MOS受験に向けて14(表示形式１）

今日は、エクセルで軽視されがちな表示形式についてふれます。
意図どおりの表示ができない、単位をつけると計算できないなどの経験はありませんか？
表示形式を知らないとエクセルを使いこなせない。この表示形式を極められたらいっそう理解が深まると思います。

簡単な表示書式という場合には、[ホーム]タブの[リボン]である程度間に合います。




［通貨表示形式（\、$、€ とつけられる）、［パーセントスタイル］、［桁区切りスタイル］、［小数点以下の表示桁数を増やす］、［小数点以下の表示桁数を減らす］の表示形式の設定ができます。

MOSの問題には、「○○の数値に長い日付形式（例2014年3月3日）、あるいは短い日付形式（例2014/3/3）の表示形式を設定してください」という問題がでます。その際には[表示形式]ボックスの▼をクリックして選択する必要があります。



本日述べる表示形式というのは、後述しますが[ホーム]タブ→[フォント]の[セルの書式設定]クリックあるいはCtrl+1キー
[セルの書式設定]ダイアログボックスが開くので[表示形式]タブで表示形式が主になります。



「(1)」と入力すると「-1」に「9-11」と入力すると「9月11日（入力した年の）」のように表示されてしまします。
エクセルが自動認識するケースを一覧にしてみました。




右欄に「文字列」とあるのは「文字列として認識しています。
ご存じのように日付と時刻はシリアル値として認識されています。シリアル値は1900年1月1日野午前時を「1」として1900年1月2日は「2」、1900年1月3日は「3」という具合に1ずつ増えていく数字のことで9999年12月31日の「2958465」まで扱うことができます。曜日の情報ももっているので表示形式を変えることによってさまざまな表示ができます。　シリアル値で1時間は、1を24で割った小数点以下の数値として扱う。しかしこの際、割り切れない数値になることがあるため、時間を計算したときに演算誤差が生じることがあるので注意が必要です。

日付の入力の仕方は「2004/3/3」、「2004-3-3」、「H26.3.3」はシリアル値をして認識しますが「2014.3.3」は認識してくれません。上の表にもある、「平成26年3月3日」などはシリアル値として認識しますが、「平成36年3月」はダメです。面白いのは「2014年3月」や「2014/3」はシリアル値（2014/3/1）と「して認識してくれます。
日付は「2014/3/3」あるいはその年(2014年）であれば3/3」として時刻は「12：35」などと入力すれば間違いありません。
シリアル値かどうかは数式バーを見れば「2014/3/3」などと表示されるのでわかります。

「3月3日(月）」は文字列として認識されるのでダメです。
特に、MOSの試験を受ける人は別の表示形式に変える問題が必ず出題されますから。
ちなみに2014/3/3」のシリアル値は「41701」です。」表示形式を「標準」や{数値」にしてみるとわかります。

・表示形式の表示と設定
[ホーム]タブ→[フォント]の[セルの書式設定]クリックあるいはCtrl+1キー
[セルの書式設定]ダイアログボックスが開くので[表示形式]タブで




最初の表で「0000」「(1)」を入力した通りに表示させたければこのダイアログボックスで[文字列]に設定するか「’」(アポストロフィ）を間につけて入力すると文字列になるのでどちらでもOKです。ただし、「0000」を数字として「0000」と表示させたければ、[ユーザー定義]で「0000」と設定すればできます。

［セルの書式設定］ダイアログボックスの［表示形式］タブについて

［標準］：セルの値に対して特定の書式を設定せず、一般の書式を設定します。
　今日の日付「2014/3/8」と入力したセルを［標準］にすると「41706」となり、1900/1/1から「41706」日目に当たります。
　これが本当のシリアル値で「2014/3/8」は同じシリアル値の表示形式をかえたものになります。　　
［数値］、［通貨］、［会計］は[少数以下の桁数]を指定することができます。例えば「3.1415」を桁数「3」と指定するといず　れも「3.142」と表示されますが、元の「3.1415」は保存値として残っており、計算にはこの保存値が使われるので注意が必要です。上記の[ホーム]タブにある］、［小数点以下の表示桁数を増やす(減らす）］も同様に表示を変えてるだけで、端数処理をしたわけではありません。
　　
[数値]と[通貨]は負の場合の設定、例えば「-12345」、「（12345）」な　どのように設定が可能です。
[通貨]と[会計]は「\」、「$」、「€」などの通貨記号を付すことができます。ただ、「通貨」の場合数字の直前、「会計」はセルの左端につきます。

なお、[数値]、[通貨]、[会計]は初期設定で小数点以下の桁数が0になっているので、小数を扱うときには要注意です。

[日付]、[時刻]などについては次回以降に触れることにいたします。