仕事をしていると多くの会議に出席する。自身の出席するものを数えてみると報告会も含めて五つの会議に出席していた。情報共有を目的とした連絡会が二つ、所属部門の責任者会議が一つ、プロジェクトの会議が二つ。それぞれ一ヶ月に２～４回開催されるので平均して３回だとすると一ヶ月で１５回会議に出席していることになる。
個人的には目的が明瞭でない会議は好きではないので、役立たずな会議は出席しないようにしているので多分少ないと思う。それでも、平均して二時間程度、合計で３０時間は会議をしていることになる。一日７時間働いているとして六日弱が会議だから、働いている時間の四分の一は会議に出席していることになる。
これよりも多くの会議に出席している人も多いだろう。そう考えると仕事の生産性を向上させるという場合に「会議の改善」は取り組むに値するテーマになるだろう。
さて、会議をする場合に「準備」をしているだろうか？しているとしたら「どんな」準備をしているだろうか？準備もせずにとにかく集まって話そうという会議になっていないだろうか？
会議の準備は次の様なことが必要だろうと思う。
１）アジェンダの準備
２）関係資料の準備
３）会場の設営
アジェンダの準備は「会議の式次第」になりがちだ。
例えば、こういうアジェンダが良く見られる。
１．はじめに
２．資料の説明
３．質疑応答
４．さいごに
といった具合。
しかし、本当のアジェンダは式次第などではない。資料の目次でもない。
「agenda」を英和辞書で引くと、
agenda [dnd]
━━ n.pl. 会議事項; 議題; 議事日程（表）; 政策; 【コンピュータ】アジェンダ.
と出てくる（Infoseek辞書）
これで言うと式次第でも構わない気がするが、実際は違う。
Oxford dictionaryによると、
agenda
• noun 1 a list of items of business to be discussed at a meeting. 2 a list of matters to be addressed.
— ORIGIN Latin, ‘things to be done’.
とある。つまり、「話し合われるべきこと」「対処するべきこと」のリストということである。対処するべきことは何だろうか？話し合って対応を決めることは何か？を考えてリストを作成するのが「アジェンダの準備」だ。具体的には会議のゴールや一連の活動（プロジェクトなど）のゴールからブレークダウンしていくことになる。例えば、「セールス活動の改善について」の会議であればゴールは「改善策を得ること」になる。その為には改善策の「内容」「開始時期」「検証方法」などが決まっていないといけない。内容は①ブレーンストーミングでアイデアを出す②アイデアを整理するフレームワークを決める③アイデアを整理して評価する・・・などのアジェンダが決まってくる。もしかしたら、アイデアを策定するプロセス自体を最初の討議項目にしても良いだろう。
アジェンダが準備できれば、つまり「話し合うべきこと」が決まれば、その話し合いに必要な関係資料はおのずと決まってくる。ただし、資料は紙に印刷して用意するのか、電子データとして用意してプロジェクタで映写するのか、OHPを使うという様なケースもあるだろう。また、資料は会議の他の参加者に用意してもらわないといけない場合もある。その時には資料作成の依頼をする必要がある。
ここまでやると大抵の場合は会議参加者にアジェンダと資料を送って会議に臨むことが多い。しかし、会議の会場設営がまだだ。会議室に入って、そこに設置されているデスクと椅子をそのままの配置で使っていないだろうか？その配置は本当にこれから始まる会議にあっているだろうか？殆どの場合、会議室は様々な目的に利用することを前提としているので、決して「私達の会議」仕様になっているわけではない。そこで、会議を始める前にデスクや椅子の配置を変えて話し合いがやりやすい形にした方が良い。デスクが大きかったり、重かったりして配置が変えれない会議室は使わないほうが良い。人数や会議の目的を考えて配置を変えるのは結構難しい。良く分からなければデスクを八の字に開いて、開いた側にホワイトボードなどを置くのが良いだろう。途中で話しづらいとか参加者が気になるようであれば、レイアウトを皆で変えてみればよい。
