「仕事ノート」の書き方2～ウイークリーとの連動

ここ、何ヶ月か、友人は「毎日ノート」にするか「ウイークリーノート」にするか迷ってきましたが、今回、「ウイークリーノート」に決定。
彼女の仕事を見ていると、「ウイークリーノート」のほうが、1週間を見渡し、仕事やタスクを割り振ることができるので、ふさわしいということになったのです。


そこで、その「仕事ノート」を見ながら、行事ごとに細かく書き上げたタスクを、「ウイークリーノート」の、実行する日の部分に書き込んでいくことになります。

その際、ひとつひとつのタスクを、「ウイークリーノート」の1週間、2週間を見渡しながら、ふさわしい日のタスク欄に書き込んでいくのです。もれなくです。


時々、ひとつの仕事（行事）のタスクを全部1枚のふせんに書いて、それをぽんとウイークリーの空いている部分に貼っているやり方を見ますが、わたしはこのやり方をしません。このやり方だと、やる日を確定していないために、時期を逸したり、やり切れなかったりする傾向があるのではないかと思います。

また、よく小さなふせんにタスクを1個ずつ書いて、ウイークリーノートに貼り付け、出来なければ動かしていく方法を見かけますが、わたしはこれもしません。

タスクは必ず書き残したいというのが、まず第1の理由。

ある特定の日にタスクとして実際に書き込むことで、「その日にする」ということをはっきりさせるというのが第2の理由です。



ただいま、彼女のウイークリーノートは、1週間バーティカルです。ただ、タスクを書き込む箇所が少ないのが難点。

今回彼女に提案したのは、以下のこと。

彼女のタスクの多くは、

○職場の他の人との連絡
○イベント（行事）の準備と実行
○外部の人との連絡

などです。だから職場の他の人との連絡が取りやすい、朝の時間、昼の時間、放課後の時間の３つに分けて、まとめてタスクを書き込んでおくといいのではないかと提案しました。

ノートのあちこちにタスクを書いていると見落としやすいということもあるからです。



行事やイベントが近づいてきたら、それぞれのタスクを早め早めにウイークリーノートに予定として入れ、先手仕事をしていき、出来たら赤○。仕事ノートのタスク欄も赤○。
もし、予定を入れていた日にできなければ、×をつけ、すぐに別の日に書き換えていきます。

そして、絶えず「仕事ノート」に戻って、ひとつひとつの行事のタスクが進んでいるかどうかをチェックすることは最も必要です。

彼女のように、毎年同じような仕事を繰り返している方には、以上のような記録がしっかりあると、次の年の予定が立てやすく、仕事はどんどんスムーズになっていくのではないでしょうか？

もちろん、仕事の内容によって、以上述べたことが全く当てはまらないこともあると思います。

あくまで、自分の仕事がしやすくなるような「手帳術」が基本ですね。