今日は、先週から社内で導入した新しいルールをご紹介させて頂きます。
「徹底」の時もそうでしたが、
社内のオペレーション業務を上手く仕組み化するには、
人によって解釈が変わってしまう言葉を出来るだけなくすことが、
第一歩なのはいうまでもありません。。。
今回、社内に導入したルールは下記になります。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
▼（お客さまと＆社員間の）時間の約束について
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（お客さまと＆社員間の）時間の約束について、
※１のような事態を防ぐため、一律下記のように設定いたします。
（１）約束時から納期が3営業日以内（あさってまでの約束）の場合
EX：（明日、あさって）●日の●時まで
⇒”時間”の設定まですることとし、その納期を守ること
（２）約束時から納期が4営業日以降の場合
EX:該当日の”15：00”までを納期とする
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
今回このルールを導入した理由は主に2つあります。
1つ目は、「●日中に納品」という案件があった場合、
何時までが常識的に許されるのか？ということです。
平均年齢24歳代という、良い意味でも悪い意味でもサークルのりが、
まだ残っている弊社の社員は、ほっておくと、
「24時までに納品すればよい」
と解釈するケースが多発していました。
ごく稀ではありますが、
「翌日の朝9時までであればギリギリセーフ」
と勝手に解釈する社員もいました。
そこで、時間を指定せず、「●日まで」とお約束した場合は、
基本的には、「15時」であると社内ルールを統一した次第です。
万が一、多少の不手際があったとしても、
これであれば、当日の18時までに（少なくとも一般的な営業時間内に）は、
納品できますから、この時間にしました。
2つ目の理由は、社内チェックのスケジュールを組みやすくするためです。
お客様に提出させていただく各種資料や提案書等は、
社内で上司等のダブルチェックを得るフローに当然しているわけですが、
まだまだ規模も小さい会社ですので、その上司に当たる社員が、
日中社内にいないことは普通であったりします。
そこで、例えば「金曜日」にクライアント提出の資料があった場合、
下記のような逆算したフローが組まなければなりません。
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
金曜日15時：社内決裁者の決済後、クライアント提出
金曜日 9時：最終版を担当が社内決裁者に提出
木曜日12時：社内決裁者が担当者にフィードバック
水曜日15時：担当者が社内決裁者に提出
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
担当者⇔社内決裁者のやり取りが1回でよい場合でも、
上記のようなやり取りになります。
ゴールであるクライアント提出の日次設定が、
15時なのか、18時なのか、24時なのか、
たった数時間の差でも、着手デッドラインは1日単位で変化してしまうわけです。
納期と案件の種類さえ分かれば、
全員が同じスケジュールを、思い浮かべることが出来るように、
というのが2つ目の理由です。
実は、3ヶ月ほど前から、コンサル的要素（オーダーメイド的要素）が
多分に盛り込まれた仕事を受注させて頂くことが増えてきたため、
今まではここまで厳密に社内で決めなくても起こらなかった小さなミスが、
頻繁に起こり始めたため、その対応の最初の一歩でもあったりします。
まだ先週から導入しばかりで、
「徹底して運用している」
とは言い難い状況ではございますが、
お客様各位いご指導いただきながら、やりきっていきたいと考えておりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。
「徹底」の時もそうでしたが、
社内のオペレーション業務を上手く仕組み化するには、
人によって解釈が変わってしまう言葉を出来るだけなくすことが、
第一歩なのはいうまでもありません。。。
今回、社内に導入したルールは下記になります。
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▼（お客さまと＆社員間の）時間の約束について
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（お客さまと＆社員間の）時間の約束について、
※１のような事態を防ぐため、一律下記のように設定いたします。
（１）約束時から納期が3営業日以内（あさってまでの約束）の場合
EX：（明日、あさって）●日の●時まで
⇒”時間”の設定まですることとし、その納期を守ること
（２）約束時から納期が4営業日以降の場合
EX:該当日の”15：00”までを納期とする
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今回このルールを導入した理由は主に2つあります。
1つ目は、「●日中に納品」という案件があった場合、
何時までが常識的に許されるのか？ということです。
平均年齢24歳代という、良い意味でも悪い意味でもサークルのりが、
まだ残っている弊社の社員は、ほっておくと、
「24時までに納品すればよい」
と解釈するケースが多発していました。
ごく稀ではありますが、
「翌日の朝9時までであればギリギリセーフ」
と勝手に解釈する社員もいました。
そこで、時間を指定せず、「●日まで」とお約束した場合は、
基本的には、「15時」であると社内ルールを統一した次第です。
万が一、多少の不手際があったとしても、
これであれば、当日の18時までに（少なくとも一般的な営業時間内に）は、
納品できますから、この時間にしました。
2つ目の理由は、社内チェックのスケジュールを組みやすくするためです。
お客様に提出させていただく各種資料や提案書等は、
社内で上司等のダブルチェックを得るフローに当然しているわけですが、
まだまだ規模も小さい会社ですので、その上司に当たる社員が、
日中社内にいないことは普通であったりします。
そこで、例えば「金曜日」にクライアント提出の資料があった場合、
下記のような逆算したフローが組まなければなりません。
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金曜日15時：社内決裁者の決済後、クライアント提出
金曜日 9時：最終版を担当が社内決裁者に提出
木曜日12時：社内決裁者が担当者にフィードバック
水曜日15時：担当者が社内決裁者に提出
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担当者⇔社内決裁者のやり取りが1回でよい場合でも、
上記のようなやり取りになります。
ゴールであるクライアント提出の日次設定が、
15時なのか、18時なのか、24時なのか、
たった数時間の差でも、着手デッドラインは1日単位で変化してしまうわけです。
納期と案件の種類さえ分かれば、
全員が同じスケジュールを、思い浮かべることが出来るように、
というのが2つ目の理由です。
実は、3ヶ月ほど前から、コンサル的要素（オーダーメイド的要素）が
多分に盛り込まれた仕事を受注させて頂くことが増えてきたため、
今まではここまで厳密に社内で決めなくても起こらなかった小さなミスが、
頻繁に起こり始めたため、その対応の最初の一歩でもあったりします。
まだ先週から導入しばかりで、
「徹底して運用している」
とは言い難い状況ではございますが、
お客様各位いご指導いただきながら、やりきっていきたいと考えておりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。
