同じ様に案内しても徹底されない事態。原因はどこにあるのか。
会議案内を会議構成メンバーに同じ条件で出す。忘れる事なく、必ず出席してくるメンバー、
欠席となって後日聞くと「忘れていた」と称して反省感が薄い印象。時々思い出した様に出席するメンバー。
月に何度も開く会合の為、お手紙を出し、案内する訳では無い。会報とメール、会議終了時の確認くらいである。毎月第二第四の木曜日は定例会がある。位は認識できているのではないか。理事会、は第4定例会の前位の認識はあってしかるべき。と事務局長は息巻く。
たしかにそうだ。そのパターンで半年以上続いている。しかし、出てくる頻度が乏しいメンバー、理事、運営委員でない人などは全く頭の中に会議スケジュールなどは記憶に残っておらない。
会議に参画している理由、思い入れ、最近の生活事情、日々変わる諸事情により、変わってくる。
給料をもらっている会合では無い。ボランテイアの会合である。どこまで参加を求めるべきか。主催者側として持つ意識とボランテイアとして参画しようとする人の意識の差は実に大きい。声高に叱責したら以降出てこない人は多いだろう。限界を感じる。
要は「興味を持ってもらい、参加することが楽しみとなる会合」となるよう主催者側が努力することが肝要だろう。その為には準備が必要だ。一つの会合を持つ場合でも事前準備に幹部は事前打ち合わせが必要だ。
最近この打ち合わせがおろそかではなかったのか。
反省を含めてこのブログを書いてしまった。
