無償のOffice文書格納スペース：「Office Live Workspace」ベータテスト開始

　5月23日より，MSは，Ofiice文書をインターネット上のサーバに格納する無償サービス「Microsoft Office Live Workspace」の試験運用（ベータテスト）を開始し，一般公開した．

　WaterMindでは，今回，実際にこのサービスを試用してみたところ，今後，PCのフォルダに取って代わる，Office文書の標準格納スペースとなりうるであろう重要なサービスであることが確認できた．今回は，このサービスをレポートする．ただし，ベータテスト中であるため，今後仕様変更があり得ることはご了承いただきたい．

　まずこのサービスの概要を，以下にまとめてみる．

　★基本的な機能

• 文書ファイルをインターネット上のサーバ（Workspace）に格納できる
• 容量：500MB．有償で容量拡張が可能になる予定
• 格納できる文書は，Ofｆice文書はもちろん，それ以外のファイルも可能
• アップロードできる1ファイルのサイズは，30MBまで．（プレスリリースでは25MB）
• ウイルスチェック機能あり
• 使用するためには，Hotmailアドレス等の Windows Live ID を取得し，それを用いてサインインする必要がある．ちなみに，Windows Live ID は，プロバイダ提供のメールアドレスを元に，新規作成することも可能．また複数のWindows Live ID をリンクID機能により，まとめることも可能．
• ワークスペースや文書に，注意書きや作業指示としてコメントを付加できる．コメントは，一つの対象に対して，共有者全員で，いくつもつけることができる．

　★ワークスペース

• ワークスペースは，インターネット上に存在する一種のフォルダ．複数作成可能．ただし通常のフォルダと違い，ワークスペース内にサブ・ワークスペースは作成できない．
• 典型的な新規ワークスペースを作成するための，テンプレートを用意．テンプレートを使用してワークスペースを作成した場合，そのワークスペース内に，必要と思われるすべての文書が自動生成される．

★作成・編集機能

• 文書の変更履歴を自動保存するため，編集内容を保存した後も，編集前の状態に復元できる（バージョン管理機能，「リスト」を除く）
• Web文書を直接作成可能（メモ機能）
• 簡易的なデータベース・テーブル（表）を直接作成可能（リスト機能）

★操作性

• 基本的操作画面は，Webページを用いるため，ソフトのインストールは不要
• ドラッグアンドドロップで，複数文書のアップロードが可能（ActiveXのインストールが必要）
• 文書のワークスペース間移動も，ドラッグアンドドロップで可能．ドラッグアンドドロップによるコピーは現在不可．

★Office連携機能

• ワークスペース内文書一覧ページから，直接WORD，EXCEL等で開くことができる（Office XP・2003・2007，ダウンロードも可能）
• WORD，EXCEL等から直接ワークスペースに保存できる（Office XP・2003・2007）
• リストをOutlookにエクスポート（リンク？）できる（Office 2003・2007）
• リストをExcelにエクスポートできる(Office 2003・2007）

★閲覧性

• Officeソフトがインストールされていなくても，Office文書をプレビューできる．ただし，複雑な文書や表では，レイアウト等が崩れる．
• PDFや一部画像ファイルに対しても，プレビュー可能
• 文書所有者だけでなく，共有者もプレビュー可能

★共有機能概要

• 共有には，画面共有・文書共有・ワークスペース共有がある
• 共有は，共有招待状メールを共有したいユーザに送信して行う
• ワークスペース毎に，共有者による操作を含む操作履歴が残り，履歴はメールで通知される

★ユーザ権限

• 所有者：文書作成者．全権限を持つ．
• 編集者：文書を編集することのできる共有者．共有開始・解除の操作は不可．
• 校閲者：文書を閲覧することと，コメントを付加することのみができる共有者．

★画面共有（Microsoft SharedView）

• 画面共有は，複数のユーザが同時に，一つの画面を遠隔操作する機能
• 画面共有のためには，Microsoft SharedViewをインストールする必要がある
• デスクトップ全体，または起動しているソフトの画面のみを，共有操作可能
• 資料配布機能やチャット機能あり

★文書共有

• ワークスペース「ドキュメント」内の文書のみ，文書単位で共有可能

★ワークスペース共有

• ワークスペース単位での共有設定が可能
• ワークスペース共有設定すれば，そのワークスペース内のすべての文書が共有される

　Office Live Workspaceは，インターネット上の共有フォルダ（FTPやWebDAVフォルダ）による文書ファイル共有方法と比較して，次の点が優れている．

• 基本的に無償である
• ワークスペースの改変記録が残るため，共有者による文書改変を把握しやすい
• 共有者の権限を分けることにより，間違って文書が削除したり，文書内容が改変されるリスクを抑えることができる．
• バージョン管理機能により，文書の古いバージョンを残す必要が基本的にない
• Office系ソフトとの統合により，通常のフォルダに近い感覚で，文書を開いたり保存できる
• コメントやメモにより，共有者間，作業指示者・作業者間でコミュニケーションが取りやすい（メールによる，作業指示よりよいかな？）
• プレビュー機能により，どこのPCでも文書閲覧可能（将来的には，携帯端末にも対応しほしい）
• 文書のプレビュー表示が可能

逆に劣っている点としては

• Live IDでサインインする必要がある．サインイン後も，セキュリティ保護のため，パスワードの再入力を要求されることもある．
• ファイルサイズに制限がある
• 通信速度が，FTPフォルダと比較して遅い
• FTPフォルダのアイコン（ネットワークプレイス）を使用した場合に比較すると，操作感覚がフォルダ的ではない．
• ワークスペースを階層化できない．Googleドキュメントのように，タグ付けによる分類もできない．

をあげることができる．最後のワークスペース分類問題に関しては，ワークスペース名を命名する時に，階層的な名前付け（例えば「共有者名：プロジェクト１：タスク１」）を行えば，ある程度は対処できるかもしれないが，根本的な解決とはならないのは明らかだ．

　いずれにしても，本サービスは，いままでにMSから提供された無償の Live系サービスの中でも，最も完成度と実用性の高いサービスといっても過言ではない．このサービスを利用すれば，Office文書のメール添付における様々な問題点を，かなり解決できるはずだ．ただし，このサービスのセキュリティ面や信頼性については，まだ未知数であるため，機密扱いのOffice文書等の保存については，十分に注意していただきたい．それと，全く不思議なことが一つ…

 

このサービスには（今のところ），検索機能がない！
（googleが作っていれば，つけていただろうなぁ）

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参考リンク：

• MSプレスリリース:「Microsoft(R) Office Live Workspace 日本語版の試験運用を開始」
• CNet:「MS　Office Live Workspace　日本語版ベータを開始」
• CNet: 「フォトレポート：Office Live Workspace日本語ベータをちょっとだけ使ってみた」
• ITmedia:「Officeファイルを共同作業「Office Live Workspace」日本語版のβサービス開始」
• Office Live Workspace Betaヘルプ