セルフマネジメントの技法

仕事を進める上で必要なリソースを管理する技法についてまとめていきます。いわゆるLife Hacks/GTD

クリアファイルを使ってパソコン用CD/DVDディスクを管理する

2006年07月16日 | 整理整頓
■状況の分析
パソコンを長年使っていると、プログラムやドライバ、データ、周辺機器のドライバやユーティリティなどのさまざまなCD/DVDディスクがあふれ返ってくる。

これをいかに整理・管理するか。不要なものを処分し、必要なものへのアクセスを容易にすること。それが重要である。

■ソリューションの概要
大きな方針としては、「ケースは捨てて、A4ファイルとディスクリフィルで管理する」

■用意するもの
・一時保管用のCD/DVDラック
・A4・2穴ファイル(キング・スーパードッチ/コクヨ・チューブファイルなど)
・A4・2穴/30穴リフィル(コクヨ・CDポケット6/PLUS・クリヤーポケット A4 CD・CD-ROM用など)
・名刺サイズの紙片
・マジック
・管理するためのソフト(エクセル/アクセスなど)
・イメージ抽出ソフト(DDump Frontend/CD革命など)
・仮想CDマウントソフト(DAEMON Toolsなど)

■初回手順
1.全部のCD/DVDディスクを集める。
2.明らかに不要なディスクを処分する(すでに使っていない周辺機器のドライバ/ユーティリティ、古い雑誌の付録など)。
3.a「OS・ドライバ・プログラム・ユーティリティ」と、b「コンテンツ・データ」に大別する。前者aは常に最新のものにアップデートすることに意味があり、後者bは保管用であり過去のバックアップとしての意味を持つものである)。
4.ディスクの表面にマジックで管理用の通し番号を書く。併せて、インストールに必要なシリアルナンバーがあるものについては、それも書く。
5.管理するためのソフトで、a.管理用の通し番号、b.ディスク名・内容、c.インストールに必要な情報、d.その他、を記載したファイルを作成する。
6.1枚のディスクに対応させて名刺サイズの紙片1枚に、a.管理用の通し番号、b.ディスク名・内容(簡易に)を記入する。
7.リフィルに任意の順番で、ディスクと紙片を入れる。ディスクが入っていたケースは処分する。
8.ファイルに任意の順番で、リフィルを綴じる(必要に応じてファイルを分冊する)。
9.管理の情報を記入したデータファイルをプリントアウトし、目次としてファイルの1ページ目に綴じる。その際、紙上に追記の余地を残しておく。

■保守・運用
・ファイルの中からディスクを取り出したときは、リフィルに紙片を残しておく。使用後には、元の場所に戻す。

・新しいディスクが増えたときは、しばらくの間は、一時保管用のラックで対応しておく。処分するか、保管するかを見極める。

・ファイルに収める場合は、ディスクの表面に管理用の通し番号、インストールに必要なシリアル番号をマジックで書き、また、管理用の通し番号、ディスク名・内容(簡易に)を記入した紙片を作成し、リフィルの任意の場所に入れる。ファイルの1ページ目の目次に手書きで追記しておく。

・必要がなくなったディスクは、リフィルの中からディスク・紙片を取り除き、廃棄する。ファイルの1ページの目次には、手書きで削除線を引いておく。

・必要に応じて、処分の前に、イメージ抽出ソフトを用いて、ディスクのイメージを作成する。

・時々、管理の情報を記入したデータファイルを見直し、追加したディスクの情報を記入し、廃棄したディスクについては、「d.その他」の項目に、廃棄した旨の記入をしておく。管理用の通し番号は、以後欠番とする。


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