例会委員会のスレッドです。まずは一つ目のコメント記事を御参照の上ご参加ください。
委員長 藤本博基お願いします。
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平成17年2月22日 事務局会議室にて 第8回例会委員会を開催。出席者 L藤本 L薮本 L塩谷 L千鳥 L松浦 5名。 欠席者 L岡田 L山岡 L柚山。
議事録はもう作成済みでcocoaにUP完了済みです。
本日のIT例会では下記の通り決定事項のみ報告させていただきます。
審議事項に関しては3月2日の理事会にて御審議いただき、3月6日の例会にて決議いただきたいと考えております。よろしくお願いいたします。
１． ５・６月の例会会場に関して
ドネーションを回収するタイミング、アトラクションの組み方、及び親睦を兼ねた時間を共有するために（また、帰る時間を早める効果もあります）食事時間を取り入れた例会を実現していきたいと考えております。 委員会で出た下記2会場の主な内容は以下の通り。
太閤園 メリット 会場としての格が高い。部屋が広い。会場費が安い（4500円程）。駐車場完備。
デメリット 食事が高い（約3500円ほどの弁当以下の食事選択は不可でした）
中央公会堂 メリット 会場としてのイメージは良い。 用途によって部屋を決めれる。
会場日は手頃な価格（9000円程）。インターネットにて仮予約可能（何時でもOK）
お弁当の仕出しが安い！（1000円で割と豪華。600円からある。）
デメリット 駐車場が有料。
上記内容をふまえた上、委員会内では下記の通り決議しました。
□ 報告内容
4月のみだけでなく、５・６月も例会を中央公会堂食事付きで行います。
２． 例会委員会内での役割と、役員の委員会へのかかわり。
例会委員会内のメンバー役割等を再編成し、効率的に図れるよう話し合ってみました。
下記はその内容です。その内容の中身を報告と審議に分けています。
幹事・・・例会委員会のオブザーバーとして、例会の円滑で有意義な運営のために発言・助成する。
例会で使用する、式次第の作成を担当する。また、例会時に必要な資料などの準備も幹事の
役割とする。（在籍人数分毎回準備する。欠席者の資料は委員長へ連携）
委員長・・第一副会長が担当。全体進行の統括と、会場の確実な予約と確認をおこなう。
また、議事録を例会終了一週間以内に作成の上、PCメールにてメンバーへ連携するとともに
欠席者の資料とともに欠席者へ郵送を行う。また、例会備品の管理も行う。
準備・片付け・・例会委員会メンバー全員で行う。例会委員会メンバーは例会開始30分前に集合。
出欠確認・・L山岡に担当をお願いしようかとなりました。
ちなみに、対外的なイベントの出欠は幹事から、アクティビティ関連は該当委員会からの
要請があって初めて出欠確認を行います。
アトラクション・・L岡田。 例会の出席率向上を検討する担当。必要に応じて例会内でアトラクションを企画・実施する。
ドネーション・・L千鳥が担当。通例でいうテールツイスターの役割です。
ドネーションの回収と、発表を行います。
注意！！！ アクティビティや例会以外の地区行事などの出席確認に関しては担当者から依頼がなければ出席確認担当が業務を行いません！ 重々よろしくです。
３．ファインの回収に関して
ファインの最終額と回収のフローについて話しあいました。
□ 報告内容
ファインの額は 遅刻・早退・欠席・バッヂ忘れは500円
また食事付き例会でのドタキャン（結果として食事キャンセルが不可だった場合）は食事代もファインとなります。
回収は、3ヶ月に一度。担当者が出力した用紙を元にメンバーに例会時請求を行い、回収すると同時に会計へ連携する。
上記決定事項の中での異議や御質問に関して御意見ください。
承認の方はその旨お書き添えください。
よろしくお願いします。
会場に関しては、私は電車派なので中央公会堂でOKです。前回の例会でも、やはり食事付の方がメリットが大きいと感じたので賛成です。
例会委員会での役割、出欠確認ということで了解しました。最終確認まで私一人で取って、委員長に報告するという形ですよね。また確認させてもらいます。
会場に関しては太閣園・食事なしが良いです。
可能であれば食事を出す時は中央公会堂でどうでしょうか？
会場の問題のポイントは、例会出席者数向上・雰囲気活性化のためには食事が必要だということが前提の議論だと思います。太閤園の食事代がほんとに高いのか、融通がきかないのか、今一度確認いただけませんか？私は太閤園派です。
藤川さん、参考までに「太閤園・食事なし」希望の理由を聞かせてください。
幹事の役割（例会委員会内）について、L安藤にコメントいただいていますが、例会運営についての責任・役割が重いのはむしろ委員長になっております。 あと、審議事項になるので今回は記載されてませんが、副幹事に関しても例会委員会所属の上、幹事・委員長・副幹事でうまく連携できるようなスキームを次回理事会・例会で提言する予定です。
これで、来期の例会委員会に連携するマニュアルができれば、一年かけてニューセンチュリーの例会運営も立派になったなあ～とガイディングも抱きしめてくれるはず・・。
あと、太閤園の食事ですが、L松浦が正式に聞いてくれたらしいですよ。 カレーとかないそうです(-_-;)
僕は絶対～めし食いたい(/_;)
他のメニューも調べてもらったんですけど、高い・・・。