仕事でパワーポイントを使うということ、その目的は、何らかの資料をつくって相手に示し、
何かを理解してもらうこと、あるいは、何かをアピールすることなどであると思います。
その性質をかんがみると、その作業の際に大事なことは、私は、
・必要なときまでに作成すること
・相手の興味を引き、わかりやすいものにすること
であると考えております。
必要なときに使用できなかった資料、イコールもう使うことのない資料は、
それがどんなに時間をかけてつくった内容的にすばらしい資料であっても、ただのゴミであります。
納期を守らなかったことにより残るのは、期限を守ることのできない人なんだという周囲の印象と、
その作業に費やした時間でできるはずだった手つかずのほかの仕事という、
仕事をするに当たってマイナスのことのみなのです。
特に悪い印象というのは、以後の影響が大きく、そのイメージを覆すのが困難であるため、
極めて大きなマイナスになります。
あるいは、すばらしい資料をつくり上げたという満足感が残るかもしれませんが、
相手を満足させることができなかったという事実がある以上、それは単なる自己満足でしかありません。
このようなことから、資料をつくるということにおいては、納期を守ることが最も重要であると考えられます。
ただし、特に他者からの依頼で作成する資料の場合には、ただ納期を守ればいいというわけではなく、
依頼者の作業時間を考慮に入れるべきであり、可能な限り早く納品すべきです。
しかし、ただ早くつくっただけの資料では、その作成の目的を達成することはできません。
例えば、ただ無機質に同じ大きさ、フォントの文字が並んだだけの資料と、
大事なところはしっかり強調し、デザインも考えられた資料とでは、どちらが人目を引き、わかりやすいでしょうか？
もちろん、ごてごて飾り立てすぎて内容が伝わらないのもよくないですが、
シンプルすぎるものも、相手に与える印象やわかりやすさを考えればよくないことは明白でしょう。
せっかくつくっても、相手にこちらの意図が伝わらなければ、間に合わなかった資料同様、
無駄なものとなるのです。
時間をかけたからすばらしい、こんなに時間をかけて頑張った自分はすごいというわけではないというのが、
締め切りを守る、相手に内容をうまく伝えるという性質から共通して言えることです。
ところが、内容やデザインを吟味すればするほど時間がかかります。
この相反する事実をどう両立させたらよいでしょうか？
ここでは、時間をかけずともそれなりの資料をつくるという観点で、
デザインもパワーポイントもちゃんと勉強したことのない者がたどり着いた、
パワーポイントを用いて時間をかけずに資料をつくる方法を記載していこうかと思います。
