4月。
私のいる商店会でも、今月総会が開かれる。
そのお知らせと、出欠の用紙、委任状が配られている。
委任状。
欠席の際は、この委任状に氏名を書いて提出する。
総会当日は、出席者と、この委任状の人数を足して
全会員の半分なり3分の2なりの人数がいれば、総会は成立する。
なので、欠席者は委任状の提出が大事である。
ところで、委任状には
『一切の議決権を○○に委任します』という一文がある。
ここには誰の名前を書けばいいのか。
たいがい、「会長」や「議長」と書く人が多い。
話し合いを一任して、結果に異議は唱えませんという紙なので、
一番偉い会長や議長で間違いはないと思う。
私も過去にはそう思っていた。
ところが、もう20年前くらいだが、
市内の団体の、そういう会議に詳しい事務の人から聞いた話だ。
総会で、発言権や決定権のあるのは一般出席者。
会長や議長は主催者側で、審議して下さい側。
なので、委任する相手は一般出席者でなければいけない。
主催者に決定権を一任しますはおかしいでしょう?
という事であった。
さらにもうひとつ。
委任するされる人は、一人に対して一人という決まりがある。
一人の人に対して、複数の人が委任してしまったら無効になる。
例えば、(プロ野球監督の名を拝借して)例にとると、
出席 → 阿部、新井、岡田、高津、立浪、三浦
欠席 → 今江、小久保、新庄、中嶋、松井、吉井
欠席の今江さん、小久保さんの二人が
『阿部さんに一任します』と書くと、
小久保さんの委任状は無効になってしまうのだ。
なので、今江さんは阿部さんの名を、
小久保さんは新井さんの名を、
新庄さんは岡田さんの名を書く、という形なら全て有効なのだ。
でもこれでは、誰かの名前を書こうにも
誰が出席だか欠席だかわからない。
そこで、ベストなのは名前は一切書かず空欄で提出する。
そして、取りまとめた事務局が上記に従って、
阿部さん、新井さんというように割り振っていく。
これなら、欠席者の方が多く出席者の名が出尽くしても
たいがい半分や3分の2に達するので、総会成立という事である。
しかし、絶対ではない。
会員60名で、3分の2で成立(40名)という会で、
出席18・欠席42だったとする。
欠席42名は全員委任状を出したとしても、
この割り振りをしたら、出席18委任状18、計36で、
総会は成立しない。
まともに捉えると、このやり方は欠陥である。
先日、商店会の総会準備の話し合いの中で、
私は年上の会員の皆さん方に、この話をちょっとしてみた。
皆さんの答えは、『そんなの、来る人数がわかればいいよ』
20年前の、この話をした事務員は
『これは覚えておくと役に立ちます』と言っていたが、
高齢者の会員相手では、あまりウケは良くなかった。
それ以前に、総会の出欠の返事すら集まるかどうかである。
私のいる商店会でも、今月総会が開かれる。
そのお知らせと、出欠の用紙、委任状が配られている。
委任状。
欠席の際は、この委任状に氏名を書いて提出する。
総会当日は、出席者と、この委任状の人数を足して
全会員の半分なり3分の2なりの人数がいれば、総会は成立する。
なので、欠席者は委任状の提出が大事である。
ところで、委任状には
『一切の議決権を○○に委任します』という一文がある。
ここには誰の名前を書けばいいのか。
たいがい、「会長」や「議長」と書く人が多い。
話し合いを一任して、結果に異議は唱えませんという紙なので、
一番偉い会長や議長で間違いはないと思う。
私も過去にはそう思っていた。
ところが、もう20年前くらいだが、
市内の団体の、そういう会議に詳しい事務の人から聞いた話だ。
総会で、発言権や決定権のあるのは一般出席者。
会長や議長は主催者側で、審議して下さい側。
なので、委任する相手は一般出席者でなければいけない。
主催者に決定権を一任しますはおかしいでしょう?
という事であった。
さらにもうひとつ。
委任するされる人は、一人に対して一人という決まりがある。
一人の人に対して、複数の人が委任してしまったら無効になる。
例えば、(プロ野球監督の名を拝借して)例にとると、
出席 → 阿部、新井、岡田、高津、立浪、三浦
欠席 → 今江、小久保、新庄、中嶋、松井、吉井
欠席の今江さん、小久保さんの二人が
『阿部さんに一任します』と書くと、
小久保さんの委任状は無効になってしまうのだ。
なので、今江さんは阿部さんの名を、
小久保さんは新井さんの名を、
新庄さんは岡田さんの名を書く、という形なら全て有効なのだ。
でもこれでは、誰かの名前を書こうにも
誰が出席だか欠席だかわからない。
そこで、ベストなのは名前は一切書かず空欄で提出する。
そして、取りまとめた事務局が上記に従って、
阿部さん、新井さんというように割り振っていく。
これなら、欠席者の方が多く出席者の名が出尽くしても
たいがい半分や3分の2に達するので、総会成立という事である。
しかし、絶対ではない。
会員60名で、3分の2で成立(40名)という会で、
出席18・欠席42だったとする。
欠席42名は全員委任状を出したとしても、
この割り振りをしたら、出席18委任状18、計36で、
総会は成立しない。
まともに捉えると、このやり方は欠陥である。
先日、商店会の総会準備の話し合いの中で、
私は年上の会員の皆さん方に、この話をちょっとしてみた。
皆さんの答えは、『そんなの、来る人数がわかればいいよ』
20年前の、この話をした事務員は
『これは覚えておくと役に立ちます』と言っていたが、
高齢者の会員相手では、あまりウケは良くなかった。
それ以前に、総会の出欠の返事すら集まるかどうかである。