ビル管理：設備管理は総務部の仕事なんだ？本流でない部署の悲哀。

私はサラリーマンとしてはほぼずっと製造業に携わってきました。今の仕事の設備管理とは全く縁のない部署ばかりでした。

今の顧客は外資系証券会社、窓口となっている部署は総務部。その総務部は、ハードサービスとソフトサービスの二つのグループに分かれています。

ハードサービスグループは、電気設備や空調設備などの設備管理やレイアウトチェンジ、内装の維持管理などを行うグループです。

ソフトサービスグループは、清掃業務、受付業務、社内のコーヒーメーカーや自販機の管理、機密書類等の書類の保管管理、
文房具の調達、名刺や年賀状・各種招待状の印刷、定期購読雑誌の管理、観葉植物の管理などを行っています。

この総務部の中に、設備管理部長がおり、その管理下で東京２棟、名古屋１棟、大阪１棟の設備管理を受託しているのが我が社。
わが社が設備管理のすべてを行っているわけではなく、ビル毎にNTTファシリティーズなどの設備管理会社と契約し、
これらの会社に依頼して、日常点検、定期保守点検、トラブル発生時の一時対応を行っています。私のところの仕事は、そのまとめ役。

『小さな会社の経理・人事・総務が全部自分でできる本』では、総務の事務として、印鑑の管理、印紙と切手の管理、マイナンバー制度、内容証明、書類の整理と保存、定款や登記事項証明書、株主総会・取締役会・監査役を取り上げています。私の職場の総務部とは大きくその内容が異なります。

総務部は会社の潤滑剤とも言われ、会社の柱となる部門がスムーズに仕事ができるようにサービスを提供する縁の下の力持ちです。
このことは、日本企業であろうと外資系であろうと変わらないことです。実際に、そこで働いている方々は、本当にサービス精神旺盛です。

私もサービス業に関わった以上、このサービス精神は見習わねばならないと思っています。

しかし、他部門からの要求に応えようとするサービス精神の裏には、会社の本流ではない部門の悲哀もあるようです。
先日も、そこまで要求に応えなくてもいいだろうと思う件がありましたが、
「それが原因でビジネスが取れなかったという言い訳に使われたくない」という本音もあるようです。
その辺りを理解せずに、変に突っ張ると失敗しそうですね。