ここ2年ほど,多忙な業務をこなすため業務効率化に腐心しておりますが,その工夫をブログに改めてまとめると:
1 まずは健康!
不健康だと効率上がらない。常に健康であることが大事。山口瞳『礼儀作法入門』にも,健康であることが礼儀作法の第一歩とあります。不健康だと風邪でドタキャンする,そういう不義理は無礼だと。
健康であるためには:
(1) 体重管理
BMI21を目指しています。痩せたら仕事の効率上がりますよ,とあるお客さん(パレオダイエットの一人者)に進められ,1年で10キロのダイエットに成功しました。まあ要するに炭水化物を食べ過ぎないことが大事。
40歳になって,1日三食炭水化物を食べているようでは…
中肉中背の人を見ると(背は関係ありませんが),(この人は業務効率化の点から)まだまだだな,と思ってしまう。。
(2) 適度な運動
言わずもがな。私は自転車通勤を2年弱,今は片道14キロ40分,1日で80分強,自転車に乗っています。
自転車通勤は一石五鳥。以下が得られます。
① 時間
山手線圏内はみんな自転車移動。タクシーや電車より早いことが多いです。
② 自由
通勤ラッシュが大嫌い。人生の目標の一つは,あのラッシュを利用しないという自由の獲得に向けられているといっても過言ではないかもしれません。
③ 爽快感
お金では買えません! ロードバイクの爽快感は,クロスバイクやママチャリとは異次元です。
④ 節約
自転車通勤すると,定期代とタクシー代が浮きます。
定期代ってだいたい年10万円,タクシーたくさん利用する人って,年間30万円とかしますよね? 夜終電に乗り損ねたりして…
年間で50万円程度の節約効果があります。
⑤ 健康
言わずもがな! 理想的な有酸素運動です。
あと,私の場合は,空手指導。金夜20時から
渋谷の道場で空手を教えています。
師匠である新極真世界チャンピオン塚本徳臣先生に教わった,ヨガというかインナーマッスルの使い方というか,普通の人がイメージする鈍臭いカラテとは異なった世界をご案内できます!
毎週ここで身体の内側から汗をかくのは,精神衛生にも非常にいいです。
(3) 食生活
朝飯を当然のように食べる。これって40歳過ぎると再考すべき。
Fit for lifeダイエットでは,朝はフルーツしか食べません。
朝は排泄の時間,と最近言われるようになりましたね。
私は,朝と昼に食べるときは,もずく,キムチ,サラダ,お味噌汁,ヨーグルトくらいですかね。冬はおでん(大根,蒟蒻,白滝などカロリーの低いものなど)も。
あとは,USから直輸入の,グルテンフリーのララバー。iherbから購入しています。
小腹が好いたときには,ナッツとクコの実とカカオニブを混ぜたものを。
あとは,常にサラダから食べて,その次に肉・魚,炭水化物は最後に食べるとか。よく噛むことも大事ですね。
健康診断では,自分の内臓(食道と胃と大腸)をライブで見せてくれる,
梶ヶ谷クリニックの羽生健先生に大変お世話になっております。
自分の内臓をライブで見ると,価値観が変わります。こんな愛おしいピンクの粘膜に無理させちゃいけない,よく噛んで食べよう,ジャンキーなものを食うのはやめよう,と思うようになります。
(4) 禁酒
私は月に1回程度,どうしても断れない,大事なお客さんと付き合うときしか,酒を飲まなくなりました。翌朝のパフォーマンスを落としたくないし,アルコールを呑むと,どうしても意志薄弱になり,ジャンキーなものを食べたりして,早起きできなくなったり,害が多い。
(5) 二次会には行かない
確かに2次会にはメリットがありますが,デメリットの方が大きい。時間と体力とお金の無駄。
二次会に行って仲良くなりたい人とは,朝食かランチを別途。
あとは,精神的な健康のために,最近座禅を始めました。1日数分,自転車で事務所に着いた後に,シャワー室(一月4000円で借りている)の外でヨガマットを敷いて。
座禅・瞑想・深呼吸をすると,精神にゆとりが出てきて,周りの人に優しくなれたり,非常にいい効果があります。息は吸うのではなく,吐くのが大事。長く吐くことで,精神にゆとりが出ます。空手の稽古にも役立つ。
2 早起き
夜はどうしてもネットサーフしちゃったり。
朝は,おしりが決まっているから,集中力も高い。
また,夜はジャンキーなものを食べながら…となりがちですが,朝にジャンキーなものを食べたいとは思いません。
集中力も健康も,という一石二鳥。
私は朝4時起きです。
自転車通勤をしながら,黎明の浩然の気(明け方の,大地が目覚めるときの澄んだ空気)を吸うのは,精神衛生に誠によろしいです。
なお,夜に食べると早起きは難しくなります。夜20時以降は何も食べないと,早起きがしやすくなります。その意味でも禁酒はお勧めです。
3 細切れの時間を使う
喫茶店に入って仕事したり,移動中にドキュメントをみたり。待ち合わせには必ず本屋を使う。
携帯するカバンには,常にPENDINGのドキュメントを10個くらい携帯しています。
そして,いつでもどこでも集中できるように,持ち歩く全てのカバンに,耳栓(+筆記用具)を入れています。
喫茶店だと,投下資本を回収しようと思い(=数百円のコーヒー代の元を取ろうと思い),また,ネットサーフとかしなくなるので,集中力が上がったりします。
4 二度手間しない
忘れたものを思い出す時間とエネルギーを省く。
1日1分,探し物をすれば,一年で360分は6時間。半日ですよ。
メール,書類,名刺…これらを,1日2分探せば,一年で12時間,丸一日。いかに我々は無駄な探し物をしているか。
あとは,デスクを綺麗にすること。目の前には,その案件のファイル・情報しかないようにする。鉛筆一本散らかっていないようにする。デスク整理の工夫:
(1) 付箋は基本的に貼らない
べたべた張ると汚くなる。TO DOは,イントラネットのスケジューラーに書き込む
(2) 付箋は,机上でも机中でもなく,机の下に特注品を
机上に置くと,どこへ行ったか分からなくなる。机(引き出し)の中に置くと,引き出しの開閉時間がロスとなる。特別(たしか住友スリーエム)の付箋を,机の下に張ると,左手一本で取れ,かつ,机上が汚くならない。
(3) 大きなモニターを二つ並べる
デュアルモニターは基本。モニター画面は脳と同じ。整理すると脳もすっきりする。
モニター上にはアイコンをたくさん置かない。私は3-4個だけに整理しています。
また,すべてのフォルダも,整理して,一つのフォルダに,書類が10個以上入らないようにする(10個以上になると,サブフォルダを作成する)。これにより,スクロールして書類を捜す手間が省ける。
(4) 使う頻度により置く場所を分ける
手が届くところ(数十センチ以内)には,一週間以内に使うモノを。
一歩動けば取れるところ(1メートル以内)には,1か月以内に使うモノを。
それ以外のものは,倉庫に入れるか,2メートル以上離れたところに置く。
つまり,手の届くところに,普段使わないものを置かないようにする。
(5) 電話はヘッドフォン
両耳につける,マイクつき。電話しながら両手を動かせるように。
(6) メールで探せる書類はどんどん捨てる
ファイルする時間を極力省く。
メールや書類や名刺は,捜す時間を極小化する:
(1) メール
最近検索機能が発達しています。私は案件ごとにフォルダを作って自動仕分けをしています。これにより,すべてのメールが自動仕分けされるので,受信トレイが常に空になっているので,受信トレイのメールを目にすることにより気が散るということがなくなります。
「視界に入る情報量を減らすこと」が業務効率化のためには大事。受信トレイのメールを漫然と見るだけで,気が散り,無意識的に集中力は殺がれているのです。
(2) 書類
ファイル名を示すテプラを5色くらいに色分けして,一見して何に関するファイルか分かるようにしています。これによりファイルを探す時間を短縮します。例えば:
ピンクファイル
白:事務所案件
黄:個人事件
緑:顧問先
その他の色のファイルで,テプラが
赤:海外法務
青:委員会その他公職活動
緑:PRIVATE
黄:IPBA(環太平洋法曹協会)
(3) 名刺
CAMCARDに尽きる。検索機能があるし,会った人に30秒後にメールが送れたり。
パソコンでログインすれば,瞬時に同期してエクセル化してくれるし。
ただ,最近,EVERNOTEの名刺認識機能が優れているという情報もあり,興味を抱いているところです。
その他,思い立ったこと,忘れそうなことは,携帯するiPhoneに即座にSiriでリマインダー入力。センターボタン長押しして「今日15時に○氏にメールするとリマインダー」と喋るだけで,午後3時に「○氏にメール」とリマインダーしてくれます。
また,Siri機能でいえば,妻との関係を妻と登録しておけば(自分の情報のところに,自分との関係ってところで,妻の名前を妻と登録する),「妻とFacetime」「妻にメール」と喋るだけで,妻とfacetimeやメールが即座にできます。
5 他人を巻き込む/他人の力を借りる
添付ファイル付きのメールは担当秘書に印刷してもらったり。
POSITIVE FEEDBACK(お礼,褒めること)を,1日10回は心がけたり。
また,メールは即レスすることで,相手方の意識を高め,高いモメンタムを維持するのにも役立つ。受信したら「受信しました」程度でもいいから即レスすることにより,お互いの関係がよくなります。
メンターリストを作成して,常に自分を定点観測し,反省に繋げ,向上の糧とする。
人間は,どうしても,同姓,同世代,同業種と固まりがち。
異性,異世代,異業種の人とこそ積極的に交わり,客観的な意見を求めるように。
自分より20歳上,10歳上,5歳上,同世代,5歳下の人で,それぞれ2-3人ずつのメンターを持ち,定期的に(一年に一度など),ランチなどで教えを請う。
私は人に会うたびに「何か業務効率化の工夫ありませんか」と訊いています。特に若い世代からITの使い方などを教わることが多いです。
以上,業務効率化の工夫を以下5つにまとめました。
1 健康
2 早起き
3 細切れの時間を使う
4 二度手間しない
5 他人の力を借りる
みなさまも,これというお勧めの工夫があれば,是非ご教示ください。
最近よく使うiPhoneのSiri機能はどこにも分類できませんでしたが,こちらの詳細はまたおって!