「仕事ノート」の書き方～タスクをすべてを書き上げる～

主婦のわたしは、婦人之友社「主婦日記」で十分ですが、仕事をしている方々にとっては、さらに、仕事用のノートなり手帳が必要になりますね。

仕事用ということで、わたしなりに今、ワーキングウーマンの友人といろいろ試行錯誤しています。


そして、今、いいなと思っているのは、

「仕事ノート」と「毎日ノート（ウイークリーノート）」の2冊持ち。




この前出会った日も、友人曰く

「あ、今日、皆がいる間に伝えておくことを忘れてた」、

「何かが落ちるんだよね」。


どうしてなのだろう・・・と、その原因を探るべく、じっくり彼女の「仕事ノート」を見てみると、
彼女、すでに各月の仕事なり、イベント（行事）なり、事務仕事なりをひとつひとつ書き上げた表は作っています。
しかし、そのひとつひとつのイベント（行事）についての、用意するもの、事前になすべきことなどについての、細かい書き上げがないことに気づきました。

今まで彼女がやっていたのは、毎日のタスクを1枚の紙に書き上げ、それをこなしていくことでした。
しかしながら、これだと、ひとつひとつの仕事や行事を見渡して、今日のタスクを挙げているわけではないので、必ず落ちが出てきます。

そこで、「仕事ノート」の内容をもう一度確認しました。

年間計画表

各月の行事、イベント、事務仕事、出張など



上の写真の例では、左半分の部分です。

　　

ひとつ気をつけることは、←の□部分のように、スペースを必ず空けておくこと。後から書き込める余裕を持っておくということです。

書き込みの順番は、できるだけ時系列に。日にちも入れておくといいでしょう。

彼女の場合、ここまではOKでした。
各月の仕事の内容は、毎年ほとんど変わらないので、彼女はパソコンに入力、それをこの部分に貼っていました。


さて、次のところが、今日のポイント。一番上の写真で右の頁です。

それぞれの行事のタスク、準備など

ここには、左の頁で挙げた行事のひとつひとつについて、細かいタスクや準備物などを落ちのないように書き込みます。



例えば、
◎～さんに▽▽を連絡
◎～に電話、OKをもらう
◎○月○日に書類仕上げ→提出
◎～を購入

などなど、ひとつのイベントで十数個のタスクが上がってきます。順番はバラバラでもOKです。とにかく落ちがないように、何度も確認しながら書き込みます。締め切り日や時間なども細かく入れておくと後で使いやすいです。

そして何より気をつけないといけないのは、



写真の中の←のようにスペースを空けておくことです。途中で、さらにタスクが増えることもよくあること。ぎっしり書いてしまっていると、後で困ります。


ここまできちんとやっておけば、後は、それを「毎日ノート（ウイークリーノート）」に割り当てていけばいいわけですね。


「仕事ノート」の書き方2　に続く。