の計画を考えるときは、日曜日に月曜日以降の計画を考えていてはだめで、常に7日後を考えることにします。
　日曜日には土曜日まで、月曜日には日曜日、火曜日には月曜日までという感じです。これと同様に月間計画は常に4週間後を、四半期計画は常に3ヵ月後を、年間計画は常に12ヵ月後を考えます。
　12月になって翌年の計画を立てたり、3月に翌年度を考えるのは計画性に欠けてしまいます。

手帳なのかノートなのかExcelなのかWORDなのか、何にまとめるかは人それぞれでいいと思います。常に項目について、字や声にしながら頭を使ってアウトプットすることが大事だと思います。紙やPCにするのが面倒な人は、家族や友達などに熱く語ったり、ICレコーダーにしゃべるだけでもいいと思います。

ちなみに僕は30年から四半期までをExcelに書いていて、A4の紙に出力してA4クリアファイルに入れて持ち歩いています。月～24時間はシステム手帳で管理しています。ここらへんはなんでもいいと思います。

これを便宜上「なりたい自分計画表」と呼びます。

あとは、「そんな先のことは分からん」という人は同年代の周囲にいる人たちの将来ビジョンを聞き出したり、親・兄弟・親戚の経験を聞いたり、先輩の話を聞いたり、尊敬する人の本を読んだり、講演に行ったり、と人の話を参考にしながら自分なりに組み立てたらいいと思います。
　ここには、自分の成長のヒントが隠されているかもしれないので、貪欲に本気で取り組むべきだと思います。また、参考にすると言っても、誰か一人の受け売りじゃだめで、いろんな人の経験や見解を組み合わせたり、比較しながら、自分なりに吟味して下さい。

　自分が目標とする人、住みたい場所、住みたい家、乗りたい車、着たい洋服などの写真・書籍・雑誌・新聞・WEBを収集したり、関連するテレビ番組を録画したり、なりたい自分に近い映画や漫画の登場人物、自分が持ちたい価値観や精神を象徴する絵や書物だったりと、自分で書き出すだけではなく「なりたい自分」に関連する情報やイベントは全て大事だと思います。繰り返し触れれるように、もしくは、思い出せるように整理しておくことも大事だと思います。
僕は貼れるものは、手帳に貼ったり、自宅に貼ったりして、常に目に留まるようにしています。

２）タスク一覧表
　タスク管理は、PC・PDAでやる方法、手帳でやる方法、ポストイットでやる方法などいろいろあると思います。どれがいいかはその人の一番使いやすいものでいいと思うのですが。僕は「一箇所にまとめる」ことが大事だと思います。
　手帳とPCで別々に管理していたり、いろんな紙やファイルにバラバラに書いて見つけるのが大変になってしまっているのはだめです。一つの紙に書き込んだり、PCで一つのファイルに書き込んだりするのがいいと思います。
　そして、期限を書いておきます。

これを便宜上「タスク一覧表」と呼びます。
タスク一覧表は仕事とプライベートに分けて管理しています。

僕は仕事用はExcelで、プライベート用はシステム手帳で作成しています。

　僕はタスク一覧表とともにプロジェクトで作成されているスケジュール表や経営会議で作成されているスケジュール表など全ての計画に関する資料は一つのA4クリアファイルに入れて、かばんで持ち歩いています。

また、タスク一覧表は、タスク表にのっかりっぱなしで全く意識が届いていないタスクが発生しがちなので、一覧を全て音読するなどして、必ず全てのタスクを意識にのっけて、のせるなら段取りを組んでやるし、やらないなら消すなどのふるいにかけた方がいいと思います。

３）予定表
通常の外出・会議・イベントなどの予定日時を書き込みます。これは他人とも共有できたり繰り返し予定を入力するのに楽なのでサイボウズやアウトルックなどのデジタルでの管理が便利かもしれませんね。慣れているやり方でいいと思いますが。

これを「予定表」とします。

３）行動計画表
　僕は前日夜寝る前もしくは当日の朝起きたら、その日一日に何をするか24時間の時間割に書き込むことにします。行動計画表を作る際には「タスク一覧表」や「予定表」を閲覧しながら作成します。

　通常、打合せや会議や外出予定しかスケジュール表には書き込まないかもしれませんが、僕はそれだけではなく、どういう作業を何時から何時の間にするのか？というタスク処理予定も時間割に書き込むことにします。

　会社にいる時間であれば、出社から退社までランチも含めてすべての時間割を記入するのがポイントです。会社にいる9時間や12時間をどうやって過ごすのか全ての埋めるのがポイントです。作業時間に関しては確定しずらいときもあるので、「何かの作業用にリザーブ」という計画でもいいと思います。

　僕は会社にいる時間だけではなく、何時に食事をするか、何時に寝るか、何時から何時を出社・退社の移動時間にするかや、読書・ジムなどプライベートの時間も全て記入します。休日・祝日も寝る前もしくは朝一に計画を書きます。

　僕は24時間時間割とTODOを記入できるシステム手帳のリフィルで管理しています。


以前には、クオバディスのダイアリーを使っていました。


24時間は、しっかり頭の中でイメージをしておけば、わざわざダイアリーや手帳に書かなくていいのかもしれません。僕は忘れやすいのと、イメージを明確にしたり整理をするために一度紙に書き出すことにしています。ただ、自分流の略語や記号を駆使して、書き出す時間は短縮するように工夫しています。あとは24時間の時間の区切りを無視して、その日の計画をフローチャートにしておくときもあります。

　行動計画表は「タスク一覧表」や「予定表」を読みながら作成するのですが、実はそれ以上に大事なことは「なりたい自分計画表」の「24時間」版であるということです。「なりたい自分」に向けた24時間であることを意識しながら運用するとより効果的です。また、24時間のリフィルは昨日・今日・明日の3日分しか持ち歩きません。システム手帳を重くしないためです。
　そして、この計画表で大事なのは計画と実際の行動がずれちゃったときは、実際に行った行動を計画の右横とかに書き込んでおくことです。はじめて取り組んだ作業などは結構予定より時間がかかったり短くてすんだりすることがよくあると思います。計画と行動のズレをメモっておくことで次回同じ作業をするときにより精度の高い計画を作成できます。

　また、僕は行動計画表は24時間版だけではなく週間・月間も作成しています。
　週間はシステム手帳の1週間タイプのリフィルを利用して、「タスク一覧表」や「予定表」から記入したり、これから「７日」各日の重要テーマを書いたりしてます。1週間リフィルは4週間後までしか持たないようにしています。これもシステム手帳を重くしないためです。
　月間は、システム手帳の月間タイプを利用して、これから「4週間」各週の課題を書き込みます。これは3ヵ月後分までしか持ち歩きません。
　週間も月間も「なりたい自分計画表」の週版・月版という位置もかねています。

ということで、僕流のスケジュール＆TODOは、以下の４つから構成されます。
１）なりたい自分計画表
２）タスク一覧表
３）予定表
４）行動計画表（24時間・週間・月間）

手段は、PC/PDA/携帯電話/手帳/ノートなどを駆使しながら、やりやすい手段でいいと思います。職種・業種などなどで何が一番最適化はいろいろだと思いますが、上記の4項目的な要素は必要なんじゃないかと思います。

どうでしょ、何か参考になりましたでしょうか？
　要するに受け身ではなく自分の想定どおりに大切な時間を過ごしましょうってことなんですけどね。計画通りに行かないことも多いのですが、計画作りを飽きないこと・諦めないことと、計画通りに行かない原因のレビューと改善を地道に行うしかないですね。
　また、この話は、特に「なりたい自分計画表」は、個人に限らず、会社・スポーツチーム・学校などの組織に対しても通用する術だと思います。
「なりたい会社計画表」、「なりたい部門計画表」、「なりたいチーム計画表」、「なりたいサークル計画表」、「なりたい学校計画表」、「なりたい家族計画表」などなどです。

「感謝・反省・祈り」術

以前に何かの本か雑誌かテレビかラジオか忘れちゃったけど紹介されていて、それ以来やっている「感謝・反省・祈り」術を今日は紹介します。

ルール１：一定スパンで繰り返す

毎日・毎週・毎月などスパンは人それぞれでOKだと思います。
継続できそうなスパンを自分で選択して下さい。
ただし、毎日と決めたら本当に毎日やり、毎週と決めたらたとえば毎週月曜日、毎月と決めたら、たとえば毎月1日に絶対やります。

ルール２：「感謝・反省・祈り」の整理

　感謝：　
　　その期間中に感謝の気持ちを持った出来事をリストアップする。

　　例えば、
　　・仕事でAさんには今日、目茶目茶助けてもらってしまった。
　　・車でバッテリーがあがっちゃって途方にくれていたら助けてもらえた。
　　・今日食事したお店はホントおいしかった。
　　などなど、感謝の気持ちをもった出来事を整理します。

　反省：　
　　その期間中に反省の気持ちを持った出来事をリストアップする。

　　例えば、
　　・あー、やべー予定すっぽかしちゃったー
　　・ちょっとこの仕事に時間をかけすぎちゃったな。。。
　　・飲みすぎた。。。
　　などなど、反省の気持ちをもった出来事を整理します。
　
　祈り：　
　　祈りを捧げたいことをリストアップします。

　　例えば、
　　・今月の予算達成できますように！
　　・この商品を無事リリースできますように！
　　・体調がよくなりますように
　　などなど、祈っているコトを整理します。

ルール３：「感謝・反省・祈り」のアウトプット

　整理したことを手帳・ノートや、携帯電話やパソコンなどに整理しておきます。
　あとで読みかえせるようにバラバラにはさせないのがコツです。

ポイントはここから

感謝

一日に最低一度は感謝に値する出来事に出会っていると思います。
家族のありがたさ、友人のありがたみ、組織のありがたみ、平和であることのありがたさ、健康であることのありがたさ、などなど。
たとえば、僕が誰かを助けたとして、その人が感謝の気持ちを持っている人だった場合と、感謝の気持ちなんか全然ない人だと次にどっちを助けたいかは明白ですよね。

大事なポイントは、
　・感謝の気持ちをしっかり伝えられたかどうか？
　・感謝した出来事に対して自分がどう報えるのかを考え、行動に移す
　・この感謝を誰か別のシーンに応用・展開できないか？検討する
です。

感謝をメモるだけではなく、ここまで出来ればさらにOKです。
メモるときも、上記の感謝の先のところまでメモると完璧です。
当たり前のことかもしれなけど、感謝の気持ちって自分のさらなる幸せを呼び込む上でとてもたいせつな気持ちだと思います。そして、ただ気持ちを持つだけではなく、しっかり自分から行動で返せるようになると完璧ですね。行動をとる上でも気持ちを持つことです。アウトプットすることで、気持ちが行動につながりやすくなるはずです。

反省

完璧な人間っていないから、必ず人は反省する出来事に遭遇しているはずです。
そういう出来事と遭遇したにもかかわらず、全く反省の気持ちを持たなかったり、一瞬で忘れてしまったりするのは、成長の機会を失ってしまうと思います。
とはいえ、落ち込んでいるだけで立ち止まっているのは、成長どころか後退です。
遭遇した出来事をよく考え、そこから学習し、未来の自分に役に立てていくのが重要です。

反省をメモるときも、単に反省したことをメモるだけではなく、次に何につなげられるか？どうつなげるのか？まで考察してメモると完璧です。

祈り
自分がなしとげたいこと、そうなって欲しいという未来を祈ります。そこで、重要なのは、より具体的に祈るということです。「具体的」は、5W1Hを具体化するということだと思います。そこであいまいなことがあれば、そこには達成する上でもっと考えなければならない課題が隠されているはずです。より具体的な祈りをアウトプットすることを心がけてください。



「感謝・反省・祈り」術は、メモることも大事ですが、それ以上にしっかり頭を使うことが大事です。寝る前とか朝起きて一日を始める前とか、一日の最初か最後にやるのがいいと思います。あとは、過去の「感謝・反省・祈り」を定期的に読み返すのも新鮮で楽しいです。



「漫然と一日一日を過ごしちゃってるかも」とか「なんか忙殺されちゃってるよ！」っていう気持ちを持っている人こそ、効果ありですよ。そんな感じでしょ？