ＦＡＸ誤送信の対策 業務課

今回は業務課の担当です。
業務課の大切な業務の一つにＦＡＸ送信業務があります。
お問い合わせ、ご要望頂いたお客様へ、
成績書原本より先に結果をＦＡＸする業務ですが・・・
ＦＡＸ送信には業務課メンバー全員が細心の注意を払っています。
検査結果をまったく関係の無いお客様へ送信するような事が
あったらと思うと
顧客情報の流出・・・　大問題です！！！
ぞーっとします。

ミスを起こさないように“ＦＡＸ送信は二人で”行う事にしております。


送信する前のチェック
ＦＡＸ送信者以外の人が送付書・依頼書・報告書を見て
間違いないかを確認します。


送信は二人でおこないます。
送信者がＦＡＸ番号を入力し番号を読み上げます。
確認者が読み上げたＦＡＸ番号を書類と確認します。
間違いがなければ送信します。




ＦＡＸ送信終了後、二人で行った記録を残すためにスタンプを押します。


「発送先確認」・「内容確認」の欄に発送担当者・確認担当者が
それぞれ印鑑を押します。


送信した書類は、ファイルします。
念には念を！

この様な基本的動作を確実に行うことで
業務課はＦＡＸ送信ミス「0」を維持しています。