実地棚卸のポイント

今回は、在庫の棚卸について書いてみたいと思います。


＜実地棚卸とは？＞
実地棚卸とは、在庫の数をカウントして数量を把握することです。
と、一言で書くと簡単な手続のようですが、実際には難しい問題がたくさん潜んでいます。

＜実地棚卸の問題＞
最も大きな問題は、在庫の数が多いということです。
全ての在庫の種類、数を過不足なく把握するということは案外大変なのです。
ちょっとした会社でも、在庫の数は数千、場合によっては数万といった数に上ります。
これを全てカウントするには多くの人力が必要です。

よくあることですが、実地棚卸の趣旨や重要性が、理解されていないと正確な在庫の把握はかなり難しくなってしまいます。
得てして、実地棚卸は、夜遅く作業を行ったり、工場の運転を止めたりして行うため、無駄な作業をしていると思われがちです。
そのような会社の棚卸の立会に行くと、大体実地棚卸の結果がボロボロです。
下手をすると一区画ゴソっと数え漏れをしていたり、ワンフロアー分ダブルカウントしていたりと、ひどい結果であることがよく（？）あります。
期末の在庫が大きく間違ってしまうと、利益が大きく動いてしまう可能性があるので要注意です。
（在庫の数え漏れ→利益の減少、在庫のダブルカウント→利益の増加。なぜなら、在庫の減少→売上原価の増加→費用の増加、在庫の増加→売上原価の減少→費用の減少だからです。）


＜正確に棚卸を実施するための方法＞
ポイントだけを書くと
①棚札（タグと言ったりもします）を使う方法が良いとされています。
②棚札は連番管理します。
③棚札は2枚複写で使用します。
④棚札は１アイテムごとに使用し、複数のアイテムを一つの棚札に記載しないようにします。
⑤書き間違ったら、大きく×印をつけて新しい棚札を使用する（訂正はしない）。
⑥全ての在庫に棚札が貼付されていることを確認した後、複写の１枚をはがして回収する。
⑦未使用の棚札も回収し、全ての棚札が回収されたことを連番ごとに並べなおして確認する（タグコントロールと言ったりもします）。
⑧帳簿在庫（理論在庫）と実際在庫を比較し、差異の原因を調査します（この際、現物に貼付された棚札を確認したりします）。
⑨現物に貼付された棚札の複写は、差異調査が終了するまで貼付しておきます。

このポイントをふまえて実地棚卸を行えば、正確な棚卸へかなり近づくことでしょう。

ちょっと解説しますと
①この他、リスト棚卸と呼ばれる方法があります。あらかじめ帳簿上の数量が記載してあるリストをプリントアウトして数をチェックする方法です。棚札を使う方法に比べると正確性に劣ります。
②連番管理とは、棚札に001,002,003・・・と1枚1枚異なる番号を振っておく方法です。回収した棚札を順番に並べると、回収漏れがないかすぐに分かります。
④棚札はたくさん用意しておきましょう。棚札の記入・チェックと2人で行うとより正確にカウントができます。
⑨差異調査が終わったら回収するのを忘れないようにしましょう。次回の棚卸の時に残っていると混乱の元です。

＜良くある差異原因＞
似たような在庫があると間違えやすいです。色違いのものなど。
在庫の場所が固定されていないと間違いが増えます。まあ、固定化できない場合も多いようですが。
在庫の保管状況が悪いと間違いが増えます。整理整頓が重要です。



------------------
棚札には、次のようなことを記載します。

連番、ロケーション（在庫場所や棚番号）、品名、数量、場合によって品質、滞留状況を記載することもあります。