管理会社は理事会に出席するべきか（１）

「管理会社は理事会に出席するべきか」

・・・などという事を疑問に思ったのは、理事会の最後に、次回理事会の日時を決めるのですが、その際に、管理会社の担当者のスケジュールが、「あー、この日は他のマンションの理事会が入ってるんですよねぇ」「あー、この日もダメなんですよねぇ」という感じで、なかなか合うところが無く、何だか管理会社の都合に、役員が振り回されているような印象を受けたからです。
実際、最終的に決定した日時では出席できない役員もいたのですが、管理会社の出席を優先させ、役員の方が出席できない事態を招いている事は、本末転倒であると言わざるを得ません。
たしかに、いくつも担当のマンションを抱えている管理会社からすれば、土日が集中的に日程がバッティングしてしまう事は、ある程度仕方がない事であるというのはわかります。
しかし、一部役員の都合を犠牲にしてまでも、管理会社の出席は、理事会にとって不可欠な事なのでしょうか？
管理組合と管理会社の契約内容によっては、各マンションで事情が異なる問題ではあるかもしれませんが、たしかに毎月の会計報告等は必要ではあるかもしれませんが、やむを得ない場合には、書類提出等をもって報告に代える、という手も可能なのではないでしょうか？
また、議題によっては、かえって管理会社が出席しない方が良い場合というのも、あるのではないでしょうか？

「危ない管理組合」

理事長を一人の人が長くやる事の弊害について調べていた中で、興味深いインタビュー記事（サイト）を見かけましたので、ご紹介します。
→「危ない管理組合」（日経ＢＰ社「マンション管理新時代」内）

マンション管理士の方が、管理組合の悪いパターンを、指摘しています。
一昨日のブログで少し触れた「『多選・長期政権』は良くない」というのが、最初に挙げられています。

役員の任期（再任）

では、役員の任期終了後の再任は、どうでしょうか？

私のマンションの規約では、「再任を妨げない」となっています。
まぁ、任期が１年ですから、もう１年くらいは、続投があっても問題は無いかな、とは感覚的には思います。
では、更に１年、また更に１年、となったらどうでしょうか？
熱意がある方がやってくれるのだから、ありがたい事であるのかもしれないですが・・・。

国土交通省の「標準管理規約」では、やはり「再任を妨げない」となっています。

一方、「全管連標準管理規約」では、少し違っていて、「連続３期以内を条件に再任を妨げない」となっています。
同規約では、任期は２年（毎年半数を改選）となっていますので、最長で６年までという事になります。

また、別のマンション管理士会では、任期２年で、連続２期以内という意見の所もあるようです。

さらに、手元の書籍では、理事長については「１期やったら次の期は別の人がやるべき」と書いてあるものもあります（「どんなに良い人でも弊害が生じやすい」との事です）。

再任が問題となるのは、ほとんどの場合、「理事長」だと思われます。
まぁ、実際やる気があってやるんだから、再任するとすれば、それはやっぱり「理事」ではなくて、「理事長」ですよね。

素人考えで言えば、一人の理事長が長くやる事の弊害と言えば、まずお金の不正という事が頭に浮かびます。
例えば、検索してみると、こんな事例が出てきました。
→「札幌市のマンションで前理事長が積立金を着服」（フィールズ共同公認会計士事務所「コラム」内）

また、
●業者とのなれ合いや癒着を生じやすい
●運営が独善的（独裁者的）になる
●何か事故等があった時に、他の人が何もわからない状態になってしまう
といった指摘もあります。

やる気のない人が理事長になるのも問題ですが、一人の人が長くやるのも、それはそれで問題がありそうですね。
大切なのは、住民一人一人が管理に関心を持つという事であって、特定の一人が頑張れば良いという問題では無いという事でしょう。

物事には、何でもプラス面とマイナス面があるものです。

昨日のブログでは、役員は任期２年で、毎年半数改選が理想的だと感じる、と書きましたが、この場合、任期１年で毎年全員改選という制度に比べると、住民全員に役員の順番が回って来るのが、遅くなってしまうという側面もあります（輪番制の場合）。
規約改正の場合、役員の数を増やす事も考えた方が良いのかもしれません。

役員の任期

管理組合の「役員の任期」というのは、どのくらいが良いのでしょうか？

国土交通省の「平成15年度マンション総合調査結果」によると、

１年：69.0%
２年：26.9%
３年：1.0%
４年以上：0.3%
特に定めはない：2.7%

という結果になっています。

また、「役員の改選時期」については、

全員同時期に改選：67.0%
半数ごとの改選：18.6%
その他：14.4%

という結果だそうです。

つまり、「１年ごとに、全員改選」というのが、大多数を占める、という事になります。

ちなみに、私のマンションも、同様に、１年任期で、全員同時に改選となっています。

では、おすすめの任期はというと、これは書籍、サイト等でちょっと調べた限りでは、「２年任期」で、「１年ごとに半数改選」をオススメする、という意見が圧倒的です。

国土交通省の「マンション管理標準指針」でも、「理事の改選は概ね半数ずつとし、任期は２年」というのを「望ましい対応」としています。

その理由としては、さまざまな意見を大まかにまとめると、
(1)業務の継続性（全員一度に交代すると、それまでの議論などの経緯がわからなくなる）
(2)その場合、年度途中の交代は望ましくないので、必然的に任期は２年
(3)理事会を理解するのに、１年では短い
(4)３～４年以上では、長すぎる（なり手が少なくなる）
といった所が挙げられています。

２年もやるのは嫌だという人は多いでしょうが、マンション管理組合の将来を考えると、やはり２年任期・１年ごと半数改選は理想的であると、私も思います。

役員がその都度全員入れ替わってしまいますと、極端な話、例えば、その年の役員がやる気満々で、さまざまな改革に手を付けたとして、翌年の役員が全員全くやる気が無かった場合、それまでの努力が完全にご破算になってしまう、という事もあり得ます。

１年任期・毎年全員改選というのが主流を占めているのは、早い話が、最初から管理会社（またはデベロッパー）がそういう規約を作っているからではないでしょうか。
管理会社の立場としては、毎年役員が全員入れ替わってくれた方が、理事会のイニシアチブを取りやすくなり、都合が良いと考えているのかもしれません。

知らされない不安

私が大学生の時の夏休みの話です。
私が所属していたサークルは、夏休みは全体の活動は無く、気の合った何人かが適宜集まっては、自主的に活動をしているような状況でした。
その中の、ある数人の一年生グループは、ひょんなことから、サークルの代表者（３年生）の悪口で盛り上がるようになり、そのうち、一人の男が「あいつだけは許せない」という怒りの気持ちに凝り固まってしまい、夏休みが明けて、最初の集まりの時に、その男は、怒りの表情で、いきなり代表者を殴りつけてしまったのです。
長期の休みでなければ、そこまで怒りが溜まって行くこともなかったのでしょうが、偏った少しの情報しかないまま、うつうつと長い時間を経過した挙げ句の悲劇でした。

マンション管理の本・冊子を、とりあえず、手当たり次第に４冊ほど購入したのですが、どの本にも必ず書いてあるのが、居住者間のコミュニケーションの重要性です。
そして、例として、広報紙の発行やイベントの開催を奨めています。
逆に、コミュニケーションを取る機会も無く、理事会で何が話し合われているのかよくわからないという状況が続きますと、情報が無いわけですから、疑心暗鬼になり、誤解を生む元になってしまう事と思われます。
そこへ、インターネットの掲示板のような不確実な情報が加わると、ますます話がややこしくなってしまいます。

現実に、私が購入したマンションは、最初の総会を経てから、不定期に、理事会の報告（ごく簡単なもの）と、ちょっとした注意事項が配布される以外は、特に情報らしい情報は入って来ず、また要望や意見を述べる場もありませんでした。
こういう状況は、一般住民にとって（特に、マンションの将来に不安を持つ、言い換えれば、ある意味「問題意識の高い」方々にとって）、ちょっとしたストレスと言って良いと思います。
理事会の役員は、そうした情報遮断状態とは逆の立場にいるので、意外に、そうした「不安」に鈍感な面があるのかもしれません（そうでない方も多いと思いますが）。

とにかく「情報公開」こそが、理事会運営の第一歩。
４冊読んだ、とりあえずの感想です。