総会報告

総会が無事終了しました。

今回は、議案の中に規約改定案があった事もあり（組合員総数及び議決権総数の４分の３の同意を必要とする）、管理人さんが、出欠票提出の呼び掛けの掲示をしてくださいました。

それも、総会の2週間くらい前と、3日くらい前の、2度にわたってです。
「現在何パーセント提出済です。締切日までの提出をお願い致します」という主旨の掲示でした。

さらに、これは未確認ですが、締切日を過ぎての未提出者には、おそらく個々の郵便ポストに、提出の呼び掛けの紙を投函してくださったのではないかと思います。
（昨年うっかり提出を忘れていたら、そういう主旨の紙が入っていた事がありました）

広報紙の配布が、それに加えてどれだけの効果があったかは不明ですが、こうしたマメな呼び掛けが功を奏したのか、最終的になかなかの出席率・提出率になったのではないかと思います。

実出席率（実際に総会に出た人）　約50％
委任状提出率　約5％
議決権行使書提出率　約33％

欠席率（出席も提出も無かった人）　約12％

さて、問題の規約改定案は、特に揉める事も無く、結局無事に可決・成立しました。

管理組合員総数の約85％
議決権総数の約97％
・・・の賛成を得る事ができました。

また、これ以外の議案も全て可決となりました。
熱心な発言者が多かったのと、管理会社の担当者の話が長かったのとで、結局トータルでちょうど２時間ほどかかりました。

他のマンションの事はよくわかりませんが、当マンションについては、今の所、住民の管理に対する関心は、なかなか高いのではないかと思えました。

ところで、広報紙に掲載した、管理費・修繕積立金・機械式駐車場収入の問題について、質問が出るのではないかと密かに予想していたのですが、それについての質問は出ませんでした。

ただ、お一方から、管理会社に支払う管理委託費が高いのではないかという発言はあったので、住民の方の関心を呼び起こす工夫を、引き続き行っていこうと、改めて思ったのでした。

広報紙での呼び掛け

昨年11月の理事会で、広報紙の発行を提案して以降、１～２ヶ月に１回のペースで広報紙の発行を行ってきましたが、今回、総会の約２週間ほど前に、発行＆配布しました。

内容は、総会へ向けての呼び掛け的なものを、中心に置きました。

(1)総会への出席の呼び掛け

●皆様お忙しいとは思いますが、できるだけ出席してください。
●疑問点等ありましたら、ぜひ総会の場で質問してください。
●せっかくの年１回の総会なので、有意義な場にしましょう。

・・・というのが、だいたいの主旨です。

(2)管理規約改訂案への理解の呼び掛け

今回は、（管理組合員総数及び議決権総数の）４分の３の同意を必要とする、規約改定案（役員数増員案）が出ていたので、改定の主旨と狙いを記載し、議案への理解を求めました。

●より多くの方々が経験し、参加して頂いた方が良い。
●これまで以上に、より多様な意見を反映させられる。
●今後の自治活動・理事会活動の上で、役員個々の負担を減らすことができる。

・・・といった事を記載しました。

(3)修繕積立金・管理費問題の説明

これは、総会の議案とは直接関係の無い話ですが、来期の理事会の大きな課題の一つという事で、取り上げました。

この問題を解決させたいが為に、もう１年役員をやろうと決めたようなものなので、広報紙に掲載する事で、少しでも住民の方々の理解を得られるようにしたいと考えました。

先日の、コンサルタントの方の助言を紹介する形で、以下のような内容を記載しました。
（風評の類との印象を持たれない為に、コンサルタントの方の実名・会社名も出しました。勿論、その方の了解も頂きました。）

●長期修繕計画の中の、機械式駐車場に関する部分に疑問がある（金額・耐用年数）。
●したがって、現計画上の修繕積立金収入では、将来的に修繕積立金が不足する可能性が高い。
●駐車料収入が「修繕積立金会計」ではなく、全額「管理費会計」に入っているが、今後の繰入先について検討する必要がある。
●今後の管理費支出と長期修繕計画について、見直しした方が良い。

当初は具体的な金額等、より詳細な内容を掲載しようと考えていたのですが、アドバイス頂いたコンサルタントの方に、

「ある程度大雑把な表現の方が無難ではないでしょうか。住民の意識には格差があり、無関心な方々に、プロセスを踏まず、いきなり結論に近いことをアナウンスすることは混乱を招く可能性があります。」

というアドバイスを頂き、よく考えた末に、問題の概略のみの記載に留める事にしました。

また「～な筈が無い」「明らかにおかしい」といった、断定的（ある意味挑発的）な表現も控え、極力冷静かつ客観的な表現を心がけました。

コンサルタントの方は、熱心に活動した役員の方が、結局マンションを売却し、引っ越しせざるを得ない状況に追い込まれたような事例を、実際にたくさん見てきた経験があるとの事で、そうした事態を、とても心配しておられました。

(4)その他

あとは、共有部のアフターサービス点検の終了報告など、管理組合ニュース的なものを掲載しました。

・・・そんなわけで、こういう広報的な事が、実際に管理に対する関心を持ってもらえる事につながっているのか、よくわかりませんが、とにかく総会には、できるだけ多くの方に参加してもらいたいと思いつつ、今号の広報紙を作成しました。