【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

大阪市北区の築山公認会計士事務所(築山哲税理士事務所)です。
身近な疑問の解説と役立つ情報の提供をさせていただきます。

会計ソフトへのデータの取り込み

2022-04-09 11:01:00 | 経理業務(帳簿の作成)
「自身がすでに入力し保存しているデータ」、「ネットなどを通して入手可能な他者が作成したデータ」、これらがデータ処理で必要となった際には、「入力」するのではなく「取り込む」ほうが作業効率は圧倒的にいいです。

昨今、様々な局面においてこのデータの取込みが活用されており、会計ソフトにおいても例外ではありません。しかし、この便利で効率的な機能によって収拾がつかない事態を招いていることもあります。

◆処理できないデータが取り込まれる

この会計ソフトの取込みという機能を利用すると、自身では処理することができないデータまでもが取り込まれてしまいます。「勘定科目を決められない」、「税務的な判断ができない」といったデータまでもが無意識に取り込まれてしまいます。

預金取引はすべての入出金が取り込まれます。クレジットの利用もすべての履歴が取り込まれます。その中には、経理や税務の知識が十分でないユーザーには処理不能なものが混ざっています。

◆重複しての取込み

これは注意をしていれば何とかなることですが、データを重複して、しかも大量に取り込んでしまうとその「削除」が大変です。

◆データが増えすぎる

仕訳というのは基データを適宜集計して行うことがあります。しかし、取込み機能の多くは、集計前の基データをそのまま取り込むことが通常ですので、会計ソフトのデータが膨大な分量になることがあります。

例えば、交通費の記録は、仕訳は月合計額で行い、明細は「会計ソフトの外」に保管しておくことが通常です。これが取込み機能を利用した場合には、会計ソフトに個々の交通費までもがすべて記録されてしまいます。

◆同期できない

「外部データ(システム)との同期」、典型は金融機関の預金口座との連携です。これが取込み機能の最先端・花形で、「同期の設定をしておけば、あとは会計ソフトが自動的に処理してくれる」というのが売りです。しかし、この機能がシステムの障害で正常に同期しないことや相手方(金融機関など)の方針変更によって同期が打ち切られるということもあります。

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★個人事業者ではクラウド会計が主流に?
昨今、クラウド会計がユーザーを増やしています。特に、個人事業者がクラウド会計を選択しています。クラウド会計の特徴のひとつが、ネットと通じてデータを取り込むという機能ですが、便利なはずのこの機能を十分に使いこなせていないことがあります。

★個人事業者は会計ソフトを使わないほうが楽な場合も
個人事業者は規模も小さく事業所得を計算する基データは比較的少ないので、「収入-必要経費-所得控除」という算式さえしっかり理解していれば会計ソフトを使わなくても計算できます。会計ソフトの取込み機能で「余分なデータ」を取り込んだがために混乱していることが目立ちます。「青色申告特別控除65万円」、確かにそうですが、会計ソフトの料金、場合によっては税理士報酬を考慮すれば無意味な場合もあります。

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社長借入金の減少(返済だけではない)

2022-01-20 18:30:00 | 経理業務(帳簿の作成)
社長借入金(役員借入金ともいう)は返済をする、つまり会社の資金を社長個人に移動させることにより減少します。これは金融機関からの借入金と同じです。しかし、中小零細企業ではこれとは違う原因によって社長借入金が減少することがあります。

◆会社が受け取る家賃と相殺する

例えば、会社名義のマンションに社長が住んでいるとします。このような場合には会社は社長から家賃を受け取ることができます。

社長借入金がある場合、この家賃の受取りという「貸し」と、社長借入金という「借り」を相殺することができます。家賃は入金、社長借入金の返済は出金ですので、入出金という手続を省略するのです。

◆会社が負担している個人的出費と相殺する

これも上記の家賃と同じ理屈です。会社が何らかの社長の個人的出費(交通費や飲食代など)を負担している場合、この「貸し」と社長借入金という「借り」を相殺するのです。

ただし、社長の個人的出費を会社が負担するということは、たとえ後に精算するといっても経営上は好ましくはありませんので、この方法はやむを得ない場合に限定しなければなりません。

◆債務免除(収益が生じるので法人税に注意)

これを知っている人は少ないと思います。社長借入金という債務を免除してもらうのです(社長の側からすれば債権放棄)。この債務免除を受けると、社長借入金が減って同額の収益(利益のプラス要素)が生じます。わかりにくいかもしれませんが、返済義務がなくなるということは借入額相当の資金をもらったということですから収益になるのは当然です。

この債務免除を受ける理由は次のふたつです。ひとつは借入金(負債)が多いと決算書の見栄えが悪い場合です。借入金が多いと自己資本比率、流動比率などの重要な財務指標が悪化します。もうひとつは相続税対策です。社長借入金は社長個人からすれば会社に対する貸付金という財産であることから相続財産になります。社長借入金の返済ができそうにない場合、社長個人としては返済されそうにない貸付金が相続財産として相続税の課税対象となってはたまったものではありません。

◆親族への贈与?

ここまでくると、もっとわかりにくいです。社長借入金は、社長からすれば会社に対する貸付金ですので財産ということになります。財産ですので、現金や不動産同様、贈与することができます。

「私の親族は会社には関わっていないので(株主や役員ではないので)」という人がいますが、借入金の相手先は誰でもなることができますので、会社と無関係の親族でもかまいません。

◆会社の財産による代物弁済

金銭で社長借入金の返済をするのではなく、金銭以外の会社財産(不動産や車両など)を社長名義に変更することをもって返済をするという方法です。この方法は金融機関からの借入金においても会社の財産が担保提供されている場合には行われます。いわゆる代物弁済です。

この方法は課税関係が複雑です。代物弁済は譲渡ですので、譲渡益が生じる場合には利益に影響し利益の額によっては法人税が課税されます。また、譲渡した資産によっては消費税も課税されます。さらには、返済した社長借入金の額を超える価値がある会社財産を提供した場合には、その超える部分が社長の給与として社長に所得税が課税されるだけでなく、損金不算入となって法人税の課税所得が増えます。このように課税関係が大変複雑ですので、この方法は特別な事情がある場合を除いて避けなければなりません。

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借入金の使途と経理処理

2021-12-18 20:01:00 | 経理業務(帳簿の作成)
借入金をするようになると経営者の利益計算の感覚が混乱します。利益は「収益-費用」として計算しますが、借入金のないうちは「収益は入金」に「費用は出金」に一致します。それが、借入金をするようになると、「負債」という収益や費用とは直接的に関連しない要素が加わってくるからです。

◆借入金で調達した資金を何に使ったか(資金を使うまでは利益に影響しない)

借入金をすれば資金(通常は預金)が増えます。利益に影響が出るのはこの資金を使ったときです。

借入金で得た資金の使途は様々で、運転資金に使った(仕入、人件費、家賃など)、設備投資をした(減価償却費)、研究開発に使った(主に人件費)、別の借入金の返済に充てた(いわゆる借換え)、資金を手元に置いている(不時への備え)といった具合です。この借入金の使途とその経理処理を正確に認識しておかないと利益計算に混乱が生じます。

資金を使ったからといって、その額が直ちに費用となるわけではありません。減価償却費として複数の年度にわたって費用となる、在庫として翌事業年度以降に繰り越される、土地は資産計上されたまま(費用とはならない)など様々なケースがあります。

◆借入金による資金調達そのものは利益に影響しない

借入金という勘定科目は、借入金で資金を得たという「一瞬」しか「仕訳」として登場しません。しかも、借入金は負債ですので、「収益-費用」という利益計算とは一切関係しません。借入金をしても、借入金という負債が増えて現金預金という資産が増えるだけですので利益には影響しません。利益に影響がでるのは資金(現金預金)を使ってからです。

◆借入金の返済も利益に影響しない

次に借入金という勘定科目が動く(減る)のは返済したときです。これも負債の減少ですので利益計算に影響しません。借入金の返済というのは企業にとって資金の負担が大変大きいですが利益計算には影響しないのです。利益計算に影響しているのは上記のとおり、借入金で得た資金を使ったという局面です。つまり、利益への影響は返済に先行しているということです。ただし、資金の使い方によっては返済が費用に先行する、場合によっては返済のみが生じるというケースもあります。

◆利息は資金調達のコストとして利益に影響する

通常の借入金(会社代表者やグループ会社からの借入金以外)は一定の利息を支払う必要があります。利息というのは借入金で資金を調達するためのコストですので利益計算(収益-費用)における費用になります。

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★借入金の経理処理は意外と簡単

上記のとおり借入金の経理処理は意外と簡単です。借入金という勘定科目は借りたときと返済をしたときしか動きません。借入金の残高は返済が終了するまで貸借対照表の負債の部に計上されています。この借入金の経理処理を認識していれば利益計算が混乱することはありません。

借入金で得た資金を使った場合の経理処理は、資金の調達源が資本金(株主からの出資)であろうが手持ちの資金(利益からの蓄積)であろうが同じです。これと借入金の経理処理を切り離して考えないと利益計算に対する感覚は混乱してしまいます。

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社長借入金の増減と残高

2021-12-18 20:00:00 | 経理業務(帳簿の作成)
小さな会社の経理には、小さな会社ならではの難しさがあります。そのひとつが社長借入金(役員借入金ともいいます)です。この社長借入金に関しては、簿記の書物を読んでも、ネットで検索しても解決できない問題に遭遇してしまいます。

社長借入金は、社長(代表者)兼大株主であるような小さな会社で生じる社長と会社間の資金の動きです。小さな会社では会社の資金が不足した場合、社長が個人の資金を会社に提供するということが当たり前のように行われます。この資金の動きが社長借入金として会社の帳簿や決算書に表れます。

【重要】社長の「立ち位置」に対する認識

社長借入金の問題を考えるにあたっては、社長の立ち位置を認識しておかなければ混乱してしまいます。

社長借入金に関しては、社長個人つまり会社の外での一個人、それと会社(法人)という「ふたつの当事者」が存在します。社長借入金は社長という一個人から会社への資金の貸付けです。会社からすれば、社長という一個人から借りているのです。会社の帳簿や決算書は会社の立場ですので、会社は借りているので「借入金(負債)」となります。

◆社長借入金が生じるパターンは様々(会社の資金が動かないケースも)

社長借入金が生じる一番美しい(?)パターンは、社長個人の資金を社長個人の預金口座から会社の預金口座に振り込むというものです。しかし、このパターンは珍しいといっても過言ではありません。

小さな会社では、社長が会社の経費を立替払いすることが多いです。この立替経費が精算されていない場合には事業年度末に社長借入金と経費勘定(交通費、交際費など)を計上します。立替経費相当額を社長から借りてそれで経費を支払ったと考えるのです。社長個人と会社との間に資金の動きはありません。

小さな会社では、資金繰りの都合で社長の給与が支払えないことがあります。このようなときも上記の立替経費と同じ要領で社長借入金を計上します。

その他、社長が認識していない状況で社長借入金が生じるパターンはいくつもあります。

◆社長借入金の使途(社長借入金に関連して生じる勘定科目)

社長借入金が生じるのは会社に資金が必要なときで、借りた資金は何らかの支出に充当されています。そして、その支出が決算書の何らかの勘定科目に表れます。

社長借入金で車両を購入した場合は車両運搬具と減価償却費、立替経費の場合は諸費用(交通費、交際費など)、社長の給与が支払えなかった場合には役員報酬が計上されています。

◆社長借入金の返済

社長借入金を返済した際には、社長借入金を減額します。上記の社長借入金の使途として生じた勘定科目はすでに生じていますので、返済の段階では生じません。

◆社長借入金の残高

社長借入金の残高(決算書や試算表に表示されている金額)は今後社長に返済しなければならない金額です。社長借入金は、社長が認識していない状況で生じるパターンがあります。事業年度が終了したなら社長借入金の額を必ず確認しておかなければなりません。

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★社長貸付金(役員貸付金ともいう)

社長「貸付金」というのもあります。会社から社長への資金の貸付けです。社長という一個人からすれば会社から借りているということです。

★社長借入金の決算書における表示(借入金以外で表示される場合も)

社長借入金は貸借対照表の負債の部に短期借入金あるいは長期借入金という勘定科目で表示されます。この勘定科目には金融機関からの借入金も含まれていますので、社長借入金というのはその内訳(補助科目)を構成します。

社長借入金が借入金(長期あるいは短期)以外の負債として表示されることがあります。未払金と未払費用です。社長の給与や立替経費の未精算分は借入金よりも未払金や未払費用で計上されていることのほうが多いかもしれません。いずれにせよ、会社が社長に返済(支払い)をしなければならない金額(負債)であることに変わりはありません。

★現金勘定のマイナス

社長に給与を支払えなかったのに「現金で支払ったような」処理をした。
社長の立替経費を「現金で精算したような」処理をした。

「事実には反し」ますが、このような処理をすることがあります。この処理が累積すると現金勘定がマイナスになることがあります。現金のマイナスはありえませんので、社長借入金を発生させて現金のマイナスを解消させなければなりません。

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立替経費(代表者のものへの税務署の視点)

2021-11-12 19:16:00 | 経理業務(帳簿の作成)
あまり好ましいことではないのですが、規模の小さい会社では代表者による立替経費が頻繁に生じます。「立替経費」とは、会社が負担すべき(会社の資金で支払うべき)経費を代表者が立替払いすることをいいます。立替払いをしているわけですから、代表者は立替払いした金額を会社から引き出すことができます。

◆機動的な(?)支払いを行える

中小零細企業の代表者には仕事と私生活の区別が明確でないことから、私生活の最中に「突然!」会社の買い物をするということがあります。また、私生活の中で支払えば利便性が高いこともあります。そんなことから、なんだかんだと立替経費が生じてしまうのです。本当はよくないことですが。

◆会社に資金がない

小さな会社の場合には、会社の資金が不足したならば代表者がその穴埋めをしなければなりません。不足する資金をまとめて代表者個人から会社に入金すればいいのですが、そうしている時間的余裕がない場合には立替経費という手段によるしかありません。

◆代表者個人で支払うことのメリット

これは上記のような中小零細企業の特異性や資金的にやむを得ないといった理由ではなく、代表者個人で支払えばメリットがあるというケースです。

「個人のほうが安く買える」「個人でしか買えない」「ポイントがもらえる」というケースです。特に昨今では「お得な」買い物をあちこちで簡単にすることができます。

◆私生活の費用との区分

代表者が立替払いをする際には私生活の費用と同時に支払われることがあります。ひとつの請求書や領収書に会社と私生活の支出が混在しているというケースです。この場合、私生活の部分と会社の部分に区別するという面倒な作業をしなければなりません。

◆記帳が遅れる(漏れる)

立替経費のリスクのひとつが、記帳が「遅れる」あるいは「漏れる」ということです。立替経費は会社に請求がされませんので、会社の資金が動かないことからいつまでたっても記帳が行われません。これを記帳するには代表者が立替経費の存在を認識するという注意力に依存するしかないのです。代表者が忘れてしまったらおしまいます。

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★税務署の視点

小さな会社では代表者による立替経費は「どうしようもないこと」とはいうものの、税務的には「突っ込み所が満載」ですので立替経費が生じる場合には十分な注意を払う必要があります。

立替経費の領収書のあて名は会社でなければなりませんが代表者個人になっていることがあります。税務署は代表者個人名義の領収書は会社とは無関係であると考えますので、出費の内容に照らして会社との関連性を十分説明できるようにしておかなければなりません。

出費が個人と会社に共通するもの、例えばガソリン代などの場合、私生活と会社に区分することは容易ではありません。

立替経費の精算は立替払いが行われた日を含む事業年度中に行わなければなりません。旧事業年度の立替経費の精算はできないということです(旧年度に未払計上していれば可能です)。

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