アジェンダは議事録を想定して事前に作成・配布する

■議事録には内容の詳細さに応じて３種類ある

議事録には以下のような3種類がある
１．決定した事柄だけを書く
２．検討の経緯、反対意見なども含めて書く
３．発言者を含めて、発言を逐語的に書く

３．となると負担は大きい。どうしても必要な場合以外は作成を避けたい。録音・録画で代用できれば、それに越したことはない。
通常は１～２の詳細さで済むはずだ。

■議事録のアウトラインにはパターンがある

議事録は、以下のようなアウトラインになることが多い

○会議実施概要
・会議名（回）
・開催年月日（曜）
・開始時刻－終了時刻
・場所
・参加者
○議題一覧
・議題１
・議題２……以下適宜
○議題1
・提案概要
・提案理由
・質問
・意見
・結論
・今後の課題
○議題２……下位の構造は１と同様

市販のシステム手帳のリフィルが参考になるだろう。

・タイムシステム・会議チェックリスト
・Bindex・会議録

■アジェンダとは項目が埋まっていない議事録

こうして議事録のアウトラインを見ると、アジェンダとは項目が埋まっていない議事録だと言うことができるだろう。
議事録のアウトラインのうち、「会議の実施概要」など、事前に埋められる項目は、埋めてしまってアジェンダを作成してしまうのが、議事録作成の効率を上げるコツといえるだろう。

■アジェンダは、事前に配布しておく

こうして作成したアジェンダは、参加予定者に事前に配布しておくべきである。
議題を周知しておき、会議を開始した直後からトップスピードで議論がかみ合うようにするためだ。
また、会議の開始時刻や開催場所の連絡を徹底しておくことで、不注意に基づく遅刻や欠席を防ぐという効果も期待できる。