知人の勤め先の残業の計算が１分単位になりました。
それは、それで良い事なんですが、その１分単位に対応したタイムカード計算ソフトを導入した訳ではないらしく、
各部門長がガチャッと打刻された各人のタイムカードを指折り数えて、手計算で集計し、給与計算部門に連絡する。
という、恐ろしくアナログで、残業時間を計算するために残業時間が増えると言う、笑えない事象がおきているとの事。
んで、その会社は昭和６４年から時が止まったような中小企業なので、エクセルが得意な人も少なく、その知人もパソコンは苦手らしいです。
（注：僕もエクセルは苦手です。パワーポイントはもっと苦手です。イラストレータやフォトショップ、インデザインは使い慣れていますが。。。）
と言う事なので、僕が、Google先生に質問をしながら、簡単な入力作業で１分単位の残業や労働時間を計算できるタイムカード計算シートを作ってみました。
埋め込んだ計算式は、簡単な物ばかりなので、午前休や午後休、短時間休日出勤などの８時間以下の労働だと残業時間が正しく計算できないと言う欠点がありますが、そういうイレギュラー対応は個別対応をする必要があります。
画像１：全員の勤務時間集計一覧表のシート
↓
画像２：個別の勤務時間のタイムカードシート
↓
※黄色の部分が手入力可能な部分。
黄色以外は計算式が埋め込まれています。
１）画像１の「２０１４年７月」の部分を８月に変更すると、個別のタイムカードシートのB列とC列の日付と曜日が自動的にその月のカレンダーに変更されます。
日付の自動入力計算式
B8 =DATE(B2,D2-1,21)
その会社は給与計算期日の初日は毎月２１日となっています。
この会社の７月とは、６月２１日に始まり、７月２０日に終わります。
なので、B2で２０１４年を参照し、D2-1で７－１＝６月を定義して、初日の２１日を決定しています。
セルB８以降は上段＋１でコピペをして行きます。
２）曜日については、左のセルの日付に対応した曜日を自動的に表示させる関数を使いました。
c8 =TEXT(B8,"aaa")
このaaaをaaaaとすれば土曜日と表示させる事が出来ます。
３）労働時間については、５時間以上の労働で１時間の休憩が与えられます。
なので、if関数をつかって、「もし、退勤時間から出勤時間を引いた拘束時間が５時間以上あるなら１時間の休憩時間を引いた時間を労働時間として表示させる。拘束時間が５時間未満ならそのままの時間数を表示します。」という計算式を入れました。
f8 =IF(E8-D8>TIME(5,0,0),E8-D8-TIME(1,0,0),E8-D8)
前述しましたが、この計算式では、例えば、朝６時から午前１１時まで、食事休憩無しで働いても自動的に１時間の休憩時間が控除されてしまうので、ご注意下さい。
４）残業時間については、上記と同様にif文を使いました。
「もし、労働時間が８時間以上なら、労働時間から８時間を引いた時間を残業時間として表示します。労働時間が８時間未満なら０時間と表示します。」という計算式を入れました。
g8 =IF(F8>TIME(8,0,0),E8-D8-TIME(9,0,0),TIME(0,0,0))
５）出勤日数については、「出勤」のタイムカードの打刻がある日をカウントしました。
e3 =COUNTA(D8:D38)
６）合計労働時間や合計残業時間については、=sum() を使ってます。
もしかしたら、この会社の残業時間の計算は、
計算式Z⇒「残業時間＝一ヶ月間の合計労働時間ー（出勤日数×８時間）」
という、計算式を使っているかもしれません。
そうなると、半休などの場合、上記の計算式の場合残業時間が大幅に減ることになります。
ある日を４時間勤務で午後半休を使った場合、出勤日数は「１」とカウントされますが、４時間が足りない事になるので、他の日の残業時間４時間をつかって、穴埋めされてしまいます。
諸事情により、日曜日を８時間勤務で出社し、後日にその振替休として、火曜日に４時間勤務で午後半休、水曜日に４時間勤務で午後半休を取得した場合、
出勤日数は「３」で想定勤務時間は２４時間となりますが、実際の勤務時間は１６時間しかありません。
とうことは、８時間分の不足分を他の日の残業時間で穴埋めされる。というおかしな計算が計算式Zでは行われます。
とはいえ、その辺は、うまいことやっているのでしょう。
というわけで、タイムカード計算表をエクセルで作ってみました。の巻。
完
それは、それで良い事なんですが、その１分単位に対応したタイムカード計算ソフトを導入した訳ではないらしく、
各部門長がガチャッと打刻された各人のタイムカードを指折り数えて、手計算で集計し、給与計算部門に連絡する。
という、恐ろしくアナログで、残業時間を計算するために残業時間が増えると言う、笑えない事象がおきているとの事。
んで、その会社は昭和６４年から時が止まったような中小企業なので、エクセルが得意な人も少なく、その知人もパソコンは苦手らしいです。
（注：僕もエクセルは苦手です。パワーポイントはもっと苦手です。イラストレータやフォトショップ、インデザインは使い慣れていますが。。。）
と言う事なので、僕が、Google先生に質問をしながら、簡単な入力作業で１分単位の残業や労働時間を計算できるタイムカード計算シートを作ってみました。
埋め込んだ計算式は、簡単な物ばかりなので、午前休や午後休、短時間休日出勤などの８時間以下の労働だと残業時間が正しく計算できないと言う欠点がありますが、そういうイレギュラー対応は個別対応をする必要があります。
画像１：全員の勤務時間集計一覧表のシート
↓
画像２：個別の勤務時間のタイムカードシート
↓
※黄色の部分が手入力可能な部分。
黄色以外は計算式が埋め込まれています。
１）画像１の「２０１４年７月」の部分を８月に変更すると、個別のタイムカードシートのB列とC列の日付と曜日が自動的にその月のカレンダーに変更されます。
日付の自動入力計算式
B8 =DATE(B2,D2-1,21)
その会社は給与計算期日の初日は毎月２１日となっています。
この会社の７月とは、６月２１日に始まり、７月２０日に終わります。
なので、B2で２０１４年を参照し、D2-1で７－１＝６月を定義して、初日の２１日を決定しています。
セルB８以降は上段＋１でコピペをして行きます。
２）曜日については、左のセルの日付に対応した曜日を自動的に表示させる関数を使いました。
c8 =TEXT(B8,"aaa")
このaaaをaaaaとすれば土曜日と表示させる事が出来ます。
３）労働時間については、５時間以上の労働で１時間の休憩が与えられます。
なので、if関数をつかって、「もし、退勤時間から出勤時間を引いた拘束時間が５時間以上あるなら１時間の休憩時間を引いた時間を労働時間として表示させる。拘束時間が５時間未満ならそのままの時間数を表示します。」という計算式を入れました。
f8 =IF(E8-D8>TIME(5,0,0),E8-D8-TIME(1,0,0),E8-D8)
前述しましたが、この計算式では、例えば、朝６時から午前１１時まで、食事休憩無しで働いても自動的に１時間の休憩時間が控除されてしまうので、ご注意下さい。
４）残業時間については、上記と同様にif文を使いました。
「もし、労働時間が８時間以上なら、労働時間から８時間を引いた時間を残業時間として表示します。労働時間が８時間未満なら０時間と表示します。」という計算式を入れました。
g8 =IF(F8>TIME(8,0,0),E8-D8-TIME(9,0,0),TIME(0,0,0))
５）出勤日数については、「出勤」のタイムカードの打刻がある日をカウントしました。
e3 =COUNTA(D8:D38)
６）合計労働時間や合計残業時間については、=sum() を使ってます。
もしかしたら、この会社の残業時間の計算は、
計算式Z⇒「残業時間＝一ヶ月間の合計労働時間ー（出勤日数×８時間）」
という、計算式を使っているかもしれません。
そうなると、半休などの場合、上記の計算式の場合残業時間が大幅に減ることになります。
ある日を４時間勤務で午後半休を使った場合、出勤日数は「１」とカウントされますが、４時間が足りない事になるので、他の日の残業時間４時間をつかって、穴埋めされてしまいます。
諸事情により、日曜日を８時間勤務で出社し、後日にその振替休として、火曜日に４時間勤務で午後半休、水曜日に４時間勤務で午後半休を取得した場合、
出勤日数は「３」で想定勤務時間は２４時間となりますが、実際の勤務時間は１６時間しかありません。
とうことは、８時間分の不足分を他の日の残業時間で穴埋めされる。というおかしな計算が計算式Zでは行われます。
とはいえ、その辺は、うまいことやっているのでしょう。
というわけで、タイムカード計算表をエクセルで作ってみました。の巻。
完
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