「立替払い」とは、「本来は他人が支払うべきもの」について「代わりに支払う」ことをいいます。
立替払いの場合の請求書や領収書のあて先は「本来支払う人のあて先」でなければなりません。また、その請求書や領収書は本来支払う人に、立替払い相当額の金銭と引き換えに手渡す必要があります。
以上のように、立替払いする場合の処理は特殊です。また、立替払いは不透明な取引で、さらに実質的には無利息貸付ですので企業として健全な行為ではありません。
■立替払いのケースは限定される
個人間はともかくとして、企業が立替払いするケースは「代行業者」などが支払う特定の租税や行政手数料など限定されると思います（自動車販売業が立替払いする自動車税など）。
■いわゆる実費請求
得意先に運賃や交通費を実費請求、つまり「支出額と請求額が等しくなるように請求する」場合であっても、本来は得意先が支払うべきものでない限りは立替払いとはいえません。ですから、支払額は費用、請求額は収益として処理しなければなりません。（得意先も実費請求などという「ややこしい取引」は嫌がります。）
■ネットショップの運賃
実はこの件、ネットショップを営む人から非常に多い質問です。運賃は「実費分しか請求しない」場合であっても、「商品代金＋運賃」を収益（売上）とし運送業者に支払う運賃は費用としなければなりません。
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★立替金勘定の多発は避けるべき
請求書と領収書の「あて先」を「本来支払う人のあて先」にするのは無理かもしれません。しかし、本当に立替金と呼ぶべきものは極めて少ないですので、安易に立替金という勘定科目を使用するのは避けるべきです。本来は貸付金や費用勘定（対応する入金は収益勘定）となるものがほとんどのはずですから・・・