■ホワイトボードに描くのを遠慮するカルチャー
会議の際にホワイトボードを使うのは有益な方法として伝統がある。
しかし、有益であるがゆえに、ホワイトボードに書き込む人は、何か、強大な権力を持った人物のように見えてしまうのだろうか。年少者・新参者がホワイトボードを使って話をしたり、意見をまとめたりということは、おこがましい……とされる空気が蔓延している組織もあるだろう。
変な話ではある。
■プロジェクタか大きなディスプレイにつなげたPCを使う
しかし、ファシリテータに徹する者としては、いらぬ軋轢は避けるに越したことはない。
ホワイトボードの代わりに、プロジェクタか大きなディスプレイにつなげたPCを使うのが良い。
アジェンダを投影し会議の参加者に見せる。会議の進捗につれて、意見や結論をどんどん書き込んでいく。会議終了とともに、議事録が完成している……そういう「議事録ドリブン」の会議が望ましい。
■ソフトは何を使うか
組織が硬直化していて、議事録の過去の形式を守らなければならない……ということであれば、検討の余地はなく、それまで議事録を作るのに使っていたソフトを使わざるを得ないだろう。多くの企業では、MS Wordということになるかもしれない。
多少の自由度があるのであれば、同じMS Office群でも、MS OneNoteが良い。OneNoteは、図表の混在、各種ファイルの一本化など、効率化に大きく寄与する。TabletPCで使えば、その効果は飛躍的に増す。
・Microsoft Office OneNoteホームページ
■パスワード付きのwikiがベスト
とはいえ、議事録の多くは、会議が終わってから数日後（あるいは次の会議の冒頭）に配られ、そして、目を通されることもなく、死蔵されてしまう。紙（メール）で配布してしまうと、結局、整理・管理は各人に委ねられる。変更があったりしてバージョンアップがあったりしても、うまく行き届かない公算が大きい。
望ましいのは、オンラインで一元的にバージョンを管理し、メンバーは最新版をネットで確認するという状態であろう。労力を掛けて作った議事録が活用されていない組織であれば、過去のしがらみを断つのも一案である。新しい形式での議事録作成を進言すれば、採用される可能性は大きい。
簡単なのは、GoogleDocsである。Shareボタンを押すことで、ほかの人と共有することができる。
・GoogleDocs
継続的な会議の議事録を構造化して残すには、Wikiが良い。livedoor Wikiを使うと、閲覧をメンバーに限定したWikiを簡単に作ることができる。
・livedoor Wiki
ただ、livedoor Wikiの場合、１アカウントで１つのWikiしか作ることができない。メンバーの違う会議をいくつも仕切っているような場合には不便である。また、ホリエモンの一件以来、ライブドアに対してネガティブな感情を持ち、「ライブドアのサービス？」「会社のデータをライブドアのサーバーに？」「何かあったらどうするの」と慎重論を唱える人もいるはずだ。この場合は、FreeStyle Wikiが良いだろう。cgiに関する基礎的な知識があれば、簡単にパスワード認証付きのWikiを作ることができる。
・FreeStype Wiki
会議の際にホワイトボードを使うのは有益な方法として伝統がある。
しかし、有益であるがゆえに、ホワイトボードに書き込む人は、何か、強大な権力を持った人物のように見えてしまうのだろうか。年少者・新参者がホワイトボードを使って話をしたり、意見をまとめたりということは、おこがましい……とされる空気が蔓延している組織もあるだろう。
変な話ではある。
■プロジェクタか大きなディスプレイにつなげたPCを使う
しかし、ファシリテータに徹する者としては、いらぬ軋轢は避けるに越したことはない。
ホワイトボードの代わりに、プロジェクタか大きなディスプレイにつなげたPCを使うのが良い。
アジェンダを投影し会議の参加者に見せる。会議の進捗につれて、意見や結論をどんどん書き込んでいく。会議終了とともに、議事録が完成している……そういう「議事録ドリブン」の会議が望ましい。
■ソフトは何を使うか
組織が硬直化していて、議事録の過去の形式を守らなければならない……ということであれば、検討の余地はなく、それまで議事録を作るのに使っていたソフトを使わざるを得ないだろう。多くの企業では、MS Wordということになるかもしれない。
多少の自由度があるのであれば、同じMS Office群でも、MS OneNoteが良い。OneNoteは、図表の混在、各種ファイルの一本化など、効率化に大きく寄与する。TabletPCで使えば、その効果は飛躍的に増す。
・Microsoft Office OneNoteホームページ
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■パスワード付きのwikiがベスト
とはいえ、議事録の多くは、会議が終わってから数日後（あるいは次の会議の冒頭）に配られ、そして、目を通されることもなく、死蔵されてしまう。紙（メール）で配布してしまうと、結局、整理・管理は各人に委ねられる。変更があったりしてバージョンアップがあったりしても、うまく行き届かない公算が大きい。
望ましいのは、オンラインで一元的にバージョンを管理し、メンバーは最新版をネットで確認するという状態であろう。労力を掛けて作った議事録が活用されていない組織であれば、過去のしがらみを断つのも一案である。新しい形式での議事録作成を進言すれば、採用される可能性は大きい。
簡単なのは、GoogleDocsである。Shareボタンを押すことで、ほかの人と共有することができる。
・GoogleDocs
継続的な会議の議事録を構造化して残すには、Wikiが良い。livedoor Wikiを使うと、閲覧をメンバーに限定したWikiを簡単に作ることができる。
・livedoor Wiki
ただ、livedoor Wikiの場合、１アカウントで１つのWikiしか作ることができない。メンバーの違う会議をいくつも仕切っているような場合には不便である。また、ホリエモンの一件以来、ライブドアに対してネガティブな感情を持ち、「ライブドアのサービス？」「会社のデータをライブドアのサーバーに？」「何かあったらどうするの」と慎重論を唱える人もいるはずだ。この場合は、FreeStyle Wikiが良いだろう。cgiに関する基礎的な知識があれば、簡単にパスワード認証付きのWikiを作ることができる。
・FreeStype Wiki
