中小企業へのアドバイス（３）：情報の可視化・共有化に向けたステップ

情報の可視化・共有化を進める為に、大まかには下記のステップを踏む必要がある。
①可視化・共有化すべき情報の項目確認
②情報の内容（状況）によって取るべきアクションを策定
③情報の存在場所（システムなど）の確認
④適切な情報がない場合の対策検討と実現
これらの実施方法に、コンサルタントの力量が問われる。

①可視化・共有化すべき情報の項目確認：
会社の経営状況を知るために、どんな情報を確認すべきかを判っていないと、円滑な経営を行う事は不可能である。判っていないと、行き当たりばったりや経営者の思いつきで部下に情報の提供を求め、そしてその指示を受けた部下は何時も右往左往することになってしまう。それで、コンサルタントの立場で云うと、可視化・共有化すべき情報を経営者及び従業員に知ってもらう（理解してもらう）事がマズ最初に行う重要な仕事になる。

そして次に行う事が、②情報の内容（状況）によって取るべきアクションを策定することにある。しかしこれが結構大変なのである。ルーチンワークに慣れしたんだ社員にとって、情報から見える課題に気がつかないことが多い。また仮題に気がついたとしても、中々その改善策を考え付くことができず、当然回線策を施すことは大変なエネルギーを要する作業である。

そこで、ある程度頻繁に発生しうる問題・課題を”仮説”として想定し、その仮説が実際に起こった場合に取るべきアクションを考えるのである。それをルーチンワークとして取り入れることからはじめる。そしてある程度の経験とルーチンワークの幅を広げることで、自分で考える力をつけてもらう。そして非ルーチンワークについても自分で考えてもらうように仕向けていく。これを実現するには、辛抱と努力が管理者及び経営者に求められる。

可視化・共有化したい情報が整理できれば、次は”③情報の存在場所（システム）の確認”を行う。それぞれの情報がどのシステムでどんな形で存在しているのかを、一つ一つ確認する。そしてその情報をタイムリーに引き出せるのかどうか、情報の正確さ（精度）はどうか、なども確認する。

これをすることで、業務のあり方やシステムの問題が浮き彫りになる。必要とするデータがシステムに存在せずにExcelなどのファイルに存在したり、データは存在するが、タイムリー性に問題があったり、またはその精度に問題があったりすることが多々ある。その為、これら問題を解決する為にITシステムの新規構築や改善が必要になる。新しいITシステムの導入に費用などの障害がある場合、その代替案も考える必要がる。情報の精度が低い場合は、その低いなりでの情報の開示と活用方法を考える。データがExcelなどの記録されている場合は、MS-Accessなどの上手に活用して集計処理を行ったりなど、臨機応変な対応が求められる。

そして、この新しいITシステムのデザイン力も、コンサルタントの知識・力量に左右される。