コンベンションの開き方※加筆修正版（地方・小規模）

2012年03月07日に書いた記事を引っ張り出したので加筆修正してみます。

■はじめに
　地方で小規模なコンベンションを運営するための手法です。小規模スタッフで労力を少なく運営することが目的で、参加者の善意に頼る部分が大きいので「イベント」の管理運営とは違った方法論になります。

■流れ
　基本的な手順は「1.会場を取得する」「2.宣伝する」「3.実際に遊ぶ」、これだけ。手順ごとに区切って、ポイントやばんぷちがどうしているかを書いていきます。

「1.会場を取得する」
　コンベンションを開催するためには大きい部屋が必要です。細かい部屋が複数でも大丈夫ですが、大きい部屋の方がお祭り感があるのと、管理がしやすいのです。この際気をつけるポイントは、

◆会場の利用規約を確認する
　当然ですが、ルールを守らないと次使わせてもらえません。参加者にも周知徹底しましょう。

◆会場提供者との友好な関係を築く
　きちんと挨拶をしたり、お互いの事業に協力しあえるようにしましょう。また、おおよそ公共施設の職員はTRPGが何であるか、コンベンションがどんなイベントであるかを分からないので、ポイントを押さえて説明できるようにしましょう。

・TRPGとはどんな遊びか
・コンベンションは不特定多数が集まってTRPGを遊ぶ会
・参加者でわいわい遊ぶのでそれなりに声が出る（演劇サークルを抱える施設であればそれくらいと説明する）
・会場費だけを徴収し利益を得ることはしない、ただしおつりを返すことができないのでその分はプールにして適宜変換していく

　この辺りを押さえておくといいと思います。

◆大きい部屋は取得が大変
　大きい会場は他の団体も利用したいと思っているので、取得は急いだ方がいいです。申請開始日に張り付くくらいの気持ちが必要です。
　取得したけど人が集まらなかったのでキャンセルというのは避けましょう、システム上キャンセルできるから・施設から注意があってから考えればいい、では他の団体さんへの配慮が欠けていると言わざるを得ません。

◆参加費の設定
　会場を借りるためには基本的にお金がかかります、金額に合わせてイベントの参加費を決めます。基本的な決め方は「将来の想定人数」で「会場利用費」を割って、おつりが無いように切り上げます。なるべく持ち出しがないように設定しましょう。参加費の値下げは簡単ですが値上げは難しいものです、たったの100円なのにね。
　「ばんぷち」の場合は3,000円÷20名＝150円で、切り上げて200円という計算で決めました。実は現在は夜間会場を取得していないのでもうちょっと経費は安くなっているのですが、やっぱり100円は割らないので200円です。参加費は後から変えない方がいいのでそのままにしています。


「2.宣伝する」
　コンベンションがあると言うことを誰も知らないのでは、参加者は集まりません。いつ開催するのか、どういった人に来て欲しいのかを、参加してくれそうな人に届くように拡散していく必要があります。

◆最も有効なのはweb告知
　「公式サイト」を整備して開催情報を公開します。当日のGM状況を書き込めるようにすれば、さらに参加しやすくなります。ブログ形式は手間が無くていいです、GMも事前に卓紹介のレスを付けられます。
　「情報サイト」に登録して、コンベンションを宣伝してもらうと、より検索されやすくなるのでそちらも重要です。

◆普段と違う相にアプローチしたい場合はチラシ
　チラシを店舗や、他のイベントなんかに置かせてもらうと、ネットでTRPGコンベンションを探している人とは違う人に情報が届きます。ただ、効果が薄く予算も手間もかかるので、普段はやらなくていいと思います。

◆口コミは強い
　「友達を連れてきました」これは最強です、確実に一人捕まります。運営側ももどんどん知り合いを引き込みましょう。ポイントは運営側が知合いを呼ぶ場合も、他の参加者と同列に扱うことです。

◆定期開催はそれ自体が宣伝
　開催日が「毎月第2日曜」のように決まっていれば、日程を決める手間も無いですし、参加者もその日にやっていると覚えてくれます。


「3.実際に遊ぶ」
あとは、集まった遊ぶだけ。なのですが、気を遣うこともいくつかあるので乗っけておきます。

◆GMレクチャー
　開始の15分前くらいにGMに集まってもらって、GMがするべきことをレクチャーします。GMもいわば半スタッフとして動いてもらいます。GMがするべきことは「自己紹介」「卓の管理（お昼休み、適宜休憩を取る、会場のルール違反をしていないかのチェック）」「参加料金※（とアンケート）の回収」です。トラブルが起こった場合は主催に伝えるようにということも。
　※名札等を配って支払いを確認できるようにしていれば参加料金徴収は受付時に済ませてしまう方法もオススメです。

◆開会式
　挨拶はそこそこに、会場利用ルールの周知とGMさんに自己紹介をしてもらいます。GM紹介は「GM名」「システム名」「システム/シナリオの概要」「人数」「レギュレーション」を語ってもらいます。一人当たり1分～1分30秒くらいで、必要ならストップウォッチで計って強制終了でもいいでしょう。

◆卓分け
　コンベンションごとに適切な方法を決めるべきですが、話し合いだけはやめましょう、絶対に決まりません。ばんぷちでは5～10分ほどの「卓分け休憩」を取って、質問時間にしてもらっています。休憩時間終了時に参加希望卓に分かれてもらって決めます。手順は、

1.人数を満たした卓は着席
2.オーバーした卓は公正な方法で入れない人を決める
3.あぶれた人、決まらない人を前に集めて、人数の足りない卓に振り分ける

　決まればスタートです、運営側はここで人数調整に入ります。運営スタッフが数回に一度希望する卓に入れるような仕組みがあれば運営側のモチベーションが高まります。

■閉会式
　各卓が終了していなくても、すぱっと時間通りに閉会式に入ります。会場を借りている時間は絶対厳守なので強制終了します。ばんぷちの場合は、16：30くらいにアンケートを配ることで「巻き」の合図にしています。次回が決まっていれば次回の日程を、そして、他のコンベンションの宣伝もしてもらいましょう。


「ex.ごはんに行く」
　セッションだけで終わるのはもったいないので、希望するメンバーを集めてご飯に行きましょう。その日のセッションのことを振り返ったり、TRPGの話で盛り上がるのはとても楽しいものです。
　借りている会場で飲食が可能であれば、簡単な懇親会を開くというのもオススメです。お店に行くわけでも無いのでかなり参加しやすくなります。


かなり前に書いたものの修正版になります、ちょっと読みづらいかも知れませんが何かの参考になれば幸いです。