広報紙での呼び掛け

昨年11月の理事会で、広報紙の発行を提案して以降、１～２ヶ月に１回のペースで広報紙の発行を行ってきましたが、今回、総会の約２週間ほど前に、発行＆配布しました。

内容は、総会へ向けての呼び掛け的なものを、中心に置きました。

(1)総会への出席の呼び掛け

●皆様お忙しいとは思いますが、できるだけ出席してください。
●疑問点等ありましたら、ぜひ総会の場で質問してください。
●せっかくの年１回の総会なので、有意義な場にしましょう。

・・・というのが、だいたいの主旨です。

(2)管理規約改訂案への理解の呼び掛け

今回は、（管理組合員総数及び議決権総数の）４分の３の同意を必要とする、規約改定案（役員数増員案）が出ていたので、改定の主旨と狙いを記載し、議案への理解を求めました。

●より多くの方々が経験し、参加して頂いた方が良い。
●これまで以上に、より多様な意見を反映させられる。
●今後の自治活動・理事会活動の上で、役員個々の負担を減らすことができる。

・・・といった事を記載しました。

(3)修繕積立金・管理費問題の説明

これは、総会の議案とは直接関係の無い話ですが、来期の理事会の大きな課題の一つという事で、取り上げました。

この問題を解決させたいが為に、もう１年役員をやろうと決めたようなものなので、広報紙に掲載する事で、少しでも住民の方々の理解を得られるようにしたいと考えました。

先日の、コンサルタントの方の助言を紹介する形で、以下のような内容を記載しました。
（風評の類との印象を持たれない為に、コンサルタントの方の実名・会社名も出しました。勿論、その方の了解も頂きました。）

●長期修繕計画の中の、機械式駐車場に関する部分に疑問がある（金額・耐用年数）。
●したがって、現計画上の修繕積立金収入では、将来的に修繕積立金が不足する可能性が高い。
●駐車料収入が「修繕積立金会計」ではなく、全額「管理費会計」に入っているが、今後の繰入先について検討する必要がある。
●今後の管理費支出と長期修繕計画について、見直しした方が良い。

当初は具体的な金額等、より詳細な内容を掲載しようと考えていたのですが、アドバイス頂いたコンサルタントの方に、

「ある程度大雑把な表現の方が無難ではないでしょうか。住民の意識には格差があり、無関心な方々に、プロセスを踏まず、いきなり結論に近いことをアナウンスすることは混乱を招く可能性があります。」

というアドバイスを頂き、よく考えた末に、問題の概略のみの記載に留める事にしました。

また「～な筈が無い」「明らかにおかしい」といった、断定的（ある意味挑発的）な表現も控え、極力冷静かつ客観的な表現を心がけました。

コンサルタントの方は、熱心に活動した役員の方が、結局マンションを売却し、引っ越しせざるを得ない状況に追い込まれたような事例を、実際にたくさん見てきた経験があるとの事で、そうした事態を、とても心配しておられました。

(4)その他

あとは、共有部のアフターサービス点検の終了報告など、管理組合ニュース的なものを掲載しました。

・・・そんなわけで、こういう広報的な事が、実際に管理に対する関心を持ってもらえる事につながっているのか、よくわかりませんが、とにかく総会には、できるだけ多くの方に参加してもらいたいと思いつつ、今号の広報紙を作成しました。

クリスマスツリー

先般取った、マンション住民アンケートで出た意見というのは、やはりなかなか厳しいものが多かったのですが、中に「これからの季節、エントランスにツリーを飾ったら楽しい」という意見があって、思わず微笑んでしまいました。
エントランスってけっこう無機質な感じが（ウチのマンションは）するので、ツリーなんか飾ってあったら、あったかみがあって良いと思うんですけどねぇ。
来年はぜひ検討していただきたいと私も思いました。

防災訓練

秋晴れのさわやかなお天気の中、マンションの防災訓練がありました。
地元の消防署の方の説明で、簡単な救命訓練と、消化器訓練を行いました。

もっと少ないかと思っていましたが、40人前後（推定）の人が参加しました。
100世帯で40人くらいだったら、まあ多い方なんでしょうかね？
世帯的には、たぶん15～6世帯くらいだったと思いましたが。

８月３日のブログでは、コミュニケーションを深める手段として、消防訓練が有効であるという趣旨の事が書いてあった書籍について触れましたが、さて、訓練で、我がマンションのコミュニケーションは少しは深まったのでしょうか？
まぁ、訓練それ自体に意味はあったという気はしますが、コミュニケーションを深める一手段としては、どうなんでしょうか。
顔を覚えられたって所までは行かないので、明確に効果があったと言えるかどうかは若干の疑問ありという感じはします。
次回以降は、地震対策等、互いの協力を必要とする訓練というのも、考えた方が良いのかもしれません。
ネットで調べてみたら、起震車を呼んで訓練をやったという所もあるみたいでしたが、そういうのは規模の大きい所なんですかね？
ちょっと楽しそうでいいなぁ、と思いましたが・・・。

ところで、これは余談ですが、知人で賃貸マンションの大家さんをやっている方がいるのですが、先日その方が住民に呼びかけて、マンションで防災訓練をやったんです。
ところが、当日はなんと一人も集まらず、仕方がないので、消防署の方と二人で訓練をしたという事です。
二人だけの防災訓練・・・。
その光景を想像すると、何だか微笑ましいというか、物寂しいというか・・・。

情報の公開・共有

前項の『理事のきほん』の中で紹介されている、マンション管理組合の実例については、ここで詳細に紹介することは避けますが、一読して、やはり「情報の公開」という事がすべての基本なんだな、という感想を持ちました。

理事会がその時に取り組んでいる事の理由、経緯、成果等が住民に伝えられる事により、その後の住民の合意形成を導く事へとつながっていく。

また、住民が持つ不満をオープンにして、全体で共有化する事が、問題とその解決策を住民全員が考える雰囲気作りになる。

こうした管理組合の実際の奮闘ぶりが、興味深く紹介されていて、一読するだけでもかなり参考になる事が多いと感じました。

そういえば、私のマンションの前回の総会でも、次のような要望が出ていました。
「理事会で広く住民の意見を集める事を検討して欲しい」
「理事会で意見を集めるだけではなく、住民が、他の人たちがどのような意見を持っているのかを聞く機会が欲しい」

こうした意見が出て来る事は、とても喜ばしい事です。
マンションの管理に関心のある人たちを、無関心にさせないためにも、理事会はやれる事をやった方が良いと思います。

何故３ヶ月も・・・

今日、郵便受けに、「総会の議事録」と「理事会の議事録」、それに「今期役員就任報告」が入っていました。
入っていたのはいいのですが、総会と役員決定は約３ヶ月前、理事会も約２ヶ月前の出来事です。
ちょっと時間かかり過ぎではないか？・・・と思ってしまいます。

実は、これは今回だけの事ではなく、ずいぶん前から、こんなペースで、議事録がある日ポッと入れられているのです。
何ヶ月かに１度、何回か分の議事録がまとめて入れられている、という感じなのです。

議事録は管理会社が作成していたようなのですが、受け取る方としては、何だか間の抜けた感じになってしまいます。
無いよりはまし、とも言えるかもしれませんが、ほぼリアルタイムで情報が伝わるのと、忘れた頃にようやく伝わるのとでは、受け取る方の印象はかなりの落差があるような気がします。
忘れた頃にようやく伝わる程度だと、何というか「特にご意見も無いとは思いますが、いちおうご連絡致しますので、目を通しといてくださいね」などと一方的に言われているような感じがしてしまいます。
早い話、ないがしろにされているという感じ。

特に、総会の議事録などは、出席したかったけど都合でどうしても出られなかったという人には、早く結果が知りたい所でしょうから、早めに動くことが求められると思います。

また、例えば、理事会の議論について、役員以外の住民が何か意見を言いたいと思ったとしても、何ヶ月も前の話だと、今はまた違う方向に議論が移っているかもしれないとか、すでに解決済みの話かもしれないとか思うと、意見を言う気がなくなってしまうでしょう。

管理会社の担当者も、いくつも仕事を抱えてタイヘンなのかもしれませんが、こういう事は、ちょっとした事かもしれないけれど、いい加減にすませて欲しくないと感じます。
案外こういう事も、管理への無関心を呼ぶ一因になるんじゃないかと思います。

ただ、管理会社が議事録を作成することの是非は、また別の問題です。
理事会が作成した方が良い場合もあるかとは思いますが、契約書上その辺りがどうなっているかを確認する必要がありそうです。

「築後１年以内のコミュニケーション」

「千代崎一夫著『マンション管理士が教えるだまされない鉄則100』(講談社)」を読んでいたら、ドキッとさせられる標題が出て来ました。

「新築マンションでもっとも大切なことは、築後１年以内のコミュニケーション。」

なぜドキッとしたかと言えば、築１年を少し超えた我がマンションのコミュニケーションは、お世辞にもちゃんと成立しているとは言い難いと思えるからです。
相変わらず、マンションの方のお名前もお顔もほとんどわかりませんし、おそらく他の方も同様な状態だと思います。
大仰なイベントなんかでなくても良いのですが、何か住民の方の「顔」がわかるような事があると良いと思えるのですが・・・。

ところで、何故「築後１年以内」なのかと言うと、上記書籍によれば、次のような事です。

通常「建物の構造にかかわる部分以外は２年間のアフターサービス（不具合を無償で補修工事してくれる）がついて」いる。
交渉が各「個人対デベロッパーという図式」にならないために、「管理組合は、専有部分と共有部分の区別なく、すべての不具合の情報を全員で共有できるようにしなければ」ならない。
そして「アフターサービス期間中に建物の不具合を徹底的に直させるには、マンション内にコミュニケーションができていることが大切」なのだというのです。

そういえば、入居後初の総会で、一部住戸に不具合があった事が発覚して、そんな事があったのかと驚かされた事がありましたが、いつまでも、情報伝達がその程度のままではまずいという事でしょう。
書籍では「独自に不具合のアンケートをとったり、情報交換の場を設ける必要がある」と書いてありますが、アフターサービスの問題に限らず、そうした場の設定が必要なのだと感じます。

掲示板の波紋

マンションに関する掲示板のサイトというのがあって、利用者はかなり多いと聞きます。
あるマンション建設の情報が流れると、そのマンションに関するスレッドが立ち上がり、そこで購入検討者の方々が情報交換のために掲示板を利用します。
完売してしまうと、そこから先は内容的には住民の情報交換の場へと変化して行くようです。
「購入検討者」の方々が、いろいろな情報を求めるのは当然なのですが、「住民」がお互いの情報交換のためにネットの掲示板を利用するというのは、考えてみるとやや奇妙な感じもします。
本来であれば、管理組合が発足すれば、その中でさまざまな事が議論され、また相談事があれば、理事会や管理会社に直接お伺いを立てる方が、問題の解決につながりやすいし、問題を公にする事も無くてすむと思うのですが、掲示板利用者にとっては、そうした事を考慮してもなお利用したい理由があるようです。
一つには、管理組合発足後も、情報が住民に充分に行き渡らず、情報や意見の交換の場もないため、掲示板を通じて情報・意見交換を行う事で、不安感を払拭したいという思いがあると思われます。
また、理事長に直接訴えるというのも、会いに行くにしろ、手紙や意見書等を出すにしろ、行動としては「重い」ため（相手の人となりもよくわからないので）、まずは手軽に、他の住民の意見を聞いてみたいという事もあるのでしょう（ある程度ご近所コミュニケーションが成立している状態であれば、数人で井戸端会議でお話し合いをしてみる、という事になるのでしょう）。
また、悩みが特定の住民に関する問題であった場合（隣がうるさい等）、匿名で相談できる掲示板は、格好のツールと言えるでしょう（もしかしたら、相手が掲示板を見て問題に気付いてくれるかもしれないという淡い期待もあるかもしれません）。
あるいは、そもそも理事会にも管理会社にも期待していないという人には、掲示板でうさを晴らすくらいしか、気持ちの持って行きようがないという事もあるかもしれません。

私個人は、ネットの掲示板というシステムは、あまり好きではないのですが、一定のニーズがある以上、掲示板そのものの是非を問うても仕方がないのでしょう。
ただ、利用する以上は、発言の内容や表現に充分気を遣ってもらいたいとは思います。
ご多分にもれず、私が居住するマンションもスレッドがあるのですが、掲示板上で論争が重なり、コミュニケーションをかえって阻害しかねない状態となった事があったようです。
例えば「管理会社に問題がある」という事が言いたいとして、発言者は冷静にその理由を書いてくれれば良いのですが、往々にして「まったく使えない人間ばっかりだよ、あの会社は。親会社から左遷された奴らの集まりなんじゃないの？」などといった表現をされる場合が多いのです。
そうなると、仮に主張そのものが正しいとしても、それに同意してくれる人はそう多くはないどころか、かえって反発を食う可能性が大ですから、問題解決にはマイナスにしかなりません。
仮に掲示板で論争にならなかったとしても、これは推測ですが、ネットの掲示板というのは、実際に投稿する人よりも、見ているだけの人の方が多いと思われますから、「まったく何言ってるんだか・・・」と思われて終わりという結果になってしまいます。
ネットやメールのやりとりというのは、ちょっとした言葉の行き違いで、思わぬ波紋を広げることが多いものです。
私自身も、過去に仲間内でメーリングリストをしていた事がありますが、当人には全く悪気は無かったのであろう「失礼な発言」が波紋を呼んで、亀裂が走り、メーリングリストそのものが消滅する結果となってしまいました。

管理組合がネットを活用してコミュニケーションの一助にするケースもこれからは増えるのかもしれませんが、これは断言しませんが、利用法としては、ホームページ上で連絡事項を伝達するくらいに留めておいた方が良いような気が、個人的にはします。
パソコンを持っていない人だってまだまだ多いでしょうしね。

とはいうものの・・・

昨日、居住者間のコミュニケーションの重要性に関する事を紹介しましたが、そういう私はといえば、正直なところ、他人とのコミュニケーションを取る事が、どちらかといえば、あまり得意な方ではありません。飲み会とか、嫌いだし。
近所づきあいらしい近所づきあいというものも、今まで体験した事がありません。

私が購入した本では、広報紙やホームページの活用と共に、「イベントも重要です」などと書かれています。
「夏祭り」「クリスマス会」「手作りの音楽会」「餅つき大会」・・・で「コミュニケーションを深めるといいでしょう」・・・だそうです。
まぁ、サラッとそんな事を書いてあったりするわけですが、では実際に今、ウチのマンションで「クリスマス会」を開催するとして、それに参加するか？　と言われたら、まず自分だったら、参加しないでしょうね。
集会室に、住人が集まって、みんな三角帽子かぶったりするんでしょうか？
それで、クリスマスソングを歌っちゃったり、クラッカー鳴らして、「ヒュー！」とか叫んで、無理矢理盛り上がったりするんでしょうかね？
・・・ああ、なんだか勝手な想像して、勝手に鳥肌が立ってきちゃいました・・・。

それはともかく、「具体的には、消防訓練が効果的です」というのが、なんだか納得がいく感じです。
ヘルメットかぶって、ホースで水撒いたりとかするんでしょうか？
マンションで消防訓練って、皆さん、やってるもんなんでしょうかね？
「法的には義務はない」そうですが。