MOS受験に向けて４（プロパティの設定）

プロパティという言葉はご存じでしょう。
特にファイルサイズの大きさを確認するためによく使われていると思いますが、個人情報も含まれていることもあることに気を使われている方はすくないのではないでしょうか？
会社で使っているエクセルのファイルを利用したり、友人のファイルを利用して新しいファイルを作成される場合には、会社の名前とか友人の名前が漏えいする恐れがあります。
保存しなおしても残っているからです。

「プロパティ」とは「属性」とよばれるもので、性質や特性を表す言葉です。
ブックのプロパティは、ブックのファイルサイズ、作成日時、最終更新日時、作成者などがあります。ブックにプロパティを設定しておくとWindowsのファイル一覧でプロパティの内容を表示したり、プロパティの値をもとにブックを検索したりできます。
ブックのプロパティには次のようなものがあります。
●標準プロパティ
作成者、タイトル、検索用のキーワードなど、ユーザーが値を設定できるプロパティです。
●自動更新プロパティ
ファイルサイズ、ファイルの作成日時、最終更新日時など、Excelが自動的に設定するプロパティです。ユーザーが値を変更することはできません。
●ユーザー設定プロパティ
ユーザーが独自に定義できるプロパティです。

プロパティは[ファイル]→[情報]で右欄にある[プロパティ]クリック[詳細プロパティ]で
みることができます。




[ファイルの情報タブでは「保存場所」、「サイズ」、「作成日時」などが表示されますが、書き換えることｈできません。



[ファイルの概要]タブでは「タイトル」、「作成者」、「会社名」、「キーワード」などが表示されます。このタブの内容に個人情報が含まれ漏えいの恐れがあるのです。
したがって、この画面上で不要な個人情報を削除したり、変更したりします。
MOS試験では「ブックのプロパティとして、作成者「田中一郎」。タイトル「旅費交通費」、キーワード「消化率」を設定してください。」んなどという内容で出題されます。



[ユーザー設定]タブでは「プロパティ名」、「種類（テキスト、日付など）」、「値」が表示され、MOS試験では『「最終確認日」という名前で新しいプロパティを定義し、種類を「日付」、値を「「2014/1/20」に設定してください。』などという内容で出題されます。

もう一つMOS試験では[ドキュメントの検査]が出題されます。
試験にでなくても、知られたくない情報を削除することができるので、受験されない方も覚えておかれたら便利な機能だとおもいます。
「ドキュメントのプロパティと個人情報」だけでなく「コメントと注釈」、「ヘッダーとフッター」、「非表示の行と列」、「非表示ワークシート」など必要なら削除することができまます。





[ファイル]→[情報]で左欄にある[問題のチェック]クリック、[ドキュメントの検査]クリック



[ドキュメントの検査]ダイアログボックスが開くので「コメントと注釈」、「ドキュメントのプロパティと個人情報」などにチェックを入れ、[検査]ボタンをクリックします。

ファイルの保存を確認するメッセージが表示された場合は[はい]をクリックします。

[ドキュメントの検査]ダイアログボックスが表示されるので、[コメントの注釈]、[ドキュメントのプロパティと個人情報]などで、「次のアイテムが見つかりました」、「次のドキュメント情報が見つかりました」などと表示され、右側に[すべて削除]ボタンが表示されたら、このボタンをクリックし、[閉じる]ボタンをクリックすると、不要な個人情報をすべて削除することができます。


このプロパティはエクセルだけの問題ではなく、ワードやパワーポイントなどのオフィスに共通の問題です。