ワークフローについて考える

最近、仕事でワークフロー的な業務フローを考えたり、また自身の会社の見積業務のワークフローに立腹する機会が多くて、ワークフロー製品の問題点を考えてみました。

まず、市販の電子ワークフロー製品ですが、「チームでの仕事」に対応できる製品が少ない。
日本の組織はあくまでも「役職」や「職位」、「所属」に権限がついてくるのであって個人に権限がつくのではありません。

だから、例えば総務部の主任のＢさんが起案した案件について、途中からやはり総務部の主任であるＣさんが引き継いで修正案を起こすなんてことは日常茶飯事に行われるのです。
たとえば、Ｂ主任の申請をＡ課長が差し戻し場合、Ｂ主任が訂正して再提出できるのはもちろんですが、代わってＣ主任が訂正して再提出できるというフローも必要になります。
もちろん、案件の種類によっては本人のみしか参照できないようなフローも必要ではあります。（例えば、個人の身上変更とか）

また、過去の申請案件についても本人のとその上司が参照できるのは当然ですが、同じ部署の別の担当者が参照できないと不都合な場合は多く存在します。
例えば担当交代とか、人事異動とか。

また、申請の次の承認についても複数の承認者を認めて、且つ、エスカレーションしての承認なども必要になる場面が多いものです。
（部長がいいと言ったら、課長がなんと言おうがいいんだ！ってな具合に。）

しかしながら、この手のワークフロー製品は「個人」に権限がついてしまう。
作成者のミスを、承認者が手直ししてから「承認」なんてことすら出来ない製品は多いのです。


さて、弊社の見積ワークフローですが、毎回、私は憤死しそうになります。
まあ、わたしの凡ミスが多いのが悪いのですが、「どうでもええやろ、そんなこと」というような理由でばかり「差し戻し」されてきます。

「ｘｘは内規の○○に従っていない。」だとか、「ここと、ここの金額が転記ミス」だとか。（まるめの位置関係で数円の差が出る）

私が申請して、課長が承認して、部長が凡ミスを発見すると、課長を経由して戻ってきますが、課長は訂正して再提出することが出来ません。

って、ミスしなけりゃいいんですがね。

でも、そんなこんなばかりで、だれも見積の内容が適正かという議論をしてくれない。（ためしにゼロ一個余分につけてみようかと思う。さすがにそれは気づくかな？でも、5割増くらいだと気づかないかも）

ここで、提案です。

確かに、毎度毎度、すぐに変わる内規に照らし合わせて、システムにチェックロジックを付け加えるのはアホなので、規則に照らして入力ミスがないかをチェックする「事務確認」のフローを申請と承認の間に設けてはもらえまいか？
で、ここはそれ専用の事務係（職位が高い必要なし）がマニュアルと照らし合わせて確認すると、次の審査に進むというふう。
そうすれば、高給取りの課長や部長様に誤字脱字じみたチェックをしてもらわずに、「この見積内容は妥当なのか」という本来の審査に専念してもらえると思うんですが・・・・・


しかし、そもそも課長は「この案件はこいつなら妥当な見積を出すだろう」という予定調和のもとに見積依頼を割り振っているのが殆どだから、そうなると「目をつぶって審査」のセカイになりそうだな。

部長の存在は意義が危うくなるかもしれない・・・・
（本当は、しくじった時に責任取るための人なんだけどね。）