事務職にみるわかりやすさの追求

もうすぐ仕事を始めて３ヶ月になるということで、そろそろ一通りの仕事には慣れてきたような気がします。
もちろん、まだ未経験の仕事もいっぱいなので、まだまだひよっ子ですけどね（＾＾；

ただ、事務職の全体像みたいなものはかなり体で理解できてきたように思います。
とにかく事務職に一番必要なのは、「わかりやすい仕事をする」ということ。
大量の書類（情報）を処理していく中で、それらをできるだけ早く、正確に処理することももちろん大切ですが、そのためにも、わかりやすくそれらの仕事をこなすことが重要になってきます。

例えば、何かの調査依頼の書類が届いたとき、去年はどう処理したかを参照しようとしたとします。
そのときに、その去年の書類をきちんとわかりやすい場所に保管してあって、どのように処理したかをそこに記してあれば（または、回答のコピーを一緒に綴っておく）、仕事はより迅速・確実に進むわけです♪
やはり人間の記憶力には限界があるため、無数に届く書類の対応を逐一記憶することは不可能に近いですよね。


また、事務というのは「自分がわかる」だけではダメです。
同僚や、さらには新人さんがそれを見てもわかるくらいの仕事ができれば、その新人さんにとっても非常に助かることと思います。

同僚と共同で事務の仕事にあたる場合も、同様にわかりやすくすることが重要です。
緊密に情報を交換し、お互いがきちんと仕事の状況を把握できなければ、仕事の過不足が生じ、効率の良い仕事ができなくなるでしょう。
こういった場合は、ふせんにメモ書きをしておいたりするのがとても有効ですね。
もし自分が明日から入院、という事態になっても大丈夫なくらい、わかりやすい仕事にこだわるといいかもしれません。


さて、わかりやすさについてあーだこーだ言ってきましたが、これらは優しさにも絡んでくることだと思うんですよね。
コンビニで働いていたときもそのことについては考えていて、エントリーも書いたりしましたが、それは事務職でもやはり有効になってくると思いました。

きっと他の職業でも多かれ少なかれ必要になってくるものだと思いますし、日常生活においてもわかりやすさを意識するのはとてもいいことなのではないでしょうか。



関連エントリー(同じ窓で表示されます)：
・「わかりやすくすることの“優しさ”」