emailを書く、emailから学ぶ＜No.４＞

emailを書く、emailから学ぶ＜４＞

これまでにemailの書き始め、挨拶、相手への気遣いと、emailの始めの部分について書いてきました。今回は終わりの部分について書いて、ともかくはemailの基本的な書き方についての話しを終わりたいと思います。

いろいろな用件を書いたあとに、さて、最後にどう書いて終わるのか？これはなかなか難しいんですよね、我々にとっては。あ、少なくとも僕にとっては、ですけどね。用件だけ書いてそれだけで終わるのか、日本人の感性からすると、なんかそれは違うような気がするんですね。そこで，僕はよく、用件のパラグラフが終わると、Thanks again for your email.という始まりで最後の一言を始め、例えば、

Thanks again for your email.
I will be in touch again very soon. (すぐにまた連絡します。)
Have a great weekend!

とか、post（「誰々に最新の情報を伝える」という他動詞）を使ったイディオムである「keep＋名詞（目的語）＋posted」（「誰々と連絡を取り続ける」「誰々に最新の情報を伝え続ける」「誰々にまた何かあったらすぐに連絡する」といった意味）を使って、

I’ll keep you posted. In the meantime (そのまでの間は→それでは),take care!

とか言いますね。ただ、Keep me posted.（何かあれば連絡してね、してくださいね。）、I will keep you posted.とかいう表現は、インフォーマルな言い方なので、ある程度親しい関係にある人同士ではいいですが、まだそんな感じでない場合（ビジネス的な文にしたい場合）は、postedの代わりに、informed（伝える）の方を使った方がいいでしょう。それを使うと、

I will keep you informed.
Please keep me informed.

となりますね。他には、All the best（あなたに全て最もいいことが起こりますように→幸運に恵まれますように、あなたの幸せを祈っています、等の意味）を使った表現もよく使われます。以下は実際に僕に来たメールの文言です。

All the best to you for this semester! Thanks again,

All the best as you prepare for the new term in Japan. Take care,
（あなたが日本で新学期の準備をしている今（＊as（～の時）の使い方に注意してくださいね）、全てがうまく行きますように。では、お元気で。）

とまあ、こんな感じで文を終わる準備ができます。そして最後の、日本語でいう「草々」「敬具」に当たる言葉を書いてメールを終わります。「え？そんなもの、英語もあるの？」ですって？はい、あります。親しい間の簡単なメールであればそれがなくても問題ないですが、ビスネスなら必ず、また、ある程度丁寧なメールにするのであれば、あった方がいいですね。以下がそれにあたる表現です。

1) bestを中心に使ったもの
Best,
All the best,

2) wishesを中心に使ったもの
Best wishes,
Warmest wishes. *Many thanks and warmest wishes,

3) regardsを中心に使ったもの
Regards, *Thank you and regards.
Kind regards,
Kindest regards,
Warm regards,
Warmest regards,
Best Regards,
Sincerest regards,

4)その他
Truly,
Sincerely,
Cheers,

「多すぎる…どれを使えばいいの？」ごもっとも！僕はよく３）のグループのBest regards,を使います。相手から来るものとしては、Kind regards, Warmest wishes, All the best, いろいろありますね。Sincerest regards,は見たことはないですが、そういう言い方もあるそうなので一応書きましたが、使わないかな？基本、人によって使うものが決まっている感があります。最上級（warmest, kindest, sincerest等）を使うのが一番丁寧であることは間違いないですね。そして、一言の、Best, Regards,はかなりカジュアルな言い方になります。あ、Cheers、もね。Sincerely, Trulyは昔から手紙の最後に書く表現としてよく使われたものですから、丁寧な言い方であり、一言でも問題はありませんので、念のため。

ということで、emailの基本形はすべてカバーしたかと思います。とはいっても、そんなに多くはありませんけどね。こんな感じで皆さんもどんどんemailを書いて、相手の反応、書き方も参考にして、自分なりのemailのスタイルを作っていきましょう。Okay, this is all for the basics of writing the email. Next time, or some time later, I will pick up some of the expressions that are used often in the email. In the meantime, have a good one! nao

emailを書く、emailから学ぶ＜3＞

emailを書く、emailから学ぶ＜3＞

昔大学で商業英語、あるいはビジネス英語という科目がありました（今もあるかな？）。僕の学部（外国語学部）ではその科目はありませんでしたが、商学部や経営学部、経済学部などではビジネス英語、特にビジネスレターの書き方などを教えていましたね。emailがビジネスレターとなった現代、今はemailの書き方を学ばないといけませんよね。そこで、と言っては何ですが、今回はビジネス上必ず必要となる添付書類の送付に係る表現についてお話ししたいと思います。日本語で言うと、「～の書類を添付しますのでご覧ください。」といった感じの表現ですが、それをemailに書くとどうなるのか？例えば、普通に考えると、

I have attached the document. Please look it over.
（書類を添付します。ご参照ください。）
あるいは、
Please find the document attached to this email.
（このメールに添付した書類を見てください。）

といったところでしょうか。ところが、ビジネスで頻繁に使われる表現は以下のようなものです。

1) Attached please find the document.
2) Please find attached the document.

「ん？何か文法的におかしい～。」ですよね。おっしゃる通り！これを文法的な文と考えるとどのような構造になっているのか？僕も言語学を専攻した者としてその謎解きを試みましたが、これがなかなか難しい。１）の場合は、もともとの文章構造（basic structure）は以下と考えられます。

■please find the document (that is) attached

そして、the documentの修飾語である、attached（添付していること）を強調するためにその語を文頭に出す（前置する）。このように、文のある一部を強調したいがためにそれを文の最初にもってくる（前置する）ことを、言語学では topicalization (話題化)と呼びます。このattachedもそれと同じルールで前置したと考えられますが、通常の例とはちょっと違っていることは否めません。「通常の例とは？」ですよね。以下がわかりやすい例です。

This morning, I went to the hospital.
（今朝です、病院に行ったのは。）
Happily I agreed to his proposal.
（快く、私は彼の提案に賛成しました。）

これらの例からわかるように、前置されるのはそれなりに独立した意味を持った語や語の集まり（句）です。しかし、attachedは、それだけでは意味をなしませんよね。なので、attachedの前置は、通常のtopicalizationとはちょっと違ったものと言わざるを得ません。しかし、送付した相手に添付書類があることを先に伝える、そのことを強調する目的で前置するのであれば、これもtopicalizationの一種と言えるでしょう。あ、こんなことは皆さんにはあまり興味がなかったかも…（冷汗）。ともかく、まず、１）のAttached please find the document.については、まあ、そのような文法規則から出来た文と言えるでしょう。しかし、２）の文章を見ると、

２）Please find attached the document.

ん～これは何かおかしいですよね～。Please find the document attached.なら文法的だけど、名詞（the document）を後ろから修飾するはずの過去分詞（attached）が名詞の前に来る？attached document（添付された書類）なら問題ないですけど、attached the document？やはり、これはおかしいですよね。もしそれでも文法的と言うなら、以下の例もオッケーになるはずですが、どうでしょう？

○Please find the schedule arranged.
↓
×Please find arranged the schedule.

やっぱりオッケーではないですね。もちろんネイティブにも確認しましたので、この判断は正しいはずです。ということは、修飾語としての過去分詞とその修飾する名詞の位置が文中でひっくり返る現象（倒置）が起こるのは、attachedだけということになるのか？いや、もう一つありました。

■Please find enclosed the document.

でも、「同封した（enclosed）」ですから、emailでは使えませんよね。相手に渡す書類を手紙とともに渡す時には封筒に入れるので、enclosedと言う。しかし、送付する媒体がデジタルになったので、enclosedではなく、attached（添付した）を使うようになった。どちらにしてもビジネス英語の独特の言い回しということになりますね。「で、結局それは文法的な文？」はい。前述したように、通常の文法規則を適用すると「非文法的」となりますが、ビジネス英語として普通に使われている表現なので、慣習的使用としてネイティブに自然に受け入れられていることから、そういう言い方も「文法的」となります。いろいろ調べてみましたが、その文構造ができた経緯はわかりませんでした。結局は、「ビジネス英語にみられる独特の表現」と理解するしかないようですね。ついでながら、以下の二つのパターンのうちどちらが多く使われているかというと、ある人がある時期にグーグルのヒット数で調べてみたところ、以下のようだったそうです。

1) Attached please find (the document.)－249,000 hits
2) Please find attached (the document.)－690,000 hits

つまり、２）パターンの方が多く使われているってことですが、まあ、それがどうしたってくらいの意味しかないですけどね。でも、これらの言い方は、１９世紀後半からずっとビジネスレターの書き方の本では「古い言い方」なので使わないようにと書かれているそうです。しかし、今もなお使われている。決まり文句というのはなかなか人の頭から離れないってことですかね。では、それらが古い、文法的でないと言うのなら、その代わりにどう言えばいいんでしょうか。答えは、「普通の言い方」ということですね、以下のような。

I have attached the document.
The document is attached.
Please take a look at the attached document.
You will find the document attached to this email.

アメリカ人のフォーラムでも上の方の言い方が自然でわかりやすいとの意見が多くありました。しかし、ビジネス文書としてのemailの世界では、まだまだ「古い言い方」の方が幅をきかせているみたいですね。以下に僕が受け取ったメールの幾つかを紹介しましょう。

■Please find attached the completed Rates & Dates information.
■Attached is the Rates and Dated Information sheet you requested.
■Herewith attached the invoice you requested.

もちろん、以下のような言い方もありましたよ。

■I've also attached the rates and dates information.

でも、どちらというとまだまだ「古い」「堅い」言い方の方が多いので、僕も「そちら派」ということで、例えば以下のような文を書いています。

Dear Barbara,

Greetings from a sunny Miyazaki, where we certainly feel the beginning of fall after a major typhoon has just passed through Kyushu. I hope this message finds you well having a wonderful evening in California.

Please find attached the document you requested the other day. I hope this will suffice for your needs.

とまあ、こんな具合かな。

今回は添付書類を送る際に使う表現についての話でした。「あまり書類を送ることないし～」ってですか？まあ、そのうちビジネスで見たり、使うことになりますから、覚えておいても損はないと思いますよ（冷汗）。では今回はこの辺で。Attached please find the letter I wrote to you, guys. No, there is no such thing as attachment in the world of blog. Just checking to see if you understood what I wrote today. See you in the next story, guys! Bye! nao

emailを書く、emailから学ぶ＜2＞

emailを書く、emailから学ぶ＜2＞

前回はemailの冒頭部分、日本語の口頭表現だと「こんにちは」、文語だと「拝啓」みたいな挨拶の部分について話をしました。また、その言葉に気候の説明などをつけて相手にこちらの状況を伝え、親近感を高める書き方についても少し書きましたね。でも、前回のブログの最初の方に書いた、「お元気ですか」、あるいは、「お変わりはありませんか」等の相手を気遣う文言についてはまだ触れていませんでしたよね。To refresh your memory, the following are the ones I listed in the previous blog as the expressions that should do the job in daily conversation.（思い出してもらうために、以下にこの前僕が日常会話でその役割をする言い回しとして書いたものを再度記しますね。）
How are you?
How are you doing?
How’s it going?
How are things?
How are things going?
How have you been?
How do you feel?
How’s life treating you?

今回は、これらの気持ちをemailで書く時にはどんな言い方があるのかについて話をしたいと思います。実は、まさにこの点について、charokoさんから質問をいただきました。ありがとうございました！ Appreciate your reading and your question. charoko. Thanks! さて、質問は以下の通りです。

「例えば相手の住んでいる地域が、台風の被害を受けているということをニュースなどで知っていたときは、漠然と「お元気ですか」と聞くよりも「台風の影響は大丈夫でしたか。」などと聞きたいですよね。英語にすると"Were you affected by the typhoon? I hope not. " といった感じでいいのでしょうか。」

というものです。まずは単刀直入に言うと(Coming right to the point,)、そんな感じでいいと思います。ただ…相手を気遣う文章なので、疑問文から入って、その後に「大丈夫ならいいんだけど」と言うよりは、最初から心配している、大丈夫だったらいいけど、という気持ちを出す文章の方がいいかもしれませんね。また、細かいことですが、過去形より、現在完了形を使う方がいいですね。すると、例えばこんな風になるかな。
I heard that your area has been hit by a typhoon. I hope you have not been affected by it.

さて、「お元気ですか」にあたる英語をemailで書くどうなるか。僕に来た幾つかのメールの始めの部分を見てみましょう。

1) I hope this finds you well and not suffering too much under the Japanese summer heat!

2) Good evening and hope that this message finds you well and having had a pleasant evening.

3) It is a beautiful, but rather warm and humid morning here in AZ. I hope you are doing well.

4) Greetings again from Dunedin - great to hear from you and I trust you had a good break and enjoyed the excitement and tension of the Olympics as much as I did!

５) I hope you are well. I was worried that you had flooding so am happy to hear you have not yet had rain.

どうですか。How are you? How are you doing?といった言い回しはありませんよね。どうしてか、わかります？だって、相手は目の前にいるわけでもなく、電話でもないわけですから、そんな質問したってその質問に答える人がいないので、ただの言いっぱなしになってしまうからです。なので、相手の様子を伺うような言い方ではなく、日本語で言うと、「お元気なことと思います」「お元気でおられれば幸いです」といった表現でおさめることになるわけです。「～であればと思います」「「～であれば幸いです」に当たる表現が…そう、I hope (that)になりますね。その一番わかりやすい言い方が、以下ですね。
I hope you are doing well.
I hope you are well.
そして、もうちょっと英文らしい言い方が以下です。
I hope this (email/message) finds you well.
Hope that this message finds you well.
このタイプの表現（this message/email finds you well）は日本語的発想からは出てきませんので、僕としては結構気に入って使っています。皆さんも是非使ってみてください。直訳すると、「このメール、あるいはメッセージが、あなたを元気でいると見つける、知る」…なんか日本語にするとおかしいですが、でも、なんとなくわかりますよね、その感じは。まあ、「このメールを見たあなたが元気でおられること」くらいの意味と理解して、I hope（そうであれば思います、望んでいます）とともに使えばいいわけです。以下に、僕が今日であれば書くであろう文の一例を記します。例えば相手がPatとすると、

Dear Pat,

Greetings from a rainy Miyazaki a major typhoon is approaching steadily from the south.　I hope this message finds you well having a wonderful evening in North California.

とまあ、こんな感じかな。挨拶の部分、こちらの状況、相手を気遣う一言、と、基本さえ押さえていれば、あとは自分で言いたいことを言えばいいです。文法的なことは気にしないで相手にこちらの状況を伝えるようにしましょう。そうすればフレンドリーなメールになって、相手からも同じようなメールが来ますよ。これで結構いいコミュニケーションが取れるので、仕事のメールでも仕事だけにならないパーソナルな人間関係が築けます。僕の経験からの言葉です。今回は前回に引き続きメールの書き出し部分でした。次回は～…お楽しみに。See you guys! naoki