あなたは創業20年のデコボコ水産に勤める若手社員。今日は、社内の「社風向上委員会」が運営する「社風をよくするための検討会議」に参加をしています。
今回の司会は、入社1年目の新人が行うらしく、その新人は会議前から書類を見返したり、緊張してソワソワと落ち着かない様子です。
新人 あ、う、早速ですが「社風をよくするための検討会議」を始めます。
新人の額には玉のような汗が吹き出しており、メガネも若干ズリ落ち気味。
社員C で、何からはじめるの？
新人 あ、う、えっとですね、社風をよくするアイデア、何かありますか？
社員A 釣り休暇が欲しいね。うち、水産の会社なんだから、それくらいやってみてもいいんじゃないかな？
社員B そんなん無理に決まってんじゃねーか。それに釣り休暇は福利厚生の話だろ？ 今は、社風向上について話してんだぜ。なあ、新人ちゃん。
新人 あ、う、そ、そうなんです。福利厚生の話じゃないんです。
社員C じゃあさあ、社員食堂に、魚料理の板さん入れようよ。美味しいご飯が食べられるとストレス減るし、魚の知識も増えるからいいじゃない。
新人 あ、う、魚料理の板さんを入れる……ですね。
さて、こうして非常にギコチナイ会議が1時間経ち、詰まりながらもアイデアだけは、充分に出てきました。
社員B 新人ちゃん……。一体いつまでアイデア出すんだよ？
新人 あ、う、そ、そうですね。じゃ、じゃ、どーします？
社員B 知らねーよ、そんなこと！
さてフリーズ気味な会議はとうとう行き詰まってしまい、仕方なく小休憩を取ることになりました。新人は、気疲れと手詰まり感で、溶けてしまったアイスクリームのようにグッタリ。見かねたあなたは、この新人にアドバイスをしてあげようとします。さて、どんなアドバイスを伝えるのが適切でしょうか？ 下記より選択して下さい。
1. 「どうしたらうまく進むか、案があったら教えてください」と、みんなに助けを求めるといいよ
2. 司会ができそうな人に「わたしには無理ですから、代わってください」と素直に言うのがいいよ
3. 自分から、どんどん案を出しまくるといいよとアドバイスする
●「どうしたらうまく進むか、案があったら教えてください」と助けを求める――90点
新人でなくても、初めての司会は、どう進めていいか分からずアタマが真っ白になるもの。今回、司会をすることになった新人クンは、焦るあまりに話し始めはいつも、「あ、う」と言っていましたが、これは過去のわたしのことです。自分では、「あ、う」と言っていることすら気づいておらず、上司から、「お前はオットセイか!?」というツッコミをもらったニガイ思い出があります。
司会の役目は、とにかくみんなが気持ちよく話し合え、みんなが納得する結論が出せるサポートをすること。キレイな司会をする必要はありません。どう進めていいか分からなくなったら、素直に「どう進めればいいのか、分からなくなってしまったので、どなたか進め方で案があれば教えて頂けないでしょうか？」と助けをもとめ、周りの人の知恵を借りましょう。
司会者よりも参加者のほうが、緊張していない分いい案を持っている可能性があります。誰かが案を言えば、他の人が、「いや、それならこういうやり方のほうがいいんじゃない？」とさらに案を出してくれる場合もあります。
この方法は、司会者が進め方をどうしていいか分からなくなったときに有効なだけでなく、参加者が自分の考えを話していくので、出席者の会議に臨む真剣さが変わります。
得てして会議の結論は、「しょせん、あの人が勝手に決めたこと」と、参加者に思われてしまう場合が多いですが、参加者が主体的に話して得た結論は、「自分たちでちゃんと話し合った」という満足感があります。納得できた結論は、きちんと実行されることが多いのです。
●司会ができそうな人に「わたしには無理ですから、代わってください」と素直に言う――20点
任された司会の立場を丸投げしてしまうのは止めましょう。
さすがに周囲から、「アイツ、やる気がまったくないな」と判断され、誰からもきちんと対応してくれなくなる恐れがあります。
●自分から、どんどん案を出しまくる――30点
こうしたテンパった状況で、「どんどん案を出せ」と言っても無駄です。きっと、案など出ないでしょう。たとえ案が出たとしても、進行について気をつけている人がいないと、“舵取りのいない船”になってしまい、本題とはまったく違うことを話してしまうケースも多いです。
●司会の役割とは
回答1の通り、みんなから協力をもらうことで会議がうまくいったら、あとで参加者に対してお礼を伝えましょう。そうすればまた協力をしてくれると思いますし、次もまた、参加者の本気度が高い、いい話し合いができるでしょう。その結果、徐々にあなた自身の評価も上がるはずです。
マグロ船に乗せられていたとき、船長は漁師たちからとても尊敬されていました。船長が指示することに、漁師たちは「えー、それ、俺がやるんか？」と笑いながら言うことはあっても、最終的には指示通りに作業をしていました。
船長に、「どうしてみんなから尊敬されるようになったんですか？」と聞いたら、「1人1人のええところをほめたり、指示通りにやってくれたことはちゃんとお礼を言うちょる」と話してくれました。
わたしたちは自分を良く見せるため、ついつい「どうしたらもっとほめてもらえるか？」「敬ってもらえるか？」を考えてしまいがちです。しかし、船長の話によると、「どうしたら自分がほめられるかを考えるのではなく、相手のいいところを見つけたり、感謝を伝えたりすることが大事」なようです。
自分自身で考えても、確かに「とっても仕事ができる人」より、「自分を認めてくれる人」の近くにいたいと思います。これはきっと、ほとんどの人がそう思うのではないでしょうか？
会議においても、「進め方が分からなくなったので、案があれば教えてください」という言い方で参加者の能力を発揮させる場を作り、いい会議になったら参加者にお礼を伝えるという形が、出席者にとっても「自分が出た意味があった」という満足感を感じさせることができるのです。
ですから次の会議では、「自分の腕を見せよう！」と力むより、出席者の力を借りて、自分の実力以上にいい会議をつくることを目指してみてはどうでしょうか？【齊藤正明，Business Media 誠】
※この連載は、「@nifty ビジネス」で連載中の「今日からなれるファシリテーター ～荒波を乗り越えるマグロ船会議術～」から抜粋、再編集したものです。
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