【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

大阪市北区の築山公認会計士事務所(築山哲税理士事務所)です。
身近な疑問の解説と役立つ情報の提供をさせていただきます。

リアルタイムの記帳はどこまで可能か?

2018-10-20 11:01:00 | 経理業務(帳簿の作成)
記帳(仕訳と総勘定元帳への記録)は、リアルタイム、つまり取引が生じる都度とまではいかなくても、取引が生じた日のうちにしておかなければなりません。記帳処理が溜まってしまうと一度に大量の事務処理をしなければならず、そのことが集中力を欠く原因となり単純なミスを多発させます。また、取引から日数が経過すると記憶が薄れ事実関係が不透明な処理が行われてしまうおそれがあります。

しかし、取引の発生日から相当遅れて記帳をするしかない場合もあるのです(この場合も仕訳の日付は取引発生日になります)。

◆締め日(計算期間を設けて一定期間分を一括して処理する)

「締め日(しめび)」とは計算期間の終わりのことです。通常、計算期間は1か月で「毎月1日から月末」「毎月21日から翌月20日」といった具合です。計算期間を定める理由は、計算を確定するための取引先との調整、担当者間の連絡のために日数を要するからです。決して、「面倒なのでまとめて」というわけではありません。

計算期間を設けて処理するものの典型は売上と仕入です。売上にせよ仕入にせよ、日々生じています。しかし、数量や金額が直ちに確定しない(後ほど変更される可能性がある)など、日々計上ができない理由がある場合もあります。このような場合に計算期間を設けるというのが一般的となっています。

IT化や取引条件の明瞭化(昔のような馴れ合いがなくなり、互いに不信感と緊張感を持って取引をするようになった)が進み、リアルタイムでの取引金額の確定が相当可能となってはいますが、業種によっては計算期間を定めて金額を確定するしかない場合が今も相当あります。ただし、計算期間の金額を確定しなければ代金の決済が遅れますので、可能な限り早期に金額を確定させるための企業努力を怠ってはいけません。

なお、計算期間を設ける場合の処理日、つまり仕訳の日付は締め日になります。締め日が月末であれば、月末の日付で計算期間合計額を計上します。

◆決算仕訳

決算仕訳は取引先から入手した基資料によるのではなく、会社独自の計算に基づかなければならないものがあります。また、特定の勘定科目が確定しなければできない仕訳(減価償却や貸倒引当金など)、未払税金(法人税、消費税)のように全ての勘定科目が確定できなければできない仕訳もあります。ですから、これもリアルタイムとは行かないのです。

★決算は何時までに確定するのが理想か?

決算書に基づく法人税の申告は、事業年度末が終了した翌日から2か月以内にしなければなりませんので、これよりも遅らすことはできません。よくあるのは、法人税の申告書を作成する段階になって、「あの処理(仕訳)を忘れていた」ということです。その意味で、決算と法人税の申告は同時並行ですから、決算は法人税の申告期限である事業年度末が終了した翌日から2か月以内に確定させることになります。

いわゆる月次決算では簡略な処理でかまいませんので、もっと早い翌月10日とかに確定させなければなりません。しかし、締め日のある取引(売上、仕入など)は取引先との関係で遅れてしまうことがありますが、可能な限り早期に終了させるべきです。

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【勘定科目の検算】販売費及び一般管理費

2018-10-20 11:00:00 | 経理業務(帳簿の作成)
販売費及び一般管理費(いわゆる経費)として計上される勘定科目は多数あります。それぞれの勘定科目の金額が正しいか気になるかもしれませんが、一定時点の残高がある資産や負債と違って、一定期間の累計数値である費用(収益もそうです)はそう簡単に検算することはできません。

資産の預金であれば預金通帳、負債の借入金であれば返済予定表と照合することによって勘定科目の金額が正しいことを確認できます。費用については、資産や負債のように照合できる決定的な資料はありません。あえて言うならば、複数の請求書や領収書を合計した金額ですが、すでに日付順に保存している請求書や領収書から特定の勘定科目の分を集計するのは大変な作業となります。

販売費及び一般管理費については次のような方法で、計上された金額が正しいということの「確証」を得るしかありません。

◆次ごとの比較

ほとんどの財務会計ソフトには、月次の試算表を月ごとに比較する機能が備わっています。「月次推移」「月次比較」などといわれるものです。この損益計算書の販売費及び一般管理費の部分を査閲(レヴュー)するのです。

○毎月計上されるもの
給料、電話代、電気・水道・ガス料金などです。
○毎月同額が計上されるもの
役員報酬や家賃などです。
○特定の月にしか計上されないもの
賞与がこれです。
○特定の勘定科目に連動して計上されるもの
販売手数料は売上に、社会保険料(健保と厚生年金)は給料に連動します。
○月末に銀行口座振替えで支払うもの
月末に銀行口座振替えで支払うものは、月末が休日であれば翌月に引き落とされて計上されます(計上されない月、2か月分計上される月があります)。
○不規則に計上されるもの
接待や福利厚生に関連する費用がそうです。
○臨時に計上されたもの
退職金、新製品の宣伝費用、記念行事に関する費用がこれです。

各費用は一定の傾向や特色を伴って発生し計上されます。異常性のある勘定科目については総勘定元帳を査閲(レヴュー)し、さらには基資料である請求書や領収書までたどらなければなりません。

◆年度ごとの比較(とりあえず前期)

年度ごと、とりあえずは前期と比較してみます。

○増えていなければおかしいもの
「従業員を増やした」「事務所や店舗を拡大した」、このような状況の変化と矛盾していないかを確認します。
○減っていなければおかしいもの
「従業員を減らした」「事務所や店舗を縮小した」、このような状況の変化と矛盾していないかを確認します。

★勘定科目誤りに注意!
販売費及び一般管理費に関しては勘定科目の誤りが非常に多いです。単純な会計ソフトへの「入力誤り」、使用する勘定科目の「不統一」「非継続」が決算書を歪(いびつ)にしてしまいます。

★木も森も見る
販売費及び一般管理費を正確に計上するには、仕訳の段階で基礎資料を十分入手し、それを分析・解明した事実関係に基づいて処理しておくことが大切です。しかし、無意識のうちに処理を誤る、処理を変えていることがありますので、上記のような査閲(レヴュー)を欠かせません。

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【勘定科目の検算】仕入高

2018-10-16 17:01:00 | 経理業務(帳簿の作成)
年間の仕入高は膨大な仕入件数が集計されたものであることから、この集計作業を事後的に検算するのは不可能であるといっても過言ではありません。ですから、日常処理の段階で、発注したとおりの納品と請求がされ、それに基づいて仕入計上されているかを入念にチェックしておかなければ収拾がつかなくなります。

★発注記録の保存

正確な仕入計上をするには発注を正確にしなければなりません。「相手任せ」「口頭での発注」は厳禁し、書面での発注を徹底しなければなりません。発注が「不正確」「不明瞭」であれば、納品や請求の段階での変更が頻繁に生じ、事務作業に混乱をきたし、正確な仕入を計算することができません。また、この発注の段階で「品名とその数量」は当然として「単価(品ごとの値段)」も決定しておく必要があります。信頼関係や馴れ合いでの価格の「後決め」は仕入計上を不正確にしてしまう最大の要因です。

★納品時に品目と数量を確認

納品時には注文どおりの品目と数量が届いていることを完璧に確認しておく必要があります。もし、品目や数量が注文と異なっている場合には至急業者に連絡し、返品する、あるいは追加納品をしてもらう必要があります。やむを得ず当初の注文を変更しなければならない場合には、変更内容の書面を業者に要求しなければなりません。そうでなければ、注文記録と納品、さらには請求とのつながりが絶たれてしまいます。

★納品された品目と数量で請求されているかを確認

最終的に仕入が確定するのは請求の段階です。ただし、それは請求が「注文→納品」に基づいている場合です。納品が注文どおりに行われているからといって、請求が正しいという保証は全くありません。

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【勘定科目の検算】売上高

2018-10-16 17:00:00 | 経理業務(帳簿の作成)
決算書の売上高は一事業年度の販売金額の累計値で、年間の全ての販売をひとつひとつ集計した結果です。売上高を構成する項目の件数は膨大になりますので、この集計プロセスを一事業年度分、事後的に検算することは不可能であるといっても過言ではありません。ですから、売上高を正確に集計するには、日ごろからの検算、何らかの異常が認められる部分の重点的検討が必要となってきます。

★日や月ごとの検算

日ごとや月ごとでしたら「漏れ」と「重複」の発見は容易だと思います。小売店でしたら、閉店後に個々の売上を確認することができます。卸売業でしたら、営業終了後にその日の出荷の全てを確認できます。この確認した結果が集計に反映されていれば問題ありません。

★集計結果を月ごとや前年度と比較する

日々や月々の検算をしていたとしても、想定外の間違いや勘違いをしてしまうこともあります。間違いや勘違いは、集計結果に何らかの異常となって表れますので、集計結果を「目で確認」するということが欠かせません。

異常な数値は、日あるいは月ごとの推移や前年同時期の数値と比較することによって明らかになることがあります。さらに、この比較は「得意先別」「店舗別」「商品別」など細分化された単位で行うとより効果的です。

★他の関連する勘定科目を検討する

複式簿記では、取引が生じると複数の勘定科目が同時に変動します。売上高と同時に動く勘定科目の典型は売掛金です。売上高の間違いは売掛金の間違いにもつながります。「二重に売上計上をしている」のであれば、その分の売掛金は減りませんので売掛金残高が多く残るはずです。

★売掛帳は正しいのに試算表が間違っている

売掛帳は正しく作成され請求にも一切問題がない場合でも、その売掛帳が正しく試算表に反映されていなければ売上高は正しい金額とはなりません。このようなことが起こる原因は仕訳の間違いです(単純な金額の集計や転記のミス)。また、売掛帳には記録されていない取引、例えば単発的な相手に対する現金での販売を売掛金勘定で処理した場合は売上高が過少になってしまいます。

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眠っているWindows8の活用

2018-10-14 12:30:00 | ◆このブログについて
Windows7のサポート期間があと一年ほどに迫り、眠っているWindows8の活用を思いつきました。「眠っている」というのは、PCの購入当初に8から7にダウングレードしたので使用していない8を保有していたということです。8ならばサポート期限はあと4年以上あります。この眠っている8を活用すれば10の購入費用の節約になります。さらに、「あの8」をこの目で確かめたいという「好奇心」が満たされるという一石二鳥です。

未開封の袋から8のリカバリーディスクを取り出してインストールすると、「知らなかった過去」であるWindows8(厳密には8.1)が目の前に現れました。

「なにこれ?これがWindows!?」

8に触れた第一印象です。どの部分がということに関しては多くの8ユーザー(被害者といっても過言ではありません)が語っているとおりです。ある日突然、これを押し付けられて日常業務を行ってきた人のストレスは相当なものだったと思います。自分が選ばなかった過去を垣間見て胸を撫でおろしました。「あの日、もし5分早く(遅く)出発していたら・・・」という心境と同じです。

しかし、「あと1、2年このパソコンをネット閲覧(あるいはワープロや表計算)のためだけに」といったように用途を限定してパソコンを使用するのであれば、眠っている8の活用をおすすめします。8も十分役に立ちます。

★Windows95の登場から二十数年

世間一般にWindowsが注目されるようになったWindows95(1995年発売)の登場から二十数年が経ちました。あの当時は現在のようなネット販売もなく、95の発売当日は秋葉原や大阪日本橋などの「電気街」には長蛇の列ができました。95を買い求めた人たちも今では中年以上、今の若者はスマホに夢中で、今やパソコンは中高年の道具になりつつあります。

最新バージョンの10も決して安泰ではありません。半年ごとに行われる抜本的(強制的)なバージョンアップの結果、使い勝手の向上どころか、動作が不安定(面倒な再設定が必要)になることもあります。いつもこの背後にあるのは「セキュリティ対策」ですが、それは「高度化」「複雑化」「肥大化」したネットに対応することが喫緊の問題であるからでしょう。

思えば95の機能は現在のスマホと同じで「手のひら」に乗る程度のものでしたが、それでも十分といえば十分でした。必要最低限のネットとパソコン、それでいいのではないでしょうか。

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