電子マネーで支払った交通費

電子マネーが本格的に普及してきました。交通機関を利用する場合、この電子マネー（Suica、PASMO、ICOCA、PiTaPaなど）を利用すればその都度切符を購入する手間が省けることから交通機関を利用しての移動が多い事業者の利用が急速に増えています。

電子マネーで支払った交通費の経理処理は次のとおりです。

■チャージした時点
仮払金（あるいは前渡金）として処理します。費用処理はできません。この段階では交通機関を利用していないからです。

■交通機関を利用した時点
この時点で仮払金を減額して交通費（あるいは旅費交通費）勘定を計上します。この作業は、月ごとなど一定の期間を区切って行ってもかまいません。当然、行き先についての記録も保存しておく必要があります。

■事業外の目的で（私用で）交通機関を利用した場合
その金額を貸付金として処理し、利用した者から回収しなければなりません。

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チャージの時点で費用処理しているケースが目立ちます。これでも、電子マネー発行業者が提供してくれる「利用明細」などでチャージした金額の利用状況（利用者、利用日、行き先、運賃など）を追跡することができ、事業年度末に未利用分を仮払金（あるいは前渡金）に計上していれば問題はありません。

しかし、現実にはこの処理ができておらず、電子マネー発行業者が提供してくれる利用明細も残っておらず、さらには事業外で利用している場合もあります。要するに、交通費勘定の中に本来の交通費、仮払金（未使用分）、貸付金（事業外での利用）が混在しているということです。

このような状態が税務調査で発見された場合、最悪の場合には費用として認めてもらえません。認めてもらえる場合でも利用状況を相当しつこく追及されることを覚悟しておかなければなりません。なお、会社の場合には利用した者の給与として扱われてしまいます。

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★電子マネーを利用しても記帳は省力化されません
電子マネーならば、交通機関の利用はその都度切符を購入する必要がないことから大変便利ですが、記帳は上記のとおり大変複雑です。要するに、電子マネーは預金と一緒でチャージした時点では預金に預け入れた（現金→預金という資産勘定間の移動）のと同じであるということです。

★チャージは個々人が立て替えてする
記帳を楽にするにはチャージは個々人のポケットマネーで行い、利用した分を後日引き出すという方法に限ります。この引き出す金額は、電子マネーの発行業者が提供してくれる利用明細で計算すればよいのです。

★ポストペイ（後払い）方式
関西で普及しているPiTaPaはこの方式です。この場合にはクレジットカードと同じように経理処理しなければなりません。要するに、決済日に仕訳をするということです。