「あいまいな言葉」を使わない

仕事をしている上で、特に情報システム関係の問い合わせを受ける上で、相手と話しがかみあわない場合が多々あります。

その原因はいくつか考えられますが、特に多いのが、「あいまいな言葉」を使っているため、相手と共通で認識できない、というのがあります。

なので、相手に物を伝えることで、特に重要なのが、「あいまいな言葉」を使わない、ということです。

実例をあげると、特によく聞くのが、

・いつもの
　　普段机を並べて同じ仕事をしているのでない限り、いつもの、といわれてもわかりません。

・普通に
　　普通の処理がどういう処理かを正確に理解できる人は皆無です。
　　⇒具体的に行ったことを順番どおりに言う。

・どうすればいい？
　　何をもって「いい」状態になるのか、の共通認識はないものと思ってください。
　　⇒「何がしたいか」を明確に伝えた状態で、どうすればその状態になるのか、を聞く。

・言われたとおりにやった
　　言った本人でない限り、「言われたとおり」というのがどういうことなのかはわかりません。
　　更にいえば、「言われたとおり」にやっていなかった例が、多々見受けられます。
　　⇒手順を正確に説明する。

・おかしい、うまくいかない
　　本来正しい状態がどういう状態かを伝えずに、おかしいといわれてもわかりません。
　　⇒本来正しい状態を説明する。また、口頭ではなくて、「おかしい」資料を用意し、印をつける。

・この前もらったやつ
　　⇒資料の名前を読み上げる。

・急ぎで、至急、大至急、なるべく早く
　　直属の指示者でない限り、人を急がせる権利はありません。
　　⇒「いつまで」かを名言し、「その理由・背景」も完結に伝える。


また、何気なく言っている言葉でも、正確な表現をしたほうがいいことがあります。

・今日、昨日、前日、今月、当月、前月、月末、月初
　⇒○年○月○日、などのように具体的な日付にする。

・全部
　⇒具体的な範囲を名言する。

・終日
　⇒具体的な時刻を名言する。

・締め切りは○○日
　⇒「日付が変わるまで」か「就業時間内」か「具体的な時間」まで決める。