スーパー手帳の仕事術

スーパー書斎の道具術のコメント欄に「私もこれでFilofaxを買いました」と書きましたが、正確には「スーパー書斎の道具術」でFilofaxに興味を持ち、この本を読んで買いました。

著者はもちろん、山根一眞氏です。

最近流行りの「手帳術」関連本のルーツでしょう。（たぶん）

初版発行が「昭和61年10月9日」となっていますが、この時点でシステム手帳を「これは小さなデータベースだ」と言ったり、Filofaxをべた褒めしながらも最終的には「整理サイズはＡ４で統一」「情報整理の基本原則は規格統一にある」といった、現代では常識的は事を23年以上前から主張していた山根一眞氏は、総合格闘技界のエリオ・グレイシー（グレイシー柔術の創始者）に相当する人物です。

山根式袋ファイルの応用

山根式袋ファイルのデジタル版です。

考案者はもちろん スーパーHacker 山根一眞氏です。

ご本人はヘビーMacユーザーなのでフォルダの色分分けをしたり、インデックスと名前を区切る記号を「・」だけでなく「＊」なども使い大量の資料を整理されているようですが、保険代理店レベルの資料はそこまで分類する必要がないので簡略化してパクっています。(^_^;)

まず、「仕事」なり「書類」なり好きな名前でフォルダーを作成します。

次に、作成したフォルダー内に顧客ごとのフォルダーを作成します。

フォルダーの名前を付ける法則が肝心で、最初に3文字ひらがなの振り仮名を付け、区切りに「・」などの記号をつけて、その後ろにフルネームを付けます。角形2号封筒版と同じ要領ですね。

頭にふりがなが付いている事が最大のポイントで、これによってアイコンを名前で整列させた際にきちんと「あいうえお順」に整列します。パソコンの弱点「漢字のフォルダー名はきちんと整列しない」という欠点がクリアできるのです！

ついでに、よく使う資料のフォルダーなどは「1－資料」とかいう風に頭に数字を付けてやると整列の際に数字はひらがなより優先されるので、アクセスしやすくなり便利です。

後は顧客フォルダー内に「Ｄｏｃ（作成した文章や資料等）」や「代理店控（申込書のスキャンデータや車検証のコピーなど）」「事故（事故ごとの資料や保険金請求書のスキャンデータなど）」など自分の使い易いようにフォルダーを作成して分類するとgoogleデスクトップなどの全文検索よりも速く必要な資料にアクセスできます。

加えて、下の画像のようにフォルダ内に関連顧客のショートカットを作成しておくと更に便利になります。

結局また保険代理店向けの小技になってしまいました。(^^ゞ

スーパー書斎の道具術

昭和62年1月15日　第１刷発行と書いてあるので、既に約22年前に発行された本ですが、内容は今でも充分応用できる物です。

本に書いてある多くのHacksの中でも、特にお勧めなのが「山根式袋ファイル」！！この方法のもの凄い点はシステム手帳からパソコンまで全てに応用可能だと言う点です。

「パソコンのファイル検索ならgoogleデスクトップとかの全文検索の方がいいんじゃないの？」という方もいると思いますが、この点については次の機会に書こうと思います。

また、角形2号の封筒を使った情報整理術というと、野口悠紀雄氏の「押出しファイリング」という方法もあるようですが、営業マンが使うのであれば、絶対に「山根式袋ファイル」です。

私の解釈では、目的を持たずに情報を収集して「何を捨てるか」という事に向くのが「押出しファイリング」で、目的を持って集めた情報を「効率的にファイリングし活用する」という事に向くのが「山根式袋ファイル」であると思います。

残念ながら今は中古でしか購入できないようです。流通している中古の数も少ないようなので、少しでも興味のある方は入手できるうちに入手されることをお勧めします。

※アフィリエイトではありません。（笑）私に直接連絡の取れる方であれば無料でお貸しいたしますので、その際はちゃんと返してください。貴重なバイブルですので。 (^^ゞ


↓著者　オフィシャルサイト



↓山根式袋ファイルの作り方

携帯のカメラで書類をコピー

免許証、車検証、損益計算書など保険契約の添付物としてコピーが必要になる事が意外に多くあります。訪問先に常にコピー機があればいいのですがそうもいきません。

そこで活躍するのが携帯電話のカメラです。

コツは

・1200×1600程度のサイズで撮影
・接写モードで撮影
・オートフォーカスがあれば利用
・携帯もしくは腕を壁等に固定して手ブレを防ぐ

という事くらいです。

また保険代理店向けの小技になってしまいましたがこれを応用すれば「デジカメを使ってA3の書類をコピーする」といった事もできるので試してみて下さい。

※写真はF901icで撮影した免許証大の会員カードです。320×240に縮小してもこの程度の文字は読めます。（何のカードか判った方は同年代）

プリンターを借りて印刷

またまた、印刷です。

訪問先で「あ～、モバイルプリンターがあれば！」と思った事はないでしょうか？

そんな時のための小技です。

まずはVectorからPrimoPDFをダウンロードし、インストールします。

次に、印刷したい物をPrimoPDFで印刷します。（選択できないソフトの場合は、事前に通常使うプリンターをPrimoPDFに切り替えてから）

出来上がったPDFをUSBメモリー等にコピーして訪問先のパソコンで開きプリンターを借りて印刷しましょう。

何だか保険代理店向けの小技ばかりになってきている気が．．(^^ゞ

空き時間を利用して印刷

保険代理店の仕事は意外に印刷する書類が多く、「満期案内」「見積書」「申込書」「プロポーザル」など多くの書類を自分で作成して印刷しなければなりません。「満期案内」だけでも一気に作成しようと思うと丸二日くらい事務所に籠る事になってしまいます。

ただでさえ事務所に置いてあるデスクトップでしか出来ない作業が多くあるのに、これでは営業になりません。

そこで、空き時間を利用して事務処理を効率化する技です！

と、言っても何も難しい事はありません。印刷しなければいけない書類を営業の空き時間に作成し、印刷するだけです。プリンターが繋がっていないので「印刷に失敗しました」というエラーが出ますが無視して構いません。どんどん印刷してしまいましょう。

事務所に戻りプリンターに接続すると失敗したはずの印刷が一気にプリントされます。あとは印刷が終わるのをコーヒーでも入れながら待ちましょう。

ユーザー辞書

パソコンや携帯の便利な機能で意外に使われていないのがユーザー辞書です。

難しい地名や簡単に変換出来ない名前などの辞書登録などは使っている方も多いかもしれませんが、ちょっとひねった使い方をすると入力が格段に便利になります。

例えば私の場合、会社名や住所などを入力する機会が多いのでこういう登録をしています。

la → （有）ライフアシスト
la → 〒330-0073　埼玉県さいたま市浦和区元町*－*－*
t → TEL:048-***-**13
f → FAX:048-***-**14
k　→ 携帯:090-****-****
よ → よろしくお願いいたします。

これ以外にも沢山登録していて、たまにメンテナンスすると「どうしてこれを登録したんだろう？」という登録もある程です。（笑）

ちなみに、携帯電話は入金システムやクレジットカードの請求額確認など色々なID・パスワードを打ち込む機会が多いので「８」にID「５」にパスワードを割り当てています。
携帯でアルファベットと数字の混在したものをユーザー辞書登録なしで入力しようとするのは辛いですからね。

「８」と「５」に割り当てているのは携帯のキーは「５」に突起があり暗闇でも簡単に判別でき、「８」はその下にあるからです。

とは言っても暗闇でID・パスワードを入力する事はありませんが。