裏方は辛いよ

最近の gitaco の主な仕事は、この秋のイベントに向けての準備です。
いわゆる国際会議ってやつでありますが、今年は11月下旬に東南アジアで開催されます。

作業状況は着々とすすんで、、、と言いたいところですがぁ・・・、
これがなかなかどーして、毎回、間際までヤキモキさせられちゃうのです。

参加申込書とか、発表する人はその論文とか、ホテル予約の有無とか、
あ、あと肝心の参加費の振込みもやっていただかなくては。これが一番大切。
参加する人びとに提出していただくものは、いろいろあります。

ところが、これが締め切りまでにバシッとそろったためしがないのね・・・。
毎回、締め切り日が近くなると「トットと出さんかぁ、おりゃおりゃぁ～！」と
催促メールを出すのですが、それでも出さない人は出しません（ムカッ＃）
しかも、こういう人にかぎって発表者だったりするので始末が悪い。

参加される方の協力があってはじめて成り立つイベントですのでね、
出すもの出してくれないと、gitaco たち事務局の準備作業が進まないぢゃないのよぅ。

事前準備でバタバタする gitaco たちも苦労しますが、
いちばん大変なのは、やっぱし当日現地で活躍するウチのオヂサマたちでありましょう。
このときばかしは、オヂサマたちがパシリに変身します。頑張れ～！

現場って、そのときにならないと何が起こるか分かりませんからね、
状況判断力ってのが要求されちゃうわけです。たいへーん。
「まぁ、結局はいつも結果オーライだけどね」
とは、何度もケーケンしているベテランマンの余裕の発言。頼もしい限りです。
おかげで gitaco たちぺーは、会議が始まってしまえば事務局でぬくぬくとお留守番、
しばし羽を伸ばす平和な日々を送れるのです。ありがとうござりますです。

ちょうど今、その準備の一環でボスとＭ部長が現地へ打合せに行っています。
その報告が今日メールで届きましたが、現地でも準備は着々と進んでいるようですよ。

あ、そうそう、事務局への提出書類の中に宿泊予約用紙のコピー、というのがあるのですが、
この数がホテル側と gitaco たち事務局側のそれと合わないとのこと・・・。

ホテルの予約は、参加者本人がＦＡＸまたはメールで
直接ホテルへ申込みすることになっているのですが、
確認のためにコピーを事務局にも送ってね、とお願いしているので、
どうやら事務局に送ったらそれでＯＫと勘違いしている人がいるみたいです。

違いますよー、それじゃあ当日お部屋は確保できちょりませんよぉー。
あんなに大きく「To: ○×Hotel／cc: 事務局」って書いてあるのに・・・。
ちゃんと見てちょーだいよぉ。
来週、ボスたちが帰ってきたら、そのチェックとフォローをしなくちゃだな。
まったく世話のやける人びとです。

今はまだ開催までしばらくあるので、すこし余裕ですが、
来月は、発表論文集をつくる準備をしなければなりません。
こんな調子で毎度毎度、開催日が近づくにつれ、やきもきドタバタするのです

発表者のみなさーん、締め切りは守ってくださいねー！！ お願いよ。