ある店とは、新橋で25年間営業していた老舗の和風割烹「山家」である。
出演は乾杯としばらくの談笑の後、7時30分からだ。出演時間は10分間である。
会場レイアウト図・テーブル椅子数から推察すると、参加者(来場者)数は140名程度だろう。
こうなると手先を使うマジックはだめだ。やや大きめの演目を考えよう。
10分間だから、演目は3つ程度がいいだろう。
NPO活動は、7月の立ち上げから今回で2度目となる。
もしNPOを立ち上げようとする方は、専門の指導機関に教えを請うことが最も安全だし、時間もかからない。
乏しい経験から言わせてもらえば、おすすめする指導機関は「NPO(特定非営利活動)法人ファストウェイ」である。
特にここで通信教育を受ければ最高だとは思うが、当方は時間の関係でハンドアウト資料とCDの提供を受けただけで、立ち上げを推進した。
おかげで、やっと活動を開始するところまでこぎ着けることができた。
あとは私どもメンバーの動き方次第である。
社会的にしっかり認知されるところまで、頑張らなくては!!
個々のNPOの活動を統括して管理するフォーマットが欲しいと思っていた。
そこで作成してみたのが『プロジェクト管理シート』である。
活動情報を管理する項目は ①依頼先の組織形態やその状況である。われわれの出演内容の概要を記しておくのが②である。実施した結果がどうであったかを記しておくのが③である。この各々を簡単に記録として残しておけば、現状では過不足ないドキュメントとなろう。
また、出演料をいただける依頼先であれば、出演料等の収支表も明らかにしなければならない。
理事・監事にはこのシートの記録内容を随時提示することが必要である。また会員には様式だけでも公開しておかなければならないだろう。
当面はこのシートで個々のプロジェクトを管理していこうと思う。
ご依頼先(クライアント)からお声ががかり、担当者が訪問し、イベントに協力する方法に関して打ち合わせをする時に、基準となるシートが必要である。
その1つが、出演企画概要書(むじかしそうな名前であるが、単なる打ち合わせ用メモシート)が必要である。これがあれば、打ち合わせに時間がかからず、打ち合わせの漏れも未然にも防ぐことができる。
出演の開始部と展開部、それに終了部に実行する内容を要点のみ記録するものである。
のう1つが、準備・進行チェックリストである。
出演することが決まれば、クライアントにも協力いだだくことが多々でてくる。それをリストにして相手の協力をいただくのである。イベントの成果を決定付けるほど重要なことである。
これも出来次第、会員にお配りしようと思う。