【勘定科目の検算】仕入高

年間の仕入高は膨大な仕入件数が集計されたものであることから、この集計作業を事後的に検算するのは不可能であるといっても過言ではありません。ですから、日常処理の段階で、発注したとおりの納品と請求がされ、それに基づいて仕入計上されているかを入念にチェックしておかなければ収拾がつかなくなります。

★発注記録の保存

正確な仕入計上をするには発注を正確にしなければなりません。「相手任せ」「口頭での発注」は厳禁し、書面での発注を徹底しなければなりません。発注が「不正確」「不明瞭」であれば、納品や請求の段階での変更が頻繁に生じ、事務作業に混乱をきたし、正確な仕入を計算することができません。また、この発注の段階で「品名とその数量」は当然として「単価（品ごとの値段）」も決定しておく必要があります。信頼関係や馴れ合いでの価格の「後決め」は仕入計上を不正確にしてしまう最大の要因です。

★納品時に品目と数量を確認

納品時には注文どおりの品目と数量が届いていることを完璧に確認しておく必要があります。もし、品目や数量が注文と異なっている場合には至急業者に連絡し、返品する、あるいは追加納品をしてもらう必要があります。やむを得ず当初の注文を変更しなければならない場合には、変更内容の書面を業者に要求しなければなりません。そうでなければ、注文記録と納品、さらには請求とのつながりが絶たれてしまいます。

★納品された品目と数量で請求されているかを確認

最終的に仕入が確定するのは請求の段階です。ただし、それは請求が「注文→納品」に基づいている場合です。納品が注文どおりに行われているからといって、請求が正しいという保証は全くありません。

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