「なんちゅう便利な制度なんや～！！」
・・・それが電子決議。
書面決議って言う方が一般的なのかな。
私自身、当社に入るまで電子決議なるものを（事務局として）実施したことがなかったのあるが、方法を理解してしまえば、とても有用な取締役会決議方法であることがわかった。体感した。
正直、初めてのときはきちんとした理解がない状態で、実施してしまったので失敗もした。
・・・そもそも手続、手順そのものが分からなかったので。。。
今回のブログでは、電子決議の法的な部分にまで深くは掘り下げない。
実務担当者として、実施方法を記載する。
電子決議を行うには、当然に理由があるでしょう。
経験から感じる利便性は、
①招集期間を設ける必要がなくなる。
②メールの返信だけで、ことたりる。
③メールが取りにくても、代わりに書面を提出してもらえればよい。
④話し合いがなされていないので、議事録の記載内容が簡略で済む。
・・・でも、大きな落とし穴があったりする。
①取締役および監査役全員の返信（または同意）が必要。
⇒社外取締役とか、なかなか連絡取りにくいですよねー
②議事録に、全取締役および全監査役の押印が必要。
⇒これも①同様、結構大変だよねー
③返信内容にビビることがある。
⇒「異議なし」の返信内容だと思うのだが、「意義なし」との返信が。。。
（変換ミスであることを期待します。。。
）んな、わけで、いつもどのように実施しているかというと、
（１）電子メールで、全取締役と全監査役に付議事項とその理由を記載したものを送付する。
※この送付するメールに、
①全監査役より実施そのものに対して異議のない旨と
②全取締役より決議事項への承認の旨の
記載されたメール返信が揃った時点で承認可決されるものとすることを記載する。
（２）全役員より、メール返信を頂く。
（３）議事録を作成し、全役員の押印を頂く。
以上。
最初は、取締役会は実際に開催して、参加できない取締役が賛否の投票をするための制度だと勘違いしてました。。。
いやぁ、取締役会は開催しないんですねー。
・・・あくまで、運用はメールと議事録だけで行うんですね。
この方法は、今日すぐに取締役会決議をとらなきゃならない事態になったー！てなときでも、即日決議できてしまうのが、素晴らしい。素晴らしい。
あんまり多用するとなにか問題が発生する可能性は無きにしも非ずだが、
まぁ、便利な制度ですばい。
但し、定款に書面決議の条文を盛り込んでいないと、できないんだけどネ
①議事録に全役員の押印を頂く根拠条文はどこでしょうか？
②例えば、簡易でない合併とか、会社分割などでも、電子書面で行うことにつき、障碍はないでしょうか？（文言上はないようにも見えますが）
会社法第370条に、「・・・、当該提案につき取締役の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監査役設置会社にあっては、監査役が当該事案について異議を述べたときを除く）」とあります。
⇒よって、原則として全役員の同意が必要となります。
⇒特に、当社の場合、招集期間を設けないことが多いため、全取締役の同意をもって即日決議に持ち込むことが多く、結果として全役員の押印を必要としています。
議事録の作成については、会社法施行規則第101条第4項に記載があり、電子決議についても議事録の作成が必要になります。
②について
書面（電子）決議は、通常の取締役会となんら代わりはなく、別段の制約を受けるものではないようです。
しかし、
①ですが、施行規則101条４項には作成取締役の名称だけで良いとあり、且つ会社法369条4項の反対解釈から記名押印は不要な筈です。また、全役員の議案に関する同意は必須ですが、これは押印はなく、メール到達でOKです。ここは悩ましいのですが、私が以前370条を使った時に、森・濱田松本法律事務所と打ち合わせた時は、私と同じ結論でした。よって、貴社の場合、押印は省略して、もっと簡略化して良いと思います。
他方、②は、確かに範囲限定という縛りはないようですが、決議省略を行い、結果として不当経営が行われた場合、異議を述べなかった役員に任務懈怠責任を問われる可能性があると立案担当者の解説にあります。この責任が通常の（省略しない）取締役会の場合と同じことを言っているなら構わないのですが、懈怠責任が省略の場合、認められ易くなるというニュアンスが実務で強くなるならば、重大案件については決議省略は慎重に行った方が良いという見解もそれなりに有力のようです。新会社法は勉強すべき論点が多く、大変ですね。。。
仮に370条決議の議事録は書面で作成したとしても、役員は出席している訳ではない［施行規則101条3項と4項の表現を対照］ので、記名・押印は不要です。あとは、原本性を持たせるために、作成取締役の署名・三文判押印はやっておく方が良いとは思います。