行政は年度が変わると何故か?担当部署の名称や書式が変わる。福祉でも「健康課」が「いきいき健康課」なんかに平気で変わる。アヒルには変更する理由がよく分からない。新しい部署ができたなら名前も作らなければならないだろうが、中身が変わらないのに名前だけ変えてどうするの?
住民のなかには混乱する人もいるんじゃないかと心配になる。「幹部になったら自分色に染めてやる!」と思いこんで、下働きをしてきたのかもしれない。それじゃ犬が電信柱にオシッコをひっかけていくのとたいした変わりがないね。東京都ぐらいになると行政規模が小さめの国ぐらいだから、独自事業も多く当然ぶらさがりの財団なんかも多い。そこでも同じように名称を変える。看板から封筒、名刺まで変えなければならないから費用もバカにならないハズ。事業仕分けで突っ込んでほしいがアヒルには直接被害がないからまぁいいや。
現場は、書式が変わる方が面倒くさい。何かの申請で必要な書類が内容が変わったり、多くなったり、少なくなったりはよくある。少なくなる分にはいいが多くなると面倒くさい。納得できる理由があればあきらめるがそうでない場合もあるね。事務処理の効率化はケアマネジャーにとっても重要。手書きが得意な人はいいがそうでないとパソコンに頼ることになる。いったん慣れてしまうともう後戻りできない。デジタルで残せるものと紙ベースで残すものとに分かれるが、どうもIT化といっても紙で残すことがおおくなる。
アヒルも色々試行錯誤してうまい方法がないかと悩んできたが、どうも紙ベースで残したほうがいいと結論している。デジタルで管理するとパソコンを使える人は分かるが使えない人は分からないとなる。最低限は紙で保管することになる。
そこで問題になるのが書式変更だ!最初に頃はエクセルかなんかで一生懸命フォーマットを作っていたが、どうも紙で残すのなら使いづらい。一枚で完結しない書類は重ね書きができないといけない。
そこで、そうね。もう9年ぐらい前になるが、印刷支援ソフトを使い始めた。これは伝票や申請書類に直接ワープロ打ちができるようにするもの。これを使い始めてから書類作りがだんぜん早くなった。
キーボードが早く打てる条件が必要だが、国語力の弱いアヒルには欠かせなくなった。自分でソフトを買い、印刷しやすいよう古めのプリンターも揃えた。国や都、市が作った書式にそのまま必要なところだけ打ち込めるし、間違って打っても直すのが楽。イチイチ訂正印を押す必要もない。
そのうち職場のみんなも使いだしいまでは全員が使っている。新しい書式ができるたびにアヒルが書式を取り込んでソフトで扱えるようにフォーマットを作っている。経過記録なんかは重ねうちができるから読みやすい記録が残せる。もう慣れてしまいどれだけ効率化ができているか分からなくなっているが、ときどきほかの事業所へ行くとおばさんケアマネジャーは一生懸命手書きをしている。一生懸命の割には読みづらく申し訳ないが読む気にならない。
効率化したい人は使ってみては?
ソフトの違法コピーすると犯罪になるが、書類のフォーマットを作るのは違法じゃないから定年になったら代書屋ならぬ代フォーマット屋でもやろうかな。