電話ですカード

職場で電話に呼び出したい人は会話中。「電話ですよ」のひとことがなかなか言い出せません。「お話中申し訳ありません」なんて言う間も省いて待ち時間を減らしたいくらいなのに、切れ目がなかなか来ない。ことばを遮るかなあ。

やや厚手の、手に持ちやすい幅の紙に、太いマーカーで幅一杯の大きな字で「電話です」。これを作っておきました。

さて、出番が来ました。会話中に遠慮なくカードをつき出すだけ。この文字が目に入らぬか。ははーっ。

「あでんわでんわ」
あっけなく応じてもらえました。
カードは机の上の、見えないけれどさっとつかみやすい場所に。ただ、出番はめったにありません。

それなりにまじめに仕事しています

副会長に送る資料、ついでもいっしょに送ろう。

副会長へのひとまとめには付箋をつけて。

正方形の付箋。せっかく派っ手～なピンクなんだし。角を鋏で丸くして、対角も丸くして、もひとつの角のところは切り込む。ハート型にしてしまったよ。

こんな付箋つけた。そう言うと、お向かいの机の女性は「こわくて私にはできない」

そうだったのか～。私の感覚、ちょっと気をつけにゃ。

とはいいながら、そのまま送ってしまいました。




部長に渡す両替の封筒に、木の葉を差し出す狸の絵を描いてしまったよ。鉛筆だからすぐ消せる。

部長はにやにやしていたけど、こんな調子を続けていたらいつか問題が起こるかも知れない。気をつけよう。と、思ってはいます。


ちょっと低い場所に角が突き出ています。ある人が何度もぶつかりました。エアキャップを丸めてセロハンテープでその角にとめました。それだけでよかったのかも知れません。そこにマーカーで目鼻、口、ひげを書き、三角の紙をふたつ貼り付けて耳。いつになく表情がある顔です。職場にこんなの、いいんだろうか。無表情ならそこまで気にならないでしょうに。近いうちに変えるつもりです。

ノートパソコンにテンキーつけて

職場の自分の机で使っているパソコンはノートですが、私物の電卓兼用のテンキーをつないで使っています。

やはりアルファベットの一部をテンキーに切替えて使うのはなかなか慣れないし、アルファベットと数字が交互に出たりすると面倒です。

最初のテンキーはOSがアップデートするうちに使えなくなり、ただの電卓になっていました。ネットで調べたら古すぎてサポートもしてなさそう。その後今のテンキーを買ってもその電卓は使っています。数字以外のキーの位置に慣れてしまっているので。席を離れて使うのに、USBケーブルを抜く必要がないのもいいです。

Excelで年賀はがき当選チェック

職場の年賀状の当選確認がめんどくさい。
それで、番号を入れたら画面に当選しているかどうか表示するExcelファイルを作りました。

私は数字を記憶するのが大の苦手ですが、テンキーを扱うのは苦にならないので。

見出にはずらりと当選番号が並び、届いたはがきの数字を入れるのは左端の１列。
数字を入れてEnterキーを押すと下のセルに移りますが、その時右側にその判断結果が表示されます。実際は「当選」の字が出るか何も出ないかのどちらか。何も出ないけど実際に入っているのは長～いIF文です。

使ってみると、ま～～～～楽なこと。左手は年賀状用ポケットファイルをめくるだけ、右手はテンキー叩くだけ。頭使わないでいいです。

あのセルのなかみの右側、見出にある番号の桁数分は、見出と同じか(RIGHTやLENを使います)。最初のうちは見た目同じでも同じと判断してくれませんでした。セルを文字列として設定していなかったので。

やっと当選を表示するようになってそのセルをコピーします。参照元のセル番号に"$"をつけてまずは横に、また"$"をつけたり消したりして縦にコピー。

うわー、エラー表示がずらりと。入力場所に何か入れておかないとこれはみっともない。ゼロでも入れておくか。すると今度は４等の"00"の列にずらーっと「当選」の字が。番号を入れる前からこれじゃイヤです。

私、以前は格好にこだわらないタイプだったのにな。使う前はきれいに片づけておこうよ。まっさららしく。それで、なかみ空っぽだったら何も表示しないようにという判断を最初にやるようにつけ加え、またセルのコピーしなおし。=IF(A3="","",IF.....

最後に色や線やすきまなどを使って見やすくし、タイトルや簡単な説明をつけ加えてできあがり。LANでほかの人にも使ってもらおうと思って。

手作業ではがきの番号を見る方がこんなの作っている間に終わるくらい早いんじゃない？そう思いましたよ。でも、作るの楽しいし、使って楽だし、いくつもの番号を頭にとどめながら見比べるなんて私には大変です。その年の当選番号さえ入れればこれからもずっと使えるよ。形式が変わらない限りは。

そこまでやる。感染る。

ある部長が私に各支部別の書類を渡しました。私はそれを片付けて、くっついていた支部名を書き込んだ付箋紙をはがしました。折角なので、ちょうどそこにあった申請用紙１００枚毎に１枚入っているピンクの紙が適度な大きさ厚さで、これに並べて貼り、「支部付箋セット」と書いてその部長に返しました。呆れられました。

それから何日も経って、また同じ部長から渡されたものには前回と同じ付箋がついていました。そして「終わったらこれに貼って返してね」と、例のピンクの紙。

やはり便利だったのです。

戸棚のレールきれいのひみつ

矯正後の視力もそれほど良いわけでもなく、職場でたまたま戸棚のレールを目にして、そのゴミだらけなのが気になりました。

例によって、お昼の外食の時にこっそり持ち帰った使い捨ておしぼりの出番です。

拭いてみると、意外にそこには金属片が多いこと。ゼムクリップはまだいいけれどホッチキスの針はちょっと怖いです。クリップは汚れていたら洗って使います。ホッチキスの針はそのまま。雑巾だったらこれを確実に取ってから洗わないといけないけど、不織布おしぼりはくっついたまま捨ててしまえます（不燃ゴミとして分けろって？）。考えてみると雑巾より安全です。

そうしょっちゅう手に入るわけでもない使い捨ておしぼりは、持ち帰るのがなんとなくはずかしく、それだけに貴重なものであるかのような気分。持ち帰ってからがなんとなく楽しみで、使った後にあって良かったなあと思えるものなのです。

会議中用電話メモ

会議室や応接室（室ってほどのスペースじゃないぞ）に電話が入ったというメモを持って侵入。さ、どうする？メモには雑な手描きチェックボックスがふたつ、「あとでこちらからかける」と「まってもらう」。すぐ出る場合はチェックを入れる必要さえありません。よく口頭で答えられるけどもしかしたらそうもいかない場合もありましょう。雰囲気を乱したり来客に気を遣わせることがありそうです。しかしメモを受け取った側はペンを手に持ってない場合があり、ペンを取り上げないといけない。テーブルに置かず手に持ったメモにチェック入れるのも面倒そう。そこで考えた。メモの左右の下端の角にそれぞれ斜に点線を描いておき、点線上に「折る」の文字。各選択肢から延びた矢印がそれぞれの角を指すというもの。これは予め用意しておかないと咄嗟には作れません。そのうち作ってみよう。そういうわけでこれは実際にやっていません。準備が面倒でやらないかも。

ExcelのSheet間で参照してつくる

Excelを使ってSheet間の参照で作って便利なものは色々あります。あるBookではひとつのSheetをもとに多くのSheetを使って名簿（通常用、受付用、集計用）、胸につける名札、卓上に立てるネームプレート、封筒の宛名などを作っています。

一番簡単な使い方というと、１件１行ずつ入っている名簿を、１件につき２行使うように編集するなど。

では作り方を説明します。

(1)データを並べる順番を知るための準備

まずはひとつのシートに、できあがりのフォームのデータ１件でできる分を編集します。支払調書の場合フォーム1枚分です。とりあえずここで必要なのはセル配置の順番ですから、完璧に編集する必要はありません。位置がきちんと合ってさえいればいいです。このシートは最後に削除します。

参照するデータが入るセルには項目名を入れ、色を着けておきます。タイトルや見出しなど固定した内容には参照データとは違う色を。また、最後のセルにも特有の色をつけておくといいです。
使用するのがx列y行とわかったところで、このデータ１件分を横に長く1行(x*y)列に並べ替えます。並べ替え前に、セルの結合があれば解除しておくのをお忘れなく。これで参照先データを並べる順番がわかりました。

(2)参照先シートの作成
ひとつのセルに"="を入れ、参照元のセルをクリック、エンター。これを内容全体分コピーして参照元をまるごと、或は必要分表示させます。そして使わない分を消します。それから(1)で出した順番の通りに全体の列を手作業で並べ替えます。使用する列の数はx*yです。多分空白の列も幾つかあることでしょう。

参照元のデータの場所には仮に内容を入れておくと出来上がりを確認しやすいです。例えば、氏名１～氏名N、住所１～住所Nというように。

(3)並べ替え
列を整えた参照先シートの内容を「「セル並べ替えマクロ」を使って目的のフォームになるように並べ替えます。操作前の行数はデータ件数、列数は(x*y)。操作後の行数は(データ件数*y)、列数はx。

(4)編集
フォーム１枚分或は名簿みたいなのなら１明細分を編集します。

参照元に内容が入ってない場合は参照先に"0"が表示されます。これを防ぐには参照元にスペースを１桁でも入れておくか、編集の最初に全部のセルの書式設定をユーザー設定にして"#"を入れておくといいです。

編集が済んだ分をコピー、全体に書式のみのペーストをして出来上がり。
出来上がったものは、内容に間違いがないのを確認して使ってください。
ちょっと手が当たっていつどこを壊してしまうかわかりませんから、要注意です。参照先は入力できないようにロックしておけますけど。


ついでに…
セルに内容が入ってない時に"0"を表示したい時、例えば値が"1"の時に、"001"と表示したいならばセルの書式設定のユーザー設定で"000"に設定するのです。また、ユーザー設定は印刷してある枠に数字をおさめるテクニックのひとつです。数字の間に隙間を作りたいならスペースを入れて"# # #"、"0 0 0"、"# # 0"などできます。支払調書みたいに３桁毎に線が引いてある場合"### ### ###"こういうふうにするといいです。

私は、支払調書の金額は３桁ごとにセルを変えて、使わない桁を切り捨てた数字を表示しようかなんて思っていたのですが、セルの枠の点線があまりに太いので、金額は１つのセルで表示して上から画像としての点線を貼り付けることにしました。

セルならべかえマクロ

私が普段使っているセルならべかえマクロ。
シートが３つあり、それぞれ名前は「操作」、「前」、「後」です。


「前」のシートにならべかえたいデータを左上に寄せて貼りつけ、
「操作」のシートに何列何行のデータを何列何行にならべかえるかを指定し、マクロを動かすと、「前」から切り取ったセルを「後」のシートにならべかえて貼り付けるので、それをコピーして使います。
このブックは毎回まっさらを使えるように、使い終わったら保存せずに終了します。


「操作」のシートの上から７行目には作業前の、９行目には作業後できあがりの、＜シート名＞、＜列数＞、＜行数＞をそれぞれ２、４、６カラム目の色つきの枠つきセルに入れるようになっています。シート名はあらかじめ「前」、「後」と入れています。本当はデータの入ったブックのシート名を入れてダイレクトに作業しようと思っていたのですが、ファイル名から入れないといけないのは面倒なので自前のシートにデータをコピーしてそこで作業することにしたのです。

「操作」のシートはほかの人にも使いやすいようにあれこれ説明も書いていますがここでは省きます。ただ、７行目と９行名の、３、５列目のセルには「シート」、「列」と書いてあり、７行７列のセルは「行を」、９行７列のには「行に」となっています。

このマクロの使用によって何が起ころうと私は一切責任を負いませんのでご了承ください。



Sub ならべかえ()
'
Sheets("操作").Select
s1 = Cells(7, 2) '前　シート名　7行2列目のセルの値を読み取る
c1 = Cells(7, 4) '前　列数　　　７行4列目
l1 = Cells(7, 6) '前　行数
s2 = Cells(9, 2) '後　シート名
c2 = Cells(9, 4) '後　列数
l2 = Cells(9, 6) '後　行数

If Val(c2) = 0 Then
c2 = l1 * c1 / l2
End If

Sheets(s2).Select
Cells.Select
Selection.Delete Shift:=xlUp

For i = 1 To l1 * c1
ll1 = Int((i - 1) / c1) + 1
cc1 = ((i - 1) Mod c1) + 1
Sheets(s1).Select
Cells(ll1, cc1).Select
Selection.Cut

ll2 = Int((i - 1) / c2) + 1
cc2 = ((i - 1) Mod c2) + 1
Sheets(s2).Select
Cells(ll2, cc2).Select
ActiveSheet.Paste

Next i

End Sub

Excelで作ったものは私から離れて

この時期、経理の仕事をする人は支払調書を書くのが大変です。数年前私も書くのを手伝い、もっと楽して早くできればとExcelでそれ専用のBookをつくりました。必要無いとは言われていたけど作ってみれば好評でした。

一覧票のシートに内容を入れると、それを参照して別のシートにあとは印刷するだけの支払調書が出来上がっているというもの。つくづく私が作った秘密兵器・セル並べ替えマクロのおかげです。

重ねて透かせばほぼぴったりなくらい支払調書のフォームをかなり忠実に再現しています。本当は罫線は印刷せずそのA6サイズのフォームに直に印刷したかったのですが紙は薄いし下の際ぎりぎりまで印刷するのは当時の手元のインクジェットプリンタでは無理でした。それで全体の半分の枚数をA5の紙の上半分に印刷し、残り半分の枚数はそれをくるっと逆さにしてプリンタにセットして印刷。真ん中を切ってできあがりです。

経理の女性が今年もそれを使っていました。導入前は数人かかって一日では終わらなかったのですが、導入後はひとりで半日あれば十分です。あの時「あーらくちん」の声が嬉しかったです。

しかし、彼女は一覧表のページを印刷用に自分なりに作り変えました。いっぱいある使ってない欄を非表示にしたり合計欄を作るのはいいけれど、記入される明細が毎年大部分同じなので不要分を消して詰めて上書き。厳禁のはずの削除や切取りなどをいっぱいやってしまいました。支払調書のシートは壊れに壊れ、まともに出るページとぐちゃぐちゃが混在しています。年に一度しか用が無いものだから一覧表の上に注意事項を書いておくべきでした。

内容を入れていないまっさらなBookは持っていても、また最初からひとつずつデータを入力し直さないといけないと思っていたらしいです。私はコピー＆ペーストしやすいように作ったのですが。入れ直してあげました。今回こそは削除・切取り厳禁とわかったようで、来年からは大丈夫でしょう。

慣れればいいけれど、使い方をよく知らない人でも壊さずに使えるブックを簡単に作る方法はあるのでしょうか。Accessはその為？Accessを身近に持たないのでどの程度のことができるのかわかりません。

彼女はたまに私の作った表に手を加えて彼女の使う計算結果を出すように要求します。その出力場所は、使用中の合計欄。そのうちのひとつか全部に別の計算をした結果を入れてほしいと。そして印刷したものを伝票に添付するのです。表の項目名が一致しても私は場所に納得がいきません。計算を説明している場所が何もありませんし。頑として拒むと、別の女性が彼女の言うようにしなさいと言って困ったこともありました。結局その計算結果の合計欄は本来の合計欄の隣に細い隙間を挟んで、表とごく僅かに離して出しました。カラムが増えて全体を縮小。私が作ったなんて言いたくない。

そういえば、私の上司がパソコンを使える人になって私の手を離れ３人に引継がれた給与計算Bookがあります。一覧表に数字を入れると計算し、別のシートに各人の給与明細ができるものです。今も正しく機能しているらしいのですが、心配しなくていいんでしょうね。電卓で確認しているでしょうから。今の上司はそれを私が作ったとは知りませんでした。

みんなでお茶を飲むだけで

私が十代の後半のいつ頃だったか忘れましたが、家庭内のムードが非常に荒んでいた時期がありました。夕食後数時間した適当な時に不機嫌なみんなに私がお茶を配る習慣ができました。それぞれあっち向きだったりするけれど、ひとつの急須から分けた熱いお茶を同時に飲むうちに、次第に和やかになっていきました。



私がある時期に勤めた会社も最初は結構不機嫌ムードでした。前任者からお茶を出すタイミングは朝とお昼と聞いていましたが、最低限それくらいはしなさいということでしょう。私はそれ以外にも適当に出していました。

職場で女性が自分ひとりだととにかく気楽です。気温、湿度、雰囲気、忙しさなどで自分で勝手なタイミングと量で出せました。女性が複数いると当番にしたり、ひとりだけ担当するとしても自分の思う通りにはできず、出す時間が決まってしまいがちです。

女性が自分だけならば自分が飲みたいと感じた時に出したり、今日は空気が乾き気味だから回数を多くとか、全員力仕事で忙しかった時は喉が渇きやすいから早めに。聞いておいて希望者だけにという場合も。もうすぐ片付けるけど来客に出した後のお茶の葉はまだ開ききっていないという時、捨てるのももったいない。みんな半分ずつですよー、このお湯呑は明日洗いますからごゆっくりねと配りました。ケチです。

係長が部長の机の前に立って、ふたりが深刻な表情で長らく向かい合っているところにお茶を運んでくると、部長が笑顔になって「ま、お茶でも飲もや。それから考えよう」と言い、係長も顔が弛んでほっとした様子でした。お茶とはそんなにも力を発揮する場合があるのだと思いました。

職場は数か月でずっと和やかになりました。お茶のせいかどうかはわかりませんが、お茶が来た時にほっとした雰囲気があったのは確かです。

今の時代はお茶はセルフサービスになってしまった職場が多いことでしょう。それはそれでいいのです。お茶のサービスをさせるのが気の毒という人もあるでしょうし、衛生面から任せるのに勇気の要る場合だってあります（ほんとにそう思う。お湯呑の洗い方なんて）。しかし人間だからわかるタイミングもあるし、手が離せない時は嬉しいはず。お茶を配るのが唯一のコミュニケーションという場合もあります。ほんのちょっとのほっとすることがあるだけで気分が変わっていきます。家庭内や職場が変わる可能性があります。

例の職場ではお茶の葉はまとめ買いしたものを本社から送ってもらっていました。ある日本社から電話で、私が来てから極端にお茶の消費量が少ないと言われました。でも職場は以前より回数多くかなり濃い目のお茶を飲んでいたのです。私は少ない葉でしっかり濃く出すのがうまいのです。ケチですから。

封筒でご案内

出勤してみると廊下の壁ががらりと変わっていました。ドアも新品です。古いこのビルはテナントが10年前の半分になってしまったので少しでも印象を良くして呼び込みたいのでしょう。

しかし表札が無い。書留を配達に来た郵便屋さんが戸惑っていました。お客さんの為にはとりあえずの表札が必要です。そこで書き損じの大きい封筒の、所在地や名称などを印刷した部分を切り取って貼りました。

しばらくするとお向かいさんは定型長4封筒をそのまま貼っていました。あれなら後で使えます。

夕方には無事表札がつきました。



よそから受け取った封筒も相手先によっては発信元の印刷部分が便利です。電話で問い合わせがあってそこを紹介したり電話番号を言うのに、封筒から切り抜いてデスクマットの下に挟んだ封筒の一部を見ながらこたえます。滅多にありませんが直接みえた時にはそれを引張り出して渡すのです。地図まで印刷されているので。切抜いていて良かったと嬉しくなる瞬間です。

紙を束ねる帯の正体は

同じサイズの書類の、ある程度の厚みのあるまとまりが複数ある時、種類ごとに封筒に入れるのもいいけれど、そのものがぱっと見える方が意外と扱い易いものです。B5サイズくらいならそんな時は帯で留めます。A4も厚みがあればたまに。回収した紙ではなくてこれから配る、きっちり端の揃った紙ではよくやります。帯にする紙はあまり使わない大きいサイズです。A4の紙を束ねるにはA3じゃ長さが足りません。カレンダーも包装紙も大きさに見当つけて切るのは億劫。そこで活躍するのは古封筒を輪切りにしたものです。文字のない部分だけ使うといいです。あっても個人情報ではない外に漏れて問題ないものはそのまま使っていいし見た目が良くないならば裏返します。封筒の折り目を束の端の直角部分に当て、反対側の端で余った分を折りたたみ、セロハンテープで留めます。外す時は紙を湾曲させるとすっと取れて簡単。ということはやや外れやすいということでもあります。だから帯幅は太めがいいです。普通は帯にする紙の端を束の途中に挟み込んで動きにくくするようですが、これは余裕があれば輪を切ってできます。

運送会社の袋を閉じる時

運送会社の宅配便発送用の小さい方の袋はA４サイズの紙が縦にぎりぎり入る大きさで、厚みがあると封をする時に粘着する蓋の部分が中身に貼り付きます。あと数ミリ薄ければくっつかないのに。ひとつ大きめの袋にするのはもったいない。そんな時に良い方法があります。蓋から剥がした剥離紙を中身の上にのせてから封をするのです。剥離紙は予め、中身の厚みの間隔で二本の折り目をつけておきます。

宛名タック用紙の縁で冷蔵庫管理

保管場所問題の代表、冷蔵庫。ある時期私は整理に乗り出しましたが、他人のものを勝手に捨てるのも難しく、腐っているか賞味期限を適当な期間過ぎているなどすれば捨てられるけれど、期限の記載が無かったり過ぎていても相当もつ物があったりで非常に困り、そして何より忙しすぎたので、もとの通り自分が入れたもの以外は扱わないようにしました。しかしほっとくのも気掛かりです。

なんとかしたくて、宛名タックの縁をいっぱい切って小さな透明の状さし型の箱（確か付箋紙のケースだった）に鉛筆と一緒に入れて冷蔵庫に貼り付けました。約半分は無地、もう半分ほどは日付をふたつ書けるようになっていて片方の年月日の前には「保管期限」と書いています。これを過ぎていれば捨てて構わない。もうひとつの日付欄は入れた日でも書けばいいです。書いてなくても横の枠内に名前があればどうするか聞けます。

これは効果があったとすれば、一部の人にとって、短期間入れておくのに間違えられないよう自分の名前を貼り付けられるようになったというだけです。冷蔵庫に長期間入れる人はそういうのを貼らない人。また私の準備したものは意地でも使いたくないとか（日常のお茶やカップなどは別）。まだ十分使える使いかけを冷蔵庫にしまい、次回やはり使いかけは使わず新品を開封して同様に冷蔵庫にしまうのです。前回入れたのを忘れているとは限らない、というのは、冷蔵庫のことではありませんが、まだ使いかけがたくさんあるのにインスタントコーヒーが開封されて蓋がななめになっていることが何度もあったから。来客には少しでも香のいいコーヒーをという気持ちなのでしょう。

冷蔵庫はうしろめたさを軽くできる捨て場所でもあったのです。使うつもりも予定もないけど使えるものを、捨てたつもりにならないで忘れられる場所（で、ほかの人が扱わなかったらずっとそのまま）。名前や日付を貼るなんてそれと反対方向の行動なのです。

当初の目的は果たせませんでしたがそこに名前日付貼り付け用紙を設置して良かったと思えたことは何度もあります。保管期限とは関係ないことばかり、たまに冷蔵庫とも関係ないことでしたが。