5月23日より，MSは，Ofiice文書をインターネット上のサーバに格納する無償サービス「Microsoft Office Live Workspace」の試験運用（ベータテスト）を開始し，一般公開した．
WaterMindでは，今回，実際にこのサービスを試用してみたところ，今後，PCのフォルダに取って代わる，Office文書の標準格納スペースとなりうるであろう重要なサービスであることが確認できた．今回は，このサービスをレポートする．ただし，ベータテスト中であるため，今後仕様変更があり得ることはご了承いただきたい．
まずこのサービスの概要を，以下にまとめてみる．
★基本的な機能
- 文書ファイルをインターネット上のサーバ（Workspace）に格納できる
- 容量：500MB．有償で容量拡張が可能になる予定
- 格納できる文書は，Ofｆice文書はもちろん，それ以外のファイルも可能
- アップロードできる1ファイルのサイズは，30MBまで．（プレスリリースでは25MB）
- ウイルスチェック機能あり
- 使用するためには，Hotmailアドレス等の Windows Live ID を取得し，それを用いてサインインする必要がある．ちなみに，Windows Live ID は，プロバイダ提供のメールアドレスを元に，新規作成することも可能．また複数のWindows Live ID をリンクID機能により，まとめることも可能．
- ワークスペースや文書に，注意書きや作業指示としてコメントを付加できる．コメントは，一つの対象に対して，共有者全員で，いくつもつけることができる．
★ワークスペース
- ワークスペースは，インターネット上に存在する一種のフォルダ．複数作成可能．ただし通常のフォルダと違い，ワークスペース内にサブ・ワークスペースは作成できない．
- 典型的な新規ワークスペースを作成するための，テンプレートを用意．テンプレートを使用してワークスペースを作成した場合，そのワークスペース内に，必要と思われるすべての文書が自動生成される．
★作成・編集機能
- 文書の変更履歴を自動保存するため，編集内容を保存した後も，編集前の状態に復元できる（バージョン管理機能，「リスト」を除く）
- Web文書を直接作成可能（メモ機能）
- 簡易的なデータベース・テーブル（表）を直接作成可能（リスト機能）
★操作性
- 基本的操作画面は，Webページを用いるため，ソフトのインストールは不要
- ドラッグアンドドロップで，複数文書のアップロードが可能（ActiveXのインストールが必要）
- 文書のワークスペース間移動も，ドラッグアンドドロップで可能．ドラッグアンドドロップによるコピーは現在不可．
★Office連携機能
- ワークスペース内文書一覧ページから，直接WORD，EXCEL等で開くことができる（Office XP・2003・2007，ダウンロードも可能）
- WORD，EXCEL等から直接ワークスペースに保存できる（Office XP・2003・2007）
- リストをOutlookにエクスポート（リンク？）できる（Office 2003・2007）
- リストをExcelにエクスポートできる(Office 2003・2007）
★閲覧性
- Officeソフトがインストールされていなくても，Office文書をプレビューできる．ただし，複雑な文書や表では，レイアウト等が崩れる．
- PDFや一部画像ファイルに対しても，プレビュー可能
- 文書所有者だけでなく，共有者もプレビュー可能
★共有機能概要
- 共有には，画面共有・文書共有・ワークスペース共有がある
- 共有は，共有招待状メールを共有したいユーザに送信して行う
- ワークスペース毎に，共有者による操作を含む操作履歴が残り，履歴はメールで通知される
★ユーザ権限
- 所有者：文書作成者．全権限を持つ．
- 編集者：文書を編集することのできる共有者．共有開始・解除の操作は不可．
- 校閲者：文書を閲覧することと，コメントを付加することのみができる共有者．
★画面共有（Microsoft SharedView）
- 画面共有は，複数のユーザが同時に，一つの画面を遠隔操作する機能
- 画面共有のためには，Microsoft SharedViewをインストールする必要がある
- デスクトップ全体，または起動しているソフトの画面のみを，共有操作可能
- 資料配布機能やチャット機能あり
★文書共有
- ワークスペース「ドキュメント」内の文書のみ，文書単位で共有可能
★ワークスペース共有
- ワークスペース単位での共有設定が可能
- ワークスペース共有設定すれば，そのワークスペース内のすべての文書が共有される
Office Live Workspaceは，インターネット上の共有フォルダ（FTPやWebDAVフォルダ）による文書ファイル共有方法と比較して，次の点が優れている．
- 基本的に無償である
- ワークスペースの改変記録が残るため，共有者による文書改変を把握しやすい
- 共有者の権限を分けることにより，間違って文書が削除したり，文書内容が改変されるリスクを抑えることができる．
- バージョン管理機能により，文書の古いバージョンを残す必要が基本的にない
- Office系ソフトとの統合により，通常のフォルダに近い感覚で，文書を開いたり保存できる
- コメントやメモにより，共有者間，作業指示者・作業者間でコミュニケーションが取りやすい（メールによる，作業指示よりよいかな？）
- プレビュー機能により，どこのPCでも文書閲覧可能（将来的には，携帯端末にも対応しほしい）
- 文書のプレビュー表示が可能
逆に劣っている点としては
- Live IDでサインインする必要がある．サインイン後も，セキュリティ保護のため，パスワードの再入力を要求されることもある．
- ファイルサイズに制限がある
- 通信速度が，FTPフォルダと比較して遅い
- FTPフォルダのアイコン（ネットワークプレイス）を使用した場合に比較すると，操作感覚がフォルダ的ではない．
- ワークスペースを階層化できない．Googleドキュメントのように，タグ付けによる分類もできない．
をあげることができる．最後のワークスペース分類問題に関しては，ワークスペース名を命名する時に，階層的な名前付け（例えば「共有者名：プロジェクト１：タスク１」）を行えば，ある程度は対処できるかもしれないが，根本的な解決とはならないのは明らかだ．
いずれにしても，本サービスは，いままでにMSから提供された無償の Live系サービスの中でも，最も完成度と実用性の高いサービスといっても過言ではない．このサービスを利用すれば，Office文書のメール添付における様々な問題点を，かなり解決できるはずだ．ただし，このサービスのセキュリティ面や信頼性については，まだ未知数であるため，機密扱いのOffice文書等の保存については，十分に注意していただきたい．それと，全く不思議なことが一つ…
このサービスには（今のところ），検索機能がない！
（googleが作っていれば，つけていただろうなぁ）
参考リンク：