昨日、いつもの方がＰＤＦファイルが正常に印刷できないとヘルプがかかった。見てみると、文書に追記されている注釈が全て印刷できない様である。私も直ぐには分からなかったので、そのファイルを転送して貰って、調べる事にした。
別の仕事をやっている間に、ヘルプの方が来て、先輩社員の方から同様な事が以前発生したので解決したとの事。私も実は、ヘルプの方が来た時には、既に問題は解決していたが・・・。
さて、これで終わりとしようと思ったが、気になり、色々ネットで調べてみるとどうもこの注釈機能は課題が多い。
本来印刷される文書とこれに追記された注釈が実は、文書の内容の一部になっている事である。つまりＰＤＦで言う所の文書＝印刷物の概念が崩れている事になる。注釈はあくまでも文書＝印刷物への注釈であり、その注釈が文書の一部となっているのなら、その注釈も文書でなければならないし、社内外でそのＰＤＦファイルを配布するのであれば、同じ問題が（つまり印刷方法を知らなければ、印刷不備の状況が発生）する事になる。
と言う事で、その方には文書の一部として、注釈機能を使うのはよいが、もし使用したら、再度印刷フォーマットで「文書＋注釈」で再度ＰＤＦ化してもらうように、作成部署に依頼する様にアドバイスしておいた。
もっとも、ＡｄｏｂｅのＡｃｒｏｂａｔ（Ｗｒｉｔｅｒ）を使うかフリーのソフトであればＰｒｉｍｏＰＤＦ（時代遅れ？（日本語教室）その２ PDFフリーソフトでも紹介）を使用する様に注釈とつけて・・・。
※当部署では、フリーのＰＤＦソフトとしては、クセロＰＤＦを推奨して使っていたが、このソフトでは、注釈を綺麗にＰＤＦ化できない為である。
何れにしても、このような事が、起きているとは知らなかった。従って、速攻で対応は出来なかったが、ユーザーは便利な機能があると使ってしまい、正しく使えばよいが、その使い方によっては、トラブルが発生する事になる。私が、知らなかっただけなのかもしれないが、一般的な使い方でなかったのは確かである。
Excel２０００のデータをPowerPoint２０００に貼り付けるとデータの一部が消えるで対応した場合とは異なり、この時はクリップボードの容量の問題であったので、使い方そのものには余り問題はないような気がするが・・・。
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