役員増員案

＜４月理事会＞

他の理事さんから、役員増員の提案がありました。

今の人数だと、今後何か自治活動等をやりたくても手が足りないので、もう２人くらい増やせないかとの事でした。

自治活動はわかりませんが、私としても、より多様な意見が理事会に出て来ると良いなと思っていましたので、増員には賛成です。

ちなみに、「マンション標準管理規約」のコメントでは、概ね10～15戸につき1名選出、としているようです。

ウチのマンション的には、（改正できたとして）改正前がおよそ13戸につき1名、改正後はおよそ10戸につき1名、という事になるようです。

ただ、規約改定となると、総会で４分の３以上（管理組合員総数の４分の３以上および議決権総数の４分の３以上）の賛成が必要となります。
「たぶん通ると思いますよ」と理事長さんはおっしゃってましたが、さて、どうなりますでしょうか。
４分の３というのは、なかなか高いハードルのように思われますが・・・。

役員の順番が早く回って来て欲しくないという人と、無関心な人が、合わせて４分の１以上にならない事を祈るばかりです。

果たして無事に可決となるかどうか、要注目です。

来期の再任を希望しました

＜４月理事会＞

管理会社的には、毎年毎年役員が全員入れ替わってくれた方が、都合の悪い事や面倒くさい事を後回しにできて都合が良いんだろうなぁ、くらいに今まで考えていたのですが、理事会の席で、管理会社の担当者の方から「引き続き来期もやって頂ける方はいらっしゃいませんか？」との話がありました。
全員入れ替わると、引き継ぎなどの面で、いろいろ問題が生じるとの事でした。

専門家の方に相談して以降、マンションに対する危機感がより高まっていた事もあり、自ら「やらせてください！」と手を挙げてしまいました。
酔狂な奴だなぁと思われたか、うるさい奴がまた１年やるのかと思われたか・・・。

なお、私以外にも、もうお一方、再任を希望された方がいらっしゃいました（マンション内コミュニティの充実をはかりたいようです）。

そんなわけで、ブログはまだまだ続きます・・・。

問題の先送り問題

（２月理事会）

●エアコン配管からの漏水
●共有部の電球の購入
●マンション総合保険の継続について　等々

・・・大したことない問題ってわけじゃ全然無いんだけど、どちらかというと日常的な小問題って感じの事が、理事会の中でけっこうあるんですよね。
あとは、突発的な事故（漏水とか故障とか）とか。
そういうので、月１回の理事会が時間をとられて、重要な問題の方がどんどん後回しになっちゃうって事がよくありますね。
だからって３時間も４時間も会議するわけにもいかないですしね。
どうやってそれを解決するかは、なかなか難しい問題です。
大規模修繕くらいビッグイベントだったら「委員会」を別に設けるとかって事はできるんでしょうけど。

『多選・長期政権』は良くない

『多選・長期政権』は良くない・・・つまり、管理組合の理事長を同じ人が長年やり続ける事の弊害については、8月19日及び8月21日のブログで触れました。

一昨日に引き続き、「アエラ」11月13日号の『資産価値アップダウン27項目調査』の一項目になっていましたので、紹介します。

「管理組合の理事長は同じ人が長年やり続けている」

結果は以下の通りです。
「値段を付ける際にプラスになる」・・・０
「値段には影響しないが比較的買い手が早く見つかりやすい」・・・１
「プラスにもマイナスにもなる」または無回答・・・３
「値段には影響しないが買い手を見つけるのに時間がかかりやすい」・・・３
「値段を付ける際にマイナスになる」・・・４

これはもうマイナス傾向であるという事がはっきり現れていると言って良さそうです。
基本的には、いくらその方が熱心であっても、特定の個人の頑張りで持っている状態は正常ではないと見るべきと思われます。

理事会の議事進行

11月5日付でも書きましたが、理事会を動かす上で、やはり司会者＝議長＝理事長の役割は大きいですね。

会議の進行一つで、参加者の充実感が違って来てしまうと思います。
普段会社で会議なんかほとんど無いので、今更な発見でした。

各役員に、「貴重な時間を割いて出て来てるのに、なんだか参加のし甲斐が無いなぁ」と思われるのは、後々マンション管理への関心を失わせる事にもなってしまうので、よろしくないですよね。

「発言の少ない人にもなるべく話を振る」という事と、「決定は採決で決める」という事は、やはり出席者の「参加感」を高める上でも有効なんじゃないかなぁ～？　と思いました。

「民主主義の学校」

ときどき、当ブログにコメントを頂いております「マンション管理士の散歩道」さんのインタビュー記事がありますので、ご紹介します。
「マンション管理士の散歩道」ブログ9月9日分（→こちらです）から、記事に飛んでください。
9月17日の当ブログにて、「ほんとにマンションは民主主義の学校だと思います。」というコメントを頂きましたが、その「民主主義の学校」という言葉の意味する所が、これを読むとよくわかります。

「『奥さんは所有者ではないから理事会には出られませんよ』とかいうふうな形式的なところで進めたら、管理組合の民主主義は育たないでしょう。」
・・・という一文が、印象に残りました。
どこかのサイトでは「区分所有者以外の人（家族も含めて）を理事会に出席させてはいけません」という内容の事がたしか載っていて、その時は「ふぅん、そんなものかなぁ？」と思っていました。
理事会や総会に出ても良い人いけない人というのは、いろいろ議論が分かれてくる所かもしれませんが、「民主主義」というキーワードで考えていくと、見えてくるものがありそうです。
私個人の実感では、家族を理事会活動に巻き込むのは悪い事ではないと思うし、その方が住民の総意をくみとって行く事にはつながりやすい気もします。
「民主主義は単なる多数決ではないんだという認識」「民主主義は自己確立と相手へのリスペクトがないとだめ」「皆が参画できる仕組みを作らなければならない。」等々、とても重要な示唆を含んでいる記事だと思います。

理事のきほん

マンションＮＰＯという団体では、「理事のきほん」という小冊子を発行していて、ホームページから注文ができます。

マンション管理や理事の役割等についてはさまざまな書籍が出ていますが、これは、初めて理事になる人向けに、理事会がやるべき事という視点から、重要な所をギュギュッと凝縮して、48ページの小冊子にしたものです（１冊税込300円）。

これだと短時間で読み切れますので、まずは重要事項や基本的な所を把握しておきたいとか、時間のあまり無い人とか、理事全員に配布して読んでもらうとか、そういった場合に便利かもしれません。

後半の「事例に学ぼう」では、築2年のマンションと、築36年のマンションでの実例2例が紹介されていて、管理組合活動を考える上で、とても参考になると思います。

（基本的という事では『マンション管理組合の理事になったとき最初に読む本』もオススメ。→参考ブログ）

会議は苦手（・・・とは言ってられません）

初めて「理事会」という会議に出たとき、自分はつくづく会議という物には向いていないなぁ、という感想を持ちました。
まぁ、会議らしい会議というわけではなかったのですが（管理会社がずっと喋りまくってた）、ただ理事長が親切に話を振ってでもしてくれない限り、これは何も話せないまま置いて行かれる可能性があるなぁ、と思いました。
私は、日頃仕事上で会議を行うという事がほとんどないので、余計にそういう場には慣れていないのです。
どうやって話の中に入り込んで行くか。
積極的な姿勢で行かない限り、自分の言いたいことや聞きたいことを伝える事すらままならない。
かといって、独善的になってもいけない。
なかなか難しい事が多いものです。
また、逆に、自分がもし司会役だったら、特定の人の発言に偏らないような配慮が必要になるなぁ、と思いました。

管理会社は理事会に出席するべきか（８）

私のマンションでは、管理会社の担当者の理事会出席が当然視されており、例えば担当者が急遽出席できなくなったとなれば、理事会開催が延期される事になると思われます（事実そういう事もあったようです）。
最初からそのような態勢で理事会が開催されていれば、それが習慣となり、当たり前のような雰囲気となってしまうのでしょう。

その「当たり前の雰囲気」をまず疑う事が大事なのではないかと思います。

他のマンションがどのようになっているかはわかりませんが、管理会社がいなければ理事会も開催できないという空気を一度作ってしまうと、理事会が管理会社に依存的になってしまうような空気が、自然にできあがってしまう気がします。

実際に、私のマンションではそういう空気になりつつある気がするのですが、だからと言って「次回は来なくていいよ」などといきなり言い出すのも、それはコミュニケーションのあり方としてどうだろう、とも思います。
緊張感のある関係は望ましいと思いますが、だからと言ってけんか腰になるのも考え物です。

さしあたって、管理会社の担当者が同席しない方が良い議案として考えられる事と言えば、管理委託費の見直し等が考えられますが、そこまでいかなくても、管理会社の業務に対する意見交換という事でも、同席を控えてもらう根拠にはなりそうな気がします。

今後の理事会の成り行きがどうなるかはわかりませんが、
●管理費支出について議論になった時
●担当者のスケジュール調整で出席できない役員が出た場合
などのような際に、管理会社担当者不在の理事会を提案してみるのも一考かもしれません。
まぁ、ちょっと提案するのに勇気が要りますが・・・。

また、議論の成り行きを冷静に見つめ、理事会全体（特に理事長さん）が管理会社に依存していないかをチェックする事も忘れずにいたいと思います。

管理会社は理事会に出席するべきか（７）

「理事会の運営」（「大阪市立住まい情報センター」サイト内）の中に、「理事会に管理会社の担当者は出席した方がいいか？」という項目があります。
詳細はサイトをご覧ください。

管理会社は理事会に出席するべきか（６）

「村井忠夫著『マンション管理組合の実務ノウハウ』日本実業出版社」

手元の書籍の中では、最も詳細に書かれています。
「管理会社の人が理事会に出る意味は、一種のオブザーバーとしての役割」であり、これが「理事会にとってかなり役に立つ場合がある」。
それは特に「年度替わりで理事会のメンバーが一新した時期」である。
ただし、「管理会社の人は理事会の決定に絶対に関係しないようにしなければならない」、それには「管理組合と管理会社との間の信頼関係が当然の前提」であるという事です。
また、「管理会社との委託関係を見直したい」「委託先の管理会社を変更したい」「修繕工事などの発注先を選ぶ場合に、その管理会社の工事部も選定先の候補に入っているようなとき」などのように、「議案によっては、管理会社の人がいると不都合な場合があります」。
さらに、アドバイスとして「管理会社の人も出席している理事会の様子は組合員全員に知らせたほうがいい。要はガラス張りで、理事会の取り組み方の情報を公開するという点に尽きる」という記載もあります。
かなり重要な指摘であると感じます。

管理会社は理事会に出席するべきか（５）

「ＮＰＯ集住センター監修『マンション管理組合の理事になったとき最初に読む本』主婦と生活社」

理事会の「参加者」の所で、「議事によっては管理会社の担当者や理事以外の区分所有者に参加してもらうのもよい」と記載されています。

管理会社は理事会に出席するべきか（４）

「福崎剛著『マンション管理費はここまで節約できる』文春文庫」

「ふだんから理事役員だけで集まって話す事が必要」だと記載されています。
「とくに分譲まもないマンションの場合、管理費の支出を抑えて修繕積立金を増やすことを考え」なければならず、「こうした話し合いは、管理会社の人間を交えてすることではありません」という事です。
「管理組合が主体」となって活動することが大事であり「理事会は居住者だけでやる」という見解のようであります。

管理会社は理事会に出席するべきか（３）

手元の書籍で、このテーマについて触れている物を、記したいと思います。

「廣田茂著『マンション管理はこうして見直しなさい』ダイヤモンド社」

直接的な記述箇所は、探した限りではありませんでしたが、「フロントマン（＝管理会社の社員）のチェックポイント」の中の「チェック項目」の中に、「理事会には必ず出席しているか」という項目があり、これは「YES」の方がポイントが高いようです。
理事会にとって管理会社の出席が必要という意味なのか、管理会社の態勢として理事会に出席する事が重要という事なのか、判断に迷う所ではありますが、基本的には出席の必要有りという解釈になるかと思われます。

管理会社は理事会に出席するべきか（２）

私のマンションの管理委託契約書を見ると、「事務管理業務」の中に「理事会支援業務」の項目があります。
その中に「理事会の開催、運営支援」として、以下の項目が挙げられていました。

一　甲（＝管理組合）の理事会の開催日程等の調整
二　甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三　甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
四　理事会議事録案の作成

理事会の日程を決める際に、どうして管理会社は「役員の方が出席できないのではいけませんから、申し訳ありませんが、次回は私の出席を見送らせて頂きます」とは言わないのだろうかと多少いらついたりもしたのですが、よく考えれば、契約がある以上は、管理会社の理事会出席が前提になっていると考えざるを得ないのかなとも思いました。
契約内容には、直接的に「理事会に出席する」とは書かれてはいないのですが、「理事会議事に係る助言」となれば当然に理事会出席という事になるのでしょうか？
いずれにしても「甲（＝管理組合）の求めに応じた」という但し書きがついているわけですから、その辺りの判断は管理組合側（理事会側）がする事だという事なのでしょう。
そういう意味でも、管理組合の自立加減が問われているとは言えそうです。
また、やむを得ず欠席せざるを得なかった役員に対し、次回はぜひ出席してもらえるような自主的な働きかけという事も、理事会は考えた方が良いのかもしれません。