この時期、経理の仕事をする人は支払調書を書くのが大変です。数年前私も書くのを手伝い、もっと楽して早くできればとExcelでそれ専用のBookをつくりました。必要無いとは言われていたけど作ってみれば好評でした。
一覧票のシートに内容を入れると、それを参照して別のシートにあとは印刷するだけの支払調書が出来上がっているというもの。つくづく私が作った秘密兵器・セル並べ替えマクロのおかげです。
重ねて透かせばほぼぴったりなくらい支払調書のフォームをかなり忠実に再現しています。本当は罫線は印刷せずそのA6サイズのフォームに直に印刷したかったのですが紙は薄いし下の際ぎりぎりまで印刷するのは当時の手元のインクジェットプリンタでは無理でした。それで全体の半分の枚数をA5の紙の上半分に印刷し、残り半分の枚数はそれをくるっと逆さにしてプリンタにセットして印刷。真ん中を切ってできあがりです。
経理の女性が今年もそれを使っていました。導入前は数人かかって一日では終わらなかったのですが、導入後はひとりで半日あれば十分です。あの時「あーらくちん」の声が嬉しかったです。
しかし、彼女は一覧表のページを印刷用に自分なりに作り変えました。いっぱいある使ってない欄を非表示にしたり合計欄を作るのはいいけれど、記入される明細が毎年大部分同じなので不要分を消して詰めて上書き。厳禁のはずの削除や切取りなどをいっぱいやってしまいました。支払調書のシートは壊れに壊れ、まともに出るページとぐちゃぐちゃが混在しています。年に一度しか用が無いものだから一覧表の上に注意事項を書いておくべきでした。
内容を入れていないまっさらなBookは持っていても、また最初からひとつずつデータを入力し直さないといけないと思っていたらしいです。私はコピー&ペーストしやすいように作ったのですが。入れ直してあげました。今回こそは削除・切取り厳禁とわかったようで、来年からは大丈夫でしょう。
慣れればいいけれど、使い方をよく知らない人でも壊さずに使えるブックを簡単に作る方法はあるのでしょうか。Accessはその為?Accessを身近に持たないのでどの程度のことができるのかわかりません。
彼女はたまに私の作った表に手を加えて彼女の使う計算結果を出すように要求します。その出力場所は、使用中の合計欄。そのうちのひとつか全部に別の計算をした結果を入れてほしいと。そして印刷したものを伝票に添付するのです。表の項目名が一致しても私は場所に納得がいきません。計算を説明している場所が何もありませんし。頑として拒むと、別の女性が彼女の言うようにしなさいと言って困ったこともありました。結局その計算結果の合計欄は本来の合計欄の隣に細い隙間を挟んで、表とごく僅かに離して出しました。カラムが増えて全体を縮小。私が作ったなんて言いたくない。
そういえば、私の上司がパソコンを使える人になって私の手を離れ3人に引継がれた給与計算Bookがあります。一覧表に数字を入れると計算し、別のシートに各人の給与明細ができるものです。今も正しく機能しているらしいのですが、心配しなくていいんでしょうね。電卓で確認しているでしょうから。今の上司はそれを私が作ったとは知りませんでした。
一覧票のシートに内容を入れると、それを参照して別のシートにあとは印刷するだけの支払調書が出来上がっているというもの。つくづく私が作った秘密兵器・セル並べ替えマクロのおかげです。
重ねて透かせばほぼぴったりなくらい支払調書のフォームをかなり忠実に再現しています。本当は罫線は印刷せずそのA6サイズのフォームに直に印刷したかったのですが紙は薄いし下の際ぎりぎりまで印刷するのは当時の手元のインクジェットプリンタでは無理でした。それで全体の半分の枚数をA5の紙の上半分に印刷し、残り半分の枚数はそれをくるっと逆さにしてプリンタにセットして印刷。真ん中を切ってできあがりです。
経理の女性が今年もそれを使っていました。導入前は数人かかって一日では終わらなかったのですが、導入後はひとりで半日あれば十分です。あの時「あーらくちん」の声が嬉しかったです。
しかし、彼女は一覧表のページを印刷用に自分なりに作り変えました。いっぱいある使ってない欄を非表示にしたり合計欄を作るのはいいけれど、記入される明細が毎年大部分同じなので不要分を消して詰めて上書き。厳禁のはずの削除や切取りなどをいっぱいやってしまいました。支払調書のシートは壊れに壊れ、まともに出るページとぐちゃぐちゃが混在しています。年に一度しか用が無いものだから一覧表の上に注意事項を書いておくべきでした。
内容を入れていないまっさらなBookは持っていても、また最初からひとつずつデータを入力し直さないといけないと思っていたらしいです。私はコピー&ペーストしやすいように作ったのですが。入れ直してあげました。今回こそは削除・切取り厳禁とわかったようで、来年からは大丈夫でしょう。
慣れればいいけれど、使い方をよく知らない人でも壊さずに使えるブックを簡単に作る方法はあるのでしょうか。Accessはその為?Accessを身近に持たないのでどの程度のことができるのかわかりません。
彼女はたまに私の作った表に手を加えて彼女の使う計算結果を出すように要求します。その出力場所は、使用中の合計欄。そのうちのひとつか全部に別の計算をした結果を入れてほしいと。そして印刷したものを伝票に添付するのです。表の項目名が一致しても私は場所に納得がいきません。計算を説明している場所が何もありませんし。頑として拒むと、別の女性が彼女の言うようにしなさいと言って困ったこともありました。結局その計算結果の合計欄は本来の合計欄の隣に細い隙間を挟んで、表とごく僅かに離して出しました。カラムが増えて全体を縮小。私が作ったなんて言いたくない。
そういえば、私の上司がパソコンを使える人になって私の手を離れ3人に引継がれた給与計算Bookがあります。一覧表に数字を入れると計算し、別のシートに各人の給与明細ができるものです。今も正しく機能しているらしいのですが、心配しなくていいんでしょうね。電卓で確認しているでしょうから。今の上司はそれを私が作ったとは知りませんでした。