会議の時間を短くするにはアジェンダを作る

■ダラダラ会議はなぜ起こる？

会議が迷走してしまうのには理由がある。
根本的な原因は「長時間会議でもしょうがない」という諦めがグループに蔓延していることだ。議事進行のテクニックが未熟なことや、問題のあるメンバーがいたりすることは副次的な問題だ。
ダラダラ会議をさせないためには、なによりもまず、「短時間で会議を終わらせる」という意識をメンバー全員で共有することだ。

■ダラダラ会議はリソースの無駄遣い

１時間の会議のコストはいくらだろう。そのコストは給料÷勤務時間ではない。会議は複数の人間が集まってこそ成り立つ。多くの人間の時間を摺り合わせて生み出した１時間は、ただの１時間ではない。参加人数が増えるにしたがって、その１時間のコストは等比級数的に上がっていく。

会議そのものは利益を生み出さない。会議によって決定された行動が執られることによって初めて利益は生まれる。ならば、会議に掛けるコストを下げれば下げるほど、組織の生産性は上がっていく。

会議会議に参加する人数は必要十分に絞り込み、会議に掛ける時間を極力少なくするべきなのだ。

■会議を短時間に実施するアジェンダとは？

アジェンダとは、「検討課題」「議題」を記したもののことである。
通常、「議題１：～」「議題２：～」……と議題を列挙する。
これがあるだけで、議論があちこちへと発散しにくくなり、会議は短くなってくる。

もっと、あからさまに会議を早く終わらせたい場合の取って置きの方法がある。
それは、配布するアジェンダに終了時間を書いてしまうことだ。
リーダーや議長とすり合わせをし、「○時には終わらせましょう」と宣言してしまうのだ。議題の数、検討内容の複雑さ、過去の会議時間の実績などを勘案して、少し努力すれば、達成できそうな終了時間の目標を設定してみる。
常に２時間以上掛かっていた会議であれば、１時間４５分ぐらいを目標とすると、意外とすんなり達成できたりするものである。

■会議の終わりを切っておくと、成果が上がるようになる

会議を短くして嫌な人はいない。多くのメンバーが喜んで会議に参加してくれるようになる。時間内で終わらせようと、発言が活発になる。
必然的に、会議の成果は上がってくる。