出先の打合せにはカーボン紙を持参する

■Wikiが使えない会議のシチュエーションがある

関係者の打合せにはWikiは有効だ。しかし、問題は、外部の人を入れた打合せである。

外部の人との打合せには、Wikiは使いづらい。
通常の会議のようにPCをつないだプロジェクタを投影しながら打合せするのはいいけれども、Wikiを見せてしまうと、部外秘の項目も目に入ることとなり、都合が悪い。
せいぜい、MS WordやMS Noteの新規作成画面を使うしかない。

とはいえ、こちらで議事録をコントロールしてる場合には、会議が終わった直後に、その場でプリントアウトしたり、メールで送ったりということもできる。

しかし、出先で打合せをした場合、議事録の管理の主体をかならずしもこちらがとることができないということがある。

■議事録の後送はトラブルの素

多くの場合、先方の誰かが議事録を取っていて、数日後に「先日の議事録です。中身を確認してください」とメールで送られてくるか、次回の会議の冒頭にあらためてレビューされるかという状態だろう。

しかし、このタイムラグのために、決定事項が欠落していたり齟齬があったり、また、その欠落や齟齬をきちんと検証できなかったりというトラブルが起こりがちだ。

ひどい相手の場合は、悪意をもって、自分に都合が悪い決定を議事録にあえて残さないというケースもある。
そこまでいかなくとも、「あれっ、それって俺の担当だったっけ？」「えっ、○日までに○個だっけ？」という細かい行き違いは、なかなか潰しきれない。

■自分でなんとかする

問題を起こさないためには、議事録を会議・打合せのクロージングの際に確認することが重要だ。

出先の相手に、それが期待できない場合は、自分でなんとかするしかない。

もっとも手軽で確実なのは、出先の打合せにカーボン紙を持参して、手帳にメモを取るときに使うことだ。決定事項、次回までのタスクとその担当者などを確認したら、議事録メモのカーボンコピーを相手の担当者に渡すのである。電子化されていないことを恥じることはない。合意に至った事柄を双方がともに確実に確認できる。これで十分だ。

相手先のコピー機を使用させてもらう必要もない。帰社してから、議事録をあらためて作成・送付・確認・修正する手間もない。トラブルや行き違いを未然に防ぐこともできる。カーボン紙の導入効果は劇的なはずだ。

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