書面決議 （株主総会編）

最近、書面決議を行う会社が増えているような気がします。株主総会の書面決議（正式には「決議の省略」といいます）は、会社法になる前から認められていたのですが、今になってジワジワと広がって来ているのはナゼでしょう？
取締役会の書面決議は会社法で認められ、大きな会社でも使っているようです。そうそう、監査役会は書面決議できませんので、ご注意ください。

流行ってきたとはいっても、初めての場合は何かと不安になるもので、お問い合わせも色々あります。私自身のギモンも交えながらお勉強してみますか・・・。

Point １ 手続の流れ
①取締役会で提案事項の承認をします
②代表取締役が株主全員に対して提案書を発送します
③株主全員が同意し、同意書を返送してきます
④株主全員の同意が得られたとき（最後の同意書が到達したとき）にみなし決議成立です　→Point３へ

Point ２ 作成する書類など
書面決議特有の書類として、株主に対する提案書、株主の同意書が必要です。メールでもダイジョウブなのですが、この場合は “なりすまし” の問題がおこらないための注意をしていただくことになりますね。 ということもあり、皆さん、書面で作成されています。
ちなみに、これも良くお問い合わせいただくのですが、書面決議の場合も議事録の作成は必須です。以前は議事録の作成は要求されていなかったのですが、会社法で取り扱いが変わっています。

Point ３ みなし決議の効力発生時点
書面決議はPoint１④のとおり、株主全員の同意（書）が到達した時にみなし決議成立となるのですが、そうすると、そもそも、いつ決議したことになるか、とても不安定ですよね。ですので、株主さんには「●月●日までに同意書をご返送ください」とおねがいし、「●月●日に決議の効力が発生します」という期限付き決議をすることをおススメしています。これならば、決議の日が予定できて便利ですよ。

Point ４ 提案者
たまぁにですが、取締役会を開くのがムズカシイという会社さんがあります。取締役が出席できなくて定足数を充たせない、などというご事情です。この場合、株主提案という手法を用います（裏ワザ！？）。株主が提案者になるときは、取締役会で提案内容の承認をする必要がないので、これもそれなりにベンリです。
ただし！ 個人的には素朴なギモンがあるんです。
同意の意思というのは、通常、会社に到達したときに効力が発生するものだと思いませんか？　株主提案だったら、同意書は株主さんに返すことになるんですよね？ そういう場合、株主の同意の意思というのは、どうやって会社に到達するんでしょうか？

こんなことを考えるワタシはへそ曲がりかもしれません